TEKNIS PART 1 (MAS AL)

Sebuah perusahaan memiliki banyak dokumen penting yang harus diarsipkan dengan rapi agar mudah di temukan. metode pengarsipan apa yang paling tepat untuk dokumen yang akan diakses secara periodik dan harus disimpan dalam waktu yang lama?

• Pengarsipan Horizontal

• Pengarsipan Vertical

• Pengarsipan Digital

• Pengarsipan Kronologis

• Pengarsipan Abjad

Dalam proses pengelolaan surat masuk di kantor, apa langkah pertama yang harus dilakukan oleh petugas administrasi

• Menyusun surat berdasarkan tanggal penerimaan

• Mencatat surat di buku agenda surat masuk

• Mendistribusikan surat ke bagian terkait

• Memeriksa dan menandatangani surat

• Menyortir surat berdasarkan jenisnya

Seorang staf administrasi perkantoran memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari, termasuk menjawab telepon, membuat laporan, dan menghadiri rapat. apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengelola waktu dengan efektif ?

• Menyelesaikan Tugas yang paling mudah terlebih dahulu

• Membuat daftar prioritas dan mengerjakan tugas yang paling penting

• Menyelesaikan tugas berdasarkan urutan penerimaan

• Menghadiri rapat dan menyelesaikan tugas lainya nanti

• Menyerahkan beberapa tugas kepada rekan kerja

Dalam menyusun agenda rapat, seorang staf administrasi perlu mencantumkan beberapa hal penting. berikut ini adalah unsur yang harus ada dalam agenda rapat, kecuali :

• Waktu dan tempat rapat

• Daftar peserta rapat

• Anggaran belanja perusahaan

• Topik yang akan di bahas

• Tujuan Rapat

Seorang staf administrasi sering menggunakan mesin fotokopi untuk menggandakan dokumen. Namun, mesin fotokopi tersebut sering mengalami gangguan. apa tindakan yang paling tepat dilakukan untuk mengatasi masalah ini?

• Menggandakan dokumen dengan mesin lain

• Mematikan dan menyalakan kembali mesin fotokopi

• Membiarkan mesin sampai ada yang memperbaikinya

• Melaporkan gangguan kepada teknisi atau pihak yang bertanggung jawab

• Mencoba memperbaiki mesin sendiri

Seorang staf administrasi diminta untuk menjadwalkan rapat penting dengan beberapa pemangku kepentingan. Namun, jadwal semua peserta sangat padat dan sulit menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang. apa yang sebaiknya dilakukan staf administrasi ?

• Menentukan jadwal rapat dan memberitahu semua peserta untuk menyesuaikan

• Meminta peserta yang tidak bisa hadir untuk mengirim perwakilan

• Mengirim survei jadwal kepada semua peserta dan menentukan waktu yang paling memungkinkan

• Menjadwalkan rapat di luar jam kerja untuk memastikan semua orang bisa hadir

• Membatalkan rapat dan menyarankan diskusi melalui email

Sebuah perusahaan memiliki banyak dokumen yang perlu diarsipkan. Metode pengarsipan apa yang paling efesien untuk dokumen yang sering diakses?

• Pengarsipan berdasarkan kategori

• Pengarsipan berdasarkan abjad

• Pengarsipan berdasarkan tanggal

• Pengarsipan berdasarkan ukuran dokumen

• Pengarsipan berdasarkan warna kertas

Seorang staf administrasi senior diminta untuk memimpin tim baru dalam menyelesaikan proyek pengarsipan besar. Beberapa anggota tim merasa kesulitan memahami tugas mereka dan menjadi kurang produktif. apa sebaiknya dilakukan oleh staf administrasi senior untuk meningkatkan kinerja Tim?

• Memberikan pengarahan ulang secara individu kepada setiap anggota tim

• Membuat pedoman kerja yang lebih rinci dan mendistribusikanya ke tim

• Meminta anggota tim untuk mencari solusi mereka sendiri

• Mengadakan pertemuan reguler untuk mengevaluasi kemajuan dan memberikan umpan balik

• Membiarkan tim bekerja dengan cara mereka sendiri tanpa terlalu banyak campur tangan

Seorang staf administrasi bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan kantor. Dalam beberapa bulan terakhir, banyak persediaan yang habis lebih cepat dari yang diperkirakan. apa langkah terbaik yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah ini?

• Menambah jumlah persediaan yang dibeli setiap bulan

• Membatasi penggunaan persediaan hanya untuk staf tertentu

• Melakukan audit penggunaan persediaan dan membuat aturan penggunaan yang lebih ketat

• Memesan persediaan hanya ketika hampir habis

• Mengurangi jenis persediaan yang disediakan untuk menghemat biaya

Dalam rangka meningkatkan efesiensi proses kerja, seorang staf administrasi diminta untuk mengidentifikasi bagian dari prosedur yang memakan waktu terlalu lama. Dari hasil analisis, ditemukan bahwa proses distribusi dokumen antar departemen membutuhkan waktu paling banyak karena dilakukan secara manual. Apa yang sebaiknya diusulkan untuk mempercepat proses ini ?

• Menggunakan kurir eksternal untuk mempercepat pengiriman dokumen antar departemen

• Membuat sistem dokumen elektronik dengan akses terbatas antar departemen

• Mengurangi jumlah dokumen yang harus diserahkan antar departemen

• Membuat jadwal pengiriman dokumen manual yang lebih efesien

• Menambah jumlah staf untuk mempercepat distribusi dokumen secara manual