Uso de IA en Microsoft 365 y Gestión de Proyectos

¿Qué puedes hacer con Copilot en Word 365?

• Editar documentos automáticamente.

• Crear un documento borrador basado en indicaciones proporcionadas por el usuario.

• Generar gráficos avanzados sin un contexto

• Crear tablas dinámicas

¿Cuál es una función clave de Copilot en Excel 365?

• Crear presentaciones sobre datos de hojas

• Analizar datos y generar resúmenes automáticamente en base a las indicaciones del usuario

• Envíar la información generada por correo a los clientes

• Trabajar la información solo con un contexto y no con algunos datos base

¿Qué permite Copilot en PowerPoint 365?

• Crear una presentación desde un documento o resumen de texto

• Diseñar plantillas personalizadas

• Generar una presentación a partir de una imagen

• Generar un video dentro de una presentación

¿Qué instrucción (prompt) usarías para redactar un correo con Copilot?

• Envía este correo automáticamente

• Usa la información proporcionada para responder

• Responde por mi

• Redacta un correo respondiendo a este mensaje + "Forma" + "Contexto"

¿Qué función tiene Copilot en Teams?

• Automatizar la toma de notas durante reuniones y generar un resumen de actividades

• Crear documentos a partir de una conversación

• Generar un videos apartir de una conversación

• Llamar a un compañero de trabajo por mi

¿Qué debe proporcionarse a ChatGPT para que asista en el cálculo del Valor Actual Neto (VAN)?

• Un resumen del equipo asignado al proyecto

• Una lista de posibles riesgos del proyecto

• La descripción general del proyecto y su objetivo

• Una tabla de Excel con ingresos y egresos proyectados y la tasa de descuento.

Answer explanation

El VAN es igual al desembolso de la inversión inicial del proyecto más el valor actual de los flujos futuros de dicho proyecto. Esto le permite proporcionar fórmulas, explicaciones o incluso cálculos detallados para valorar la rentabilidad del proyecto.

¿Qué apartado crítico puede incluir ChatGPT al redactar un Acta de Constitución del Proyecto?

• Los cálculos financieros del proyecto

• La estructura organizativa del equipo

• Los objetivos estratégicos alineados con la visión organizacional

• El cronograma detallado de las tareas

Answer explanation

Un Acta de Constitución formaliza un proyecto y debe estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización. ChatGPT puede redactar un documento que integre estos objetivos, asegurando coherencia con la misión y visión de la empresa para justificar el inicio del proyecto.

¿Cómo puede ChatGPT estructurar los objetivos del proyecto de manera efectiva?

• Sugiriendo herramientas de software para la gestión del alcance

• reando un análisis financiero detallado del proyecto

• eestructurando el cronograma del proyecto

• Utilizando la técnica SMART para objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo

Answer explanation

ChatGPT puede estructurar objetivos usando el marco SMART, asegurando claridad y factibilidad. Esto es clave en la gestión de proyectos, ya que los objetivos bien definidos facilitan la planificación y evaluación del éxito.

¿Qué salida puede generar ChatGPT al crear un cronograma de proyecto?

• El reporte de avance del proyecto en tiempo real

• Un desglose de costos financieros

• Una lista estructurada de actividades con su duración, dependencias y hitos clave

• El plan de comunicación con los stakeholders

Answer explanation

Una lista estructurada de actividades con su duración, dependencias y hitos clave.
Explicación: ChatGPT puede organizar actividades en una lista lógica, considerando dependencias entre tareas y destacando los hitos importantes. Esto proporciona una base para exportar a herramientas como Microsoft Project o Gantt Charts.

¿Qué puede proporcionar ChatGPT al calcular el presupuesto de un proyecto?

• Una simulación financiera con cálculos automáticos en tiempo real

• Una lista detallada de costos directos, indirectos y contingencias basados en insumos específicos.

• La aprobación automática del presupuesto ante la junta directiva

• Un análisis de la capacidad técnica del equipo

Answer explanation

ChatGPT puede generar un desglose estructurado de costos incluyendo costos directos (materiales, mano de obra), indirectos (infraestructura) y contingencias (para riesgos potenciales). Esto permite una estimación integral del presupuesto.