PENGELOLAAN KEARSIPAN

Apa tujuan utama dari penyimpanan arsip?

• Memudahkan proses pemusnahan arsip

• Menyimpan informasi agar mudah ditemukan dan digunakan kembali

• Mengurangi jumlah arsip yang ada

• Menyembunyikan informasi penting

Apa yang dimaksud dengan masa retensi arsip?

• Waktu yang diperlukan untuk menyusun arsip

• Jangka waktu arsip disimpan sebelum dipindahkan atau dimusnahkan

• Proses pengumpulan arsip

• Penyusutan jumlah arsip dalam satu periode

Langkah pertama dalam prosedur penyimpanan arsip adalah:

• Menyusun arsip berdasarkan tanggal

• Menyortir arsip yang sudah tidak diperlukan

• Menyusun arsip berdasarkan kategori atau jenisnya

• Menentukan masa retensi arsip

Pemeliharaan arsip yang baik bertujuan untuk

• Menjaga agar arsip tetap terorganisir dan mudah diakses

• Menyimpan arsip dengan cara yang lebih murah

• Menghancurkan arsip yang tidak diperlukan

• Mengurangi jumlah arsip

Apa yang dimaksud dengan penyusutan arsip?

• Penyimpanan arsip dalam waktu yang lebih lama

• Menyusun arsip menjadi lebih sedikit

• Proses perawatan arsip agar tetap awet

• Penghilangan arsip yang sudah tidak diperlukan

Arsip yang sudah tidak diperlukan lagi tetapi masih memiliki nilai hukum harus

• Dihancurkan segera

• Dibiarkan tetap disimpan dalam jangka waktu lama

• Diperiksa dan diputuskan apakah perlu dipindahkan atau dimusnahkan

• Disimpan di tempat yang tidak teratur

Mengelola arsip secara manual melibatkan

• Memindahkan arsip ke server cloud

• Menggunakan aplikasi untuk pencatatan arsip

• Menggunakan komputer untuk menyimpan data

• Menyimpan arsip dalam lemari atau rak fisik

Proses pengelolaan arsip manual yang salah adalah

• Menggunakan folder yang jelas untuk setiap jenis arsip

• Menyusun arsip berdasarkan urutan abjad atau tanggal

• Menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak teratur

• Melakukan pemeriksaan berkala terhadap kondisi arsip

Arsip yang sudah melewati masa retensi dan masih diperlukan untuk referensi dapat

• Disimpan dalam bentuk digital

• Dimusnahkan tanpa pengecekan

• Dibuang langsung

• Diletakkan di tempat yang tidak terlihat

Salah satu cara untuk memelihara arsip adalah dengan

• Menyusunnya secara acak agar mudah ditemukan

• Menyimpannya di tempat yang lembab

• Menjaga kondisi fisik arsip agar tetap baik dan tidak rusak

• Menyimpan arsip dalam keadaan berantakan