Materi 5: Menyimpan & Memelihara Dokumen Sesuai dengan Prosedur

Langkah pertama dalam menyimpan dokumen setelah diproses adalah:

• Mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori yang sesuai

• Menyimpan dokumen tanpa klasifikasi

• Membiarkan dokumen dalam kondisi tidak terorganisir

• Langsung memusnahkan dokumen yang telah selesai diproses

• Menggandakan dokumen tanpa alasan jelas

Dokumen yang bersifat sensitif harus disimpan di tempat:

• Aman dengan akses terbatas

• Terbuka dan mudah diakses semua orang

• Tanpa pengawasan khusus

• Rak umum bersama dokumen lain

• Di ruangan tanpa pengamanan

Dokumen yang sering digunakan sebaiknya disimpan:

• Di tempat yang mudah dijangkau oleh pengguna yang berwenang

• Dalam arsip jangka panjang

• Di ruangan yang jarang digunakan

• Di gudang tanpa pengelompokan

• Tanpa perlindungan khusus

Sistem penyimpanan dokumen yang efisien memerlukan:

• Klasifikasi yang jelas dan sesuai kebutuhan organisasi

• Penyimpanan acak berdasarkan waktu penerimaan

• Penempatan dokumen di lokasi yang tidak teridentifikasi

• Penghapusan dokumen yang tidak dibutuhkan tanpa pencatatan

• Sistem yang sulit diakses pengguna

Salah satu cara menjaga dokumen fisik agar tidak rusak adalah:

• Menyimpannya dalam map atau pelindung yang tahan lama

• Membiarkannya terpapar langsung sinar matahari

• Menumpuk dokumen tanpa pengaturan

• Menyimpan di area yang lembap

• Menggabungkan dengan dokumen elektronik

Penyimpanan dokumen elektronik yang aman membutuhkan:

• Pencadangan (backup) secara berkala

• Penyimpanan hanya di satu perangkat

• Sistem tanpa kata sandi atau enkripsi

• File yang tidak diberi nama sesuai isinya

• Akses terbuka untuk semua pengguna

Dokumen yang tidak lagi digunakan untuk aktivitas harian tetapi masih memiliki nilai arsip harus disimpan di:

• Arsip inaktif

• Arsip aktif

• Meja kerja pengguna

• Ruang penyimpanan terbuka

• Lokasi sementara tanpa identifikasi

Apa yang perlu dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen rahasia?

• Memberikan akses hanya kepada pihak yang berwenang

• Membiarkannya terbuka di ruang kerja

• Mencatat lokasi penyimpanan tetapi memberikan akses luas

• Menyimpan tanpa mencatat penggunaannya

• Mendistribusikannya ke pihak yang tidak berkepentingan

Langkah penting dalam pemeliharaan dokumen fisik adalah:

• Melakukan inspeksi berkala untuk memastikan dokumen tetap dalam kondisi baik

• Mengabaikan dokumen yang sudah disimpan

• Menempatkan dokumen tanpa perlindungan tambahan

• Memindahkan dokumen yang rusak ke tempat terbuka

• Tidak mencatat perubahan pada dokumen

Sistem penyimpanan dokumen yang baik bertujuan untuk:

• Mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen

• Menyulitkan akses ke dokumen penting

• Mengurangi jumlah dokumen yang disimpan

• Membuat dokumen sulit ditemukan

• Menghapus dokumen lama tanpa catatan