Gestión Documental

La gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• VERDADERO

• FALSO

¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS?

• Eliminar documentos inservibles

• Garantizar la disminución del consumo de papel

• Disponer de estantes y cajas para almacenar documentos

• Disponer de la documentación organizada para su uso de manera rapida

Un archivo es...

• Conjunto de hojas dispuestos para su uso y ubicación

• Conjunto de documentos, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada

• Conjunto de estantes debidamente organizados para la disposición de documentos

• Conjunto de cajas organizadas dispuestas para el manejo de la información consolidada

El archivo de gestión es...

• La documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere.

• Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos y reúne los documentos transferidos.

• Ninguna de las anteriores

Es el instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

• Subseries Documentales

• Series Documentales

• Tablas de Retención Documental

• Transferencia documental

Procesos de la Gestión Documental que comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro

• Organización Documental

• Planeación

• Producción

• Gestión y Tramite

Es un sistema de ordenación documental

• Numérico

• Alfanumérico

• Mixto

• Todas las anteriores

La serie documental está integrada por documentos resultado de la ___________de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas

• Repetitividad

• Conservación

• Evidencia

• Ubicación

Un instrumento archivístico es una ___________que ayuda a gestionar los archivos.

• Concertación

• Planificación

• Instrumentación

• Herramienta

La ubicación de las carpetas al interior de la caja debe ser de derecha a izquierda

• Verdadero

• Falso