LATIHAN TEORI 8/1/2025

Antara berikut, penyataan manakah berkenaan fungsi dokumentasi?

• Elakkan kerosakkan dokumen

• Menyediakan maklumat mengenai kandungan dokumen untuk pengguna

• Memberi jaminan integriti dan ketulenan maklumat dan data yang terkandung dalam dokumen

• Melindungi dan menyimpan kandungan fizikal dan dokumen

Antara berikut adalah komponen-komponen yang ada di dalam format penulisan kepala surat, KECUALI

• Logo rasmi Pejabat Awam

• Nama Pejabat Awam

• Alamat

• Nama dan alamat penerima

Salah satu jenis dokumen pejabat untuk didokumentasikan ialah Surat Lantikan yang kegunaannya adalah untuk?

• Disediakan untuk diserahkan kepada mana-mana individu yang dilantik untuk sesuatu jawatan

• Dikeluarkan untuk memaklumkan sesuatu program atau perkara

• Merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi

• Merupakan surat yang dikepiklan bersama semasa menghantar borang, resume atau kertas kerja permohonan kepada pihak atasan

Apakah definisi Memo?

• Aktiviti atau proses yang sistematik dalam mengumpul, mencari, menyiasat, menggunakan dan menyediakan dokumen untuk mendapatkan maklumat.

• Dokumen yang merekodkan setiap transaksi dan aktiviti pejabat yang menjadi bukit kepada keberkesanan tadbir urus sesebuah syarikat

• Komunikasi bertulis yang digunakan dalam organisasi sendiri untuk berhubung secara rasmi.

• Satu bentuk penyajian fakta tentang sesuatu keadaan atau suatu kegiatan organisasi

Berikut adalah jenis-jenis memo.

• Memo bentuk borang

• Memo bentuk terbuka

• Memo mesyuarat

• Memo lantikan

Setiap dokumentasi yang diwujudkan mesti mengandungi elemen dokumentasi. Elemen ini boleh dilihat pada penyediaan surat, memo, emel, laporan, kertas cadangan dan sebagainya oleh sesebuah organisasi terutama pada strukturnya. Berikut adalah elemen dokumentasi:

• Format

• Kandungan

• Konteks

• Struktur

Surat adalah sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu pesanan dari satu pihak kepada pihak yang lain. Berikut adalah komponen dalam format penulisan surat:

• Kepala surat

• Pengenalan surat

• Isi surat

• Pengakhiran surat

Apakah ciri-ciri rekod yang betul?

• Kesahihan

• Keandalan

• Kebolehgunaan

• Ketepatan, Kecukupan dan Kesempurnaan

Proses pengurusan rekod adalah suatu proses yang melibatkan kaedah kawalan rekod mengikut peringkat. Berikut adalah peringkat pengurusan rekod KECUALI

• Pewujudan rekod

• Pemulihan rekod

• Penggunaan dan penyelenggaraan rekod

• Pelupusan rekod

Apakah peranan dan tanggungjawab Ketua Jabatan atau Ketua Agensi?

• Menyelaras dan melaksanakan program pengurusan rekod

• Memberi komitmen dalan pengurusan rekod

• Menyelaras konsultansi dan latihan berkaitan pengurusan rekod

• Memantau pemeliharaan dan penyimpanan rekod