LATIHAN SOAL UJIAN PPPK 2024

Sebagai pengelola layanan operasional di kantor pemerintah, Anda mendapati bahwa proses administrasi untuk pengajuan anggaran sangat lambat dan berbelit-belit. Hal ini menyebabkan penundaan dalam pelaksanaan proyek-proyek penting. Untuk mengatasi masalah ini, langkah pertama yang paling efektif adalah:

• Memperkenalkan sistem pengajuan anggaran yang lebih sederhana dan langsung tanpa prosedur tambahan.

• Mengidentifikasi dan memetakan proses administrasi yang ada, lalu mengusulkan perbaikan dan penyederhanaan prosedur untuk meningkatkan efisiensi.

• Menunggu perubahan kebijakan dari pemerintah pusat untuk memperbaiki proses pengajuan anggaran.

• Mengurangi jumlah proyek yang diajukan untuk menghindari proses administrasi yang rumit.

• Tetap fokus dan melanjutkan dengan prosedur yang ada.

2. Di kantor pemerintah, pengelola layanan operasional dihadapkan pada tingginya jumlah permintaan pelayanan dari masyarakat yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu karena keterbatasan sumber daya. Sebagai pengelola, untuk meningkatkan responsivitas, langkah pertama yang harus dilakukan adalah:

• Membatasi layanan kepada masyarakat untuk mengurangi jumlah permintaan.

• Meningkatkan pengawasan terhadap staf untuk memastikan mereka lebih produktif.

• Mengidentifikasi prioritas layanan yang harus diberikan kepada masyarakat dan mengalokasikan sumber daya sesuai prioritas tersebut.

• Menurunkan standar layanan untuk mempercepat proses.

• Menunggu tambahan anggaran agar lebih banyak sumber daya dapat disalurkan.

3. Di kantor pemerintah, sebuah proyek pembangunan infrastruktur baru dimulai, namun terdapat ketidaksesuaian antara rencana anggaran dan hasil yang diharapkan. Sebagai pengelola layanan operasional, untuk mengatasi masalah ini, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah:

• Menyalahkan pihak kontraktor dan meminta mereka untuk menyesuaikan anggaran dengan rencana.

• Mengevaluasi ulang rencana anggaran dan menyusun ulang anggaran berdasarkan kebutuhan riil di lapangan, serta mencari solusi untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

• Menghentikan proyek dan mencari proyek lain yang lebih sesuai dengan anggaran yang ada.

• Meneruskan proyek dengan anggaran yang ada tanpa melakukan evaluasi lebih lanjut.

• Mengurangi skala proyek agar sesuai dengan anggaran yang sudah disepakati.

4. Seorang pengelola layanan operasional di kantor pemerintah menerima keluhan dari masyarakat mengenai lambatnya pelayanan pengurusan dokumen administrasi. Setelah melakukan penyelidikan, pengelola mengetahui bahwa proses internal di kantor tersebut kurang terorganisir. Langkah pertama yang harus diambil untuk mengatasi masalah ini adalah:

• Memberikan sanksi kepada staf yang dianggap menyebabkan keterlambatan tanpa melakukan analisis lebih lanjut.

• Menyederhanakan prosedur pengurusan dokumen tanpa memperhatikan proses internal yang ada.

• Mengurangi jumlah permintaan pengurusan dokumen untuk mengurangi beban staf.

• Menunda semua proses pengurusan dokumen sampai ada kebijakan baru yang lebih efisien.

• Melakukan audit proses administrasi untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dalam alur pelayanan dan merancang solusi yang lebih efisien.

5. Di kantor pemerintah, terdapat masalah terkait ketidakefektifan komunikasi antar departemen yang menghambat kelancaran proyek bersama. Sebagai pengelola layanan operasional, untuk memperbaiki masalah ini, langkah pertama yang harus dilakukan adalah:

• Mengabaikan masalah komunikasi antar departemen dan fokus pada pekerjaan individu masing-masing.

• Menyusun kebijakan komunikasi yang lebih formal dan kaku untuk memaksa setiap departemen melapor secara rutin.

• Menambahkan staf pada setiap departemen untuk memperbaiki komunikasi.

• Mengadakan pertemuan rutin antar departemen untuk memastikan aliran informasi yang jelas dan mendiskusikan hambatan-hambatan yang ada.

• Mengurangi jumlah proyek yang melibatkan lebih dari satu departemen untuk meminimalkan masalah komunikasi.

6. Pengelola layanan operasional di kantor pemerintah menghadapi situasi di mana beberapa pegawai tidak mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan, yang mengurangi efisiensi operasional. Untuk mengatasi hal ini, pengelola harus:

• Melakukan pendekatan dengan pegawai untuk memahami alasan ketidakhadiran mereka dan mencari solusi yang dapat meningkatkan kedisiplinan tanpa merusak hubungan kerja.

• Mengabaikan masalah tersebut karena pegawai sudah memenuhi kuota tugas mereka.

• Menerapkan sistem absensi yang lebih ketat dan memberikan sanksi kepada pegawai yang terlambat tanpa melakukan dialog lebih lanjut.

• Mengurangi beban kerja untuk pegawai yang sering terlambat agar mereka tidak merasa terbebani.

• Menurunkan jam kerja standar agar pegawai dapat bekerja lebih fleksibel.

7. Seorang pengelola layanan operasional di kantor pemerintah menghadapi masalah rendahnya partisipasi masyarakat dalam program pemerintah yang baru diluncurkan. Untuk meningkatkan partisipasi, pengelola harus:

• Mengabaikan rendahnya partisipasi tersebut dan melanjutkan program tanpa perubahan.

• Menurunkan standar keberhasilan program untuk memudahkan masyarakat ikut serta.

• Melakukan survei atau konsultasi untuk memahami alasan rendahnya partisipasi dan menyusun strategi komunikasi yang lebih efektif untuk melibatkan masyarakat.

• Menghentikan program dan fokus pada program lain yang lebih diterima masyarakat.

• Meningkatkan pengawasan terhadap partisipasi masyarakat agar lebih disiplin mengikuti program.

8. Dalam upaya meningkatkan kinerja layanan operasional, pengelola di kantor pemerintah mendapati bahwa banyak staf yang kesulitan dalam menggunakan sistem informasi baru yang telah diperkenalkan. Untuk mengatasi masalah ini, pengelola harus:

• Mengabaikan masalah ini karena sistem baru sudah diatur oleh kebijakan pusat.

• Memberikan pelatihan tambahan kepada staf tentang cara menggunakan sistem dengan lebih efektif dan menyediakan dukungan teknis yang diperlukan.

• Mengganti sistem informasi dengan sistem yang lebih mudah digunakan meskipun belum sesuai dengan kebijakan.

• Mengurangi penggunaan sistem baru dan kembali ke sistem lama.

• Menambahkan lebih banyak staf IT untuk mengatasi masalah teknis yang muncul.

9. Sebagai pengelola layanan operasional di instansi pemerintah, Anda mendapati bahwa salah satu proyek yang sedang berjalan mengalami keterlambatan karena tidak ada koordinasi yang baik antar unit. Untuk mengatasi masalah ini, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah:

• Mencari alasan keterlambatan dan memberikan sanksi kepada unit yang tidak melaksanakan tugasnya dengan baik.

• Menambahkan staf pada setiap unit untuk mempercepat pekerjaan.

• Menyerahkan sepenuhnya masalah koordinasi kepada kepala setiap unit.

• Menghentikan proyek hingga ada perbaikan dalam koordinasi antar unit.

• Mengadakan rapat koordinasi rutin antar unit terkait untuk mengevaluasi masalah dan mencari solusi bersama.

10. Sebagai pengelola layanan operasional di sebuah instansi pemerintah, Anda dihadapkan dengan masalah banyaknya dokumen yang harus diproses setiap hari. Banyak dokumen yang tertunda karena sistem pengarsipan yang belum terorganisir dengan baik. Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah:

• Mengurangi jumlah dokumen yang diproses setiap hari untuk meringankan beban.

• Menggunakan sistem pengarsipan manual yang lebih mudah dikelola oleh staf.

• Menerapkan sistem pengarsipan digital yang lebih efisien dan melatih staf untuk menggunakannya.

• Membatasi akses ke dokumen tertentu agar dapat diproses lebih cepat.

• Menunda proses pengarsipan sampai ada kebijakan baru terkait pengelolaan dokumen.