CYA - U4.1 - GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL ( 15 ? )

¿Cuál es la finalidad principal del archivo en una empresa?

• Facilitar la actividad empresarial

• Eliminar documentos innecesarios

• Aumentar la cantidad de documentos

• Almacenar documentos sin orden

Answer explanation

La finalidad principal del archivo en una empresa es facilitar la actividad empresarial, ya que permite organizar y acceder a la información de manera eficiente, lo que mejora la productividad y la toma de decisiones.

¿Qué tipo de archivo se basa en la localización física de los documentos?

• Archivo cronológico

• Archivo geográfico

• Archivo temático

• Archivo alfabético

Answer explanation

El archivo geográfico se organiza según la ubicación física de los documentos, facilitando su acceso basado en la geografía. A diferencia de otros tipos de archivo, como el cronológico o temático, este se centra en la localización.

¿Cuál de los siguientes sistemas de clasificación utiliza números para ordenar documentos?

• Sistema temático

• Sistema numérico

• Sistema alfabético

• Sistema geográfico

Answer explanation

El sistema numérico utiliza números para clasificar y ordenar documentos, facilitando su localización. A diferencia de los otros sistemas, que se basan en temas, letras o ubicaciones, el sistema numérico es el único que emplea números.

¿Qué se entiende por archivo informático?

• Documentos en papel

• Conjunto de datos almacenados en soporte informático

• Un sistema de clasificación de documentos

• Un lugar físico para guardar documentos

Answer explanation

Un archivo informático se refiere a un conjunto de datos almacenados en soporte informático, lo que lo distingue de documentos en papel o sistemas de clasificación físicos.

¿Cuál es una de las funciones del archivo empresarial?

• Conservar documentos de forma indefinida

• Eliminar documentos obsoletos

• Aumentar el volumen de documentos

• Servir como elemento probatorio

Answer explanation

Una de las funciones del archivo empresarial es servir como elemento probatorio, ya que los documentos almacenados pueden ser utilizados como evidencia en procesos legales o administrativos.

¿Qué criterio se utiliza en el sistema cronológico para clasificar documentos?

• Por ubicación

• Por temas

• Por orden alfabético

• Por fechas

Answer explanation

El sistema cronológico clasifica documentos 'por fechas', ya que organiza la información según el tiempo en que ocurrieron los eventos, facilitando así su consulta y análisis histórico.

¿Qué tipo de archivo permite intercalar subdivisiones?

• Archivo alfabético

• Archivo geográfico

• Archivo numérico

• Archivo temático

Answer explanation

El archivo geográfico permite intercalar subdivisiones, ya que organiza la información según ubicaciones geográficas, facilitando la clasificación y el acceso a datos relacionados con áreas específicas.

¿Cuál es un requisito de un buen sistema de clasificación?

• Ser exclusivo para documentos digitales

• Ser complicado de usar

• Lograr una buena operatividad

• No permitir cambios

Answer explanation

Un buen sistema de clasificación debe lograr una buena operatividad, lo que significa que debe ser eficiente y fácil de usar. Las otras opciones, como ser exclusivo para documentos digitales o no permitir cambios, no son requisitos adecuados.

¿Qué materiales son comúnmente utilizados para el archivo en soporte papel?

• Computadoras y software

• Carpetas, cajas y estanterías

• Documentos digitales

• Ninguna de las anteriores

Answer explanation

Los materiales comúnmente utilizados para el archivo en soporte papel incluyen carpetas, cajas y estanterías, que son esenciales para organizar y almacenar documentos físicos de manera eficiente.

¿Qué se debe hacer antes de archivar un documento escrito?

• Clasificarlo y ordenarlo

• Enviar una copia a todos los empleados

• Ignorarlo

• Destruirlo

Answer explanation

Antes de archivar un documento, es esencial clasificarlo y ordenarlo para facilitar su localización y uso futuro. Ignorarlo o destruirlo no son opciones adecuadas, y enviar copias a todos los empleados no es necesario.