สอบกลางภาค กจ.1-2 การจัดเก็บเอกสาร

งานขั้นที่ง่ายที่สุดในการจัดเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร  ได้แก่

• การจัดระบบ

• การแยกหน่วยดัชนี

• การเลือกหน่วยดัชนี

• การจัดเรียง

งานขั้นที่ยากในการจัดเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร ได้แก่

• การจัดระบบการจัดเรียง

• การแยกหน่วยและการเลือกหน่วยดัชนี

• การจำแนกและการจัดเก็บ

• การจัดเก็บและการจัดเรียง

ชื่อที่พิมพ์หรือเขียนบนส่วนยื่นของแฟ้ม หรือบัตรดัชนี  จะต้องใช้ชื่ออย่างไร

• ชื่อที่จำแนกประเภทแล้ว

• ชื่อที่แยกหน่วยดัชนีแล้ว

• ชื่อที่จัดเรียงแล้ว

• ชื่อที่ทำดัชนีแล้ว

ถ้าแยกหน่วยดัชนีไม่ถูกต้อง จะมีผลกระทบต่อการจัดเก็บเอกสารในเรื่องใด

• การจัดเรียงลำดับชื่อเอกสาร

• การวางระบบการจัดเก็บเอกสาร

• การเลือกหน่วยเก็บเอกสาร

• การจำแนกประเภทเอกสาร

การจัดลำดับชื่อหน่วยบุคคล มีหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บตัวอักษรภาษาอังกฤษในหน่วยเก็บที่ 1  

• ใช้ชื่อตัวเป็นดัชนีหน่วยที่ 1

• ใช้ชื่อรองเป็นดัชนีหน่วยที่ 1

• ใช้ชื่อเป็นดัชนีหน่วยที่ 1

• ใช้ชื่อกลางเป็นดัชนีหน่วยที่ 1

การจัดลำดับชื่อหน่วยบุคคล มีหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บตัวอักษรภาษาอังกฤษในหน่วยเก็บที่ 2  

• ใช้ชื่อตัวเป็นดัชนีหน่วยที่ 2

• ใช้ชื่อรองเป็นดัชนีหน่วยที่ 2

• ใช้สกุลเป็นดัชนีหน่วยที่ 2

• ใช้ชื่อกลางเป็นดัชนีหน่วยที่ 2

ชื่อ Ever-Sharp Products Corp. แยกหน่วยดัชนีได้กี่หน่วย                     

• 1 หน่วย

• 2 หน่วย

• 3 หน่วย

• 4 หน่วย

Captain Martin Mac Donald ชื่อใดเป็นหน่วยเก็บที่ 1                

• Martin

• Donald

• Mac Donald

• Mac

คำว่า and เป็นหน่วยดัชนีหรือไม่            

• เป็นหน่วยดัชนีที่ 2

• เป็นหน่วยดัชนีที่ 3

• เป็นหน่วยดัชนีที่ 4

• ไม่เป็นหน่วยดัชนี

การจัดดัชนีชื่อห้างร้านที่ใช้ตัวเลข 4  หลัก มีหลักในการจัดดัชนีภาษาอังกฤษอย่างไร

             

• ให้อ่านตัวเลขเป็นตัวๆ

• ให้อ่านตัวเลขเป็นหลักสิบ

• ให้อ่านตัวเลขเป็นหลักร้อย

• ให้อ่านตัวเลขเป็นหลักพัน