SOAL BARU REVISI 2024 KISI 1 26-50

Apa yang harus dilakukan jika dokumen memerlukan tanda tangan digital untuk validasi?

• Dicetak dan diberi tanda tangan manual oleh pihak yang berwenang.

• Langsung dikirim tanpa memerlukan validasi tambahan.

• Diberikan tanda tangan digital melalui sistem yang telah disetujui

• Dibiarkan tanpa tanda tangan untuk menghemat waktu

• Diganti dengan dokumen manual yang sudah bertanda tangan.

Manakah di bawah ini yang merupakan ciri dari pengelolaan dokumen yang baik?

• Dokumen disimpan tanpa pengelompokan yang jelas

• Semua dokumen dikumpulkan dalam satu tempat tanpa pencatatan.

• Dokumen mudah ditemukan, terlacak, dan aman.

• Hanya dokumen yang penting disimpan dalam arsip.

• Semua dokumen yang diterima langsung diproses tanpa pemeriksaan.

Salah satu langkah penting dalam proses pemeliharaan dokumen adalah:

• Membiarkan dokumen terbuka untuk akses semua pihak

• Menghapus dokumen lama tanpa evaluasi.

• Melakukan pemeriksaan rutin untuk menjaga kondisi dokumen.

• Menyimpan dokumen hanya dalam bentuk fisik.

• Mengabaikan dokumen yang sudah tidak relevan

Apa fungsi utama dari daftar distribusi dokumen?

• Untuk memastikan bahwa dokumen sampai ke pihak yang memerlukan.

• Untuk mengarsipkan dokumen secara permanen

• Untuk mengurangi jumlah dokumenyang perlu diproses.

• Untuk mencatat dokumen yang sudah selesai digunakan.

• Untuk menentukan dokumen yang akan dihancurkan.

Apa saja elemen yang harus dicantumkan dalam pencatatan dokumen masuk?

• Tanggal diterima, nomor dokumen, pengirim, dan isi dokumen.

• Nomor dokumen dan nama penerima saja.

• Hanya nama pengirim dan isi dokumen.

• Tanggal diterima dan nomor dokumen saja.

• Pengirim dan penerima dokumen tanpa mencantumkan isinya

Apa langkah terbaik dalam menangani dokumen yang sudah habis masa berlakunya?

• Langsung dihancurkan tanpa pencatatan

• Dipisahkan dari dokumen lain dan diarsipkan kembali.

• Disimpan di tempat khusus hingga ada instruksi lebih lanjut.

• Dicatat, dihancurkan sesuai prosedur, dan dibuatkan laporan.

• Dibiarkan tetap tersimpan dalam arsip biasa.

Sistem penomoran dokumen yang efektif harus:

• Sederhana, konsisten, dan mempermudah pelacakan dokumen.

• Kompleks agar lebih sulit untuk dimanipulasi.

• Diubah setiap bulan untuk menjaga fleksibilitas.

• Hanya digunakan untuk dokumen digital.

• Tidak memerlukan standar yang baku

Apa yang dimaksud dengan penghapusan dokumen secara aman?

• Membakar semua dokumen tanpa panduan khusus.

• Menyimpan dokumen di tempat yang tidak dapat diakses.

• Menghancurkan dokumen sesuai prosedur untuk mencegah kebocoran informasi.

• Memindahkan dokumen ke arsip digital tanpa mencatatnya.

• Menghilangkan dokumen tanpa melalui proses verifikasi.

Apa yang harus dilakukan terhadap dokumen yang tidak lengkap saat diterima?

• Tetap diproses agar tidak menghambat pekerjaan.

• Dikembalikan ke pengirim tanpa verifikasi.

• Dicatat sebagai dokumen tidak lengkap dan dilaporkan.

• Langsung dimusnahkan untuk menghindari kebingungan

• Disimpan sementara hingga semua dokumen terkumpul.

Manakah langkah yang paling penting dalam proses validasi dokumen?

• Memastikan dokumen tersimpan dalam format digital.

• Memeriksa kesesuaian isi dokumen dengan standar prosedur.

• Menandai dokumen dengan stempel resmi tanpa pemeriksaan.

• Mengarsipkan dokumen tanpa melalui proses pengecekan.

• Menyerahkan dokumen langsung kepada pihak yang memerlukan