Apa tujuan utama dari pengarsipan dokumen yang sistematis?

• Mempercepat proses pengiriman dokumen

• Memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen

• Mengurangi biaya operasional kantor

• Meningkatkan keamanan gedung

Dalam pengelolaan dokumen, apa yang dimaksud dengan "disposisi"?

• Penghancuran dokumen lama

• Pemindahan dokumen ke tempat lain

• Instruksi/arahan pimpinan terkait tindak lanjut dokumen

• Penggandaan dokumen penting

Sistem pengarsipan berdasarkan nomor dikenal juga sebagai:

• Sistem kronologis

• Sistem geografis

• Sistem abjad

• Sistem numerik

Dokumen yang bersifat rahasia harus:

• Disimpan dalam lemari terbuka

• Diberi tanda khusus dan disimpan terpisah

• Digandakan untuk semua karyawan

• Dimusnahkan setelah satu bulan

Proses pencatatan surat masuk pertama kali dilakukan di:

• Buku ekspedisi

• Kartu kendali

• Buku agenda

• Lembar disposisi

Pemeliharaan dokumen yang baik mencakup:

• Penggunaan map plastik untuk semua dokumen

• Penyimpanan di ruang dengan kelembaban tinggi

• Pemeriksaan berkala dan pembersihan

• Penumpukan dokumen secara vertikal

Jangka waktu minimum penyimpanan dokumen keuangan adalah:

• 1 tahun

• 10 tahun

• 5 tahun

• 3 tahun

Dalam proses penomoran dokumen, sistem yang paling umum digunakan adalah:

• Sistem campuran alfanumerik

• Sistem kronologis

• Sistem desimal

• Sistem terminal digit

Pemusnahan dokumen harus mempertimbangkan:

• Usia dokumen saja

• Nilai guna dan dasar hukum

• Ukuran dokumen

• Warna kertas dokumen

Prosedur penanganan surat keluar dimulai dengan:

• Pencatatan di buku ekspedisi

• Pembuatan konsep surat

• Pengiriman surat

• Penandatanganan surat