Quản Lý Các Bên Liên Quan

Bạn là Quản lý Dự án cho một sự kiện khởi nghiệp sinh viên. Một nhà tài trợ quan trọng yêu cầu thay đổi nội dung chương trình chỉ 3 ngày trước sự kiện, trong khi lịch trình đã được công bố rộng rãi. Bạn sẽ làm gì?

• Chấp nhận thay đổi ngay lập tức để làm hài lòng nhà tài trợ, bất chấp ảnh hưởng đến kế hoạch hiện tại.

• Từ chối thay đổi và giải thích rằng lịch trình không thể điều chỉnh sát ngày sự kiện.

• Tổ chức một cuộc họp khẩn với nhà tài trợ và các bên liên quan khác để đánh giá tác động và đưa ra phương án khả thi nhất.

• Báo cáo lên cấp trên và yêu cầu họ quyết định thay bạn.

Trong dự án triển khai hệ thống quản lý khách hàng mới cho công ty, bạn xác định có 4 nhóm chính liên quan: Ban Giám Đốc (Quyết định ngân sách và định hướng chiến lược). Nhóm Nhân Viên Kinh Doanh (Sử dụng hệ thống hàng ngày). Nhóm IT (Phát triển và triển khai hệ thống). Khách Hàng (Nhận lợi ích gián tiếp từ hệ thống mới). Nhóm nào nên được ưu tiên cao nhất trong việc thu thập yêu cầu và quản lý sự hài lòng?

• Ban Giám Đốc, vì họ quyết định ngân sách dự án.

• Nhóm Nhân Viên Kinh Doanh, vì họ là người sử dụng trực tiếp hệ thống.

• Nhóm IT, vì họ là người triển khai công nghệ.

• Khách Hàng, vì họ là trung tâm của doanh nghiệp.

Bạn là Quản lý Dự án trong một dự án phát triển sản phẩm mới. Một giám đốc bộ phận quan trọng liên tục phản đối cách tiếp cận của nhóm bạn và đe dọa rút nhân sự nếu không thay đổi quy trình. Tuy nhiên, nhóm của bạn đã phân tích và thấy rằng yêu cầu thay đổi của giám đốc có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ chung của dự án. Bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?

• Phớt lờ phản đối của giám đốc và tiếp tục theo kế hoạch ban đầu.

• Cố gắng thỏa hiệp bằng cách điều chỉnh một số yêu cầu để đáp ứng một phần mong muốn của giám đốc.

• Mời giám đốc tham gia họp nhóm thường xuyên hơn để họ cảm thấy có tiếng nói trong dự án.

• Đối đầu trực tiếp với giám đốc, giải thích rằng nhóm dự án mới là người quyết định chính.

Trong dự án nâng cấp hệ thống tài chính của công ty, bạn nhận thấy một số nhân viên kế toán bất mãn với thay đổi, mặc dù họ không nằm trong danh sách các bên liên quan chính thức. Điều gì có thể đã xảy ra?

• Nhóm dự án đã không xác định đầy đủ tất cả các bên liên quan quan trọng.

• Nhóm kế toán chỉ đang phản ứng theo bản năng với sự thay đổi.

• Nhóm kế toán không có quyền phản đối, nên không cần quan tâm đến phản ứng của họ.

• Nhóm dự án nên yêu cầu cấp trên ra quyết định thay vì giải quyết mâu thuẫn này

Trong một dự án xây dựng khu ký túc xá mới cho sinh viên, bạn cần xác định bên liên quan nào quan trọng nhất bằng cách sử dụng Ma trận Quyền lực - Ảnh hưởng (Power-Influence Matrix). Nhóm nào sau đây có quyền lực cao và ảnh hưởng cao đến dự án?

• Sinh viên - những người sẽ sử dụng ký túc xá.

• Chính quyền địa phương - những người cấp phép xây dựng.

• Nhân viên bảo trì - những người vận hành cơ sở vật chất.

• Nhà cung cấp nội thất - những người cung cấp vật tư.

Bạn là Quản lý Dự án cho một dự án xây dựng hệ thống quản lý khách hàng mới trong công ty. Sau nhiều tuần làm việc với nhóm dự án, bạn đã soạn thảo Hiến chương Dự án. Tuy nhiên, nhóm IT lại muốn thay đổi phạm vi công việc vì họ cho rằng hệ thống hiện tại vẫn có thể nâng cấp mà không cần thay thế hoàn toàn. Ai có quyền quyết định cuối cùng về việc phê duyệt Hiến chương Dự án?

• Quản lý Dự án (Project Manager).

• Nhóm IT, vì họ chịu trách nhiệm triển khai công nghệ.

• Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor) hoặc Ban Quản lý cấp cao.

• Nhóm dự án, theo nguyên tắc đồng thuận.

Một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực công nghệ đã phê duyệt Hiến chương Dự án cho một ứng dụng thương mại điện tử. Tuy nhiên, sau 3 tháng phát triển, đối thủ cạnh tranh ra mắt một tính năng hoàn toàn mới, khiến CEO yêu cầu nhóm dự án bổ sung thêm chức năng chatbot AI để theo kịp thị trường. Là Quản lý Dự án, bạn sẽ xử lý thế nào?

• Từ chối thay đổi vì Hiến chương Dự án đã được phê duyệt, không thể thay đổi.

• Chấp nhận thay đổi ngay lập tức để đáp ứng yêu cầu của CEO.

• Đánh giá tác động của yêu cầu thay đổi lên tiến độ, chi phí, phạm vi và đưa ra đề xuất điều chỉnh chính thức.

• Tổ chức một cuộc họp với nhóm phát triển để thảo luận về cách tích hợp tính năng mới mà không thông báo cho Nhà tài trợ dự án.

Một công ty du lịch muốn tổ chức một sự kiện "Festival Văn hóa Quốc tế" tại Hà Nội. Bạn được giao làm Quản lý Dự án và nhận thấy rằng nhóm tổ chức đã bắt đầu làm việc với nhà tài trợ, liên hệ với địa điểm, thiết kế tài liệu quảng cáo mà chưa có Hiến chương Dự án chính thức. Làm thế nào để xử lý tình huống này?

• Tiếp tục công việc như bình thường, vì dự án đã bắt đầu triển khai.

• Lập tức yêu cầu nhóm dừng lại và bắt đầu viết Hiến chương Dự án.

• Nhanh chóng soạn thảo Hiến chương Dự án để chính thức hóa dự án và đảm bảo có sự phê duyệt từ lãnh đạo.

• Đợi đến khi sự kiện kết thúc rồi mới viết Hiến chương Dự án để làm báo cáo.

Một công ty phần mềm triển khai một dự án phát triển ứng dụng đặt xe công nghệ nhưng không có Hiến chương Dự án. Sau 6 tháng, dự án gặp phải những vấn đề nghiêm trọng: không rõ ai có quyền quyết định, nhóm phát triển không đồng ý về tính năng cần xây dựng, ngân sách bị cắt giảm mà không có giải thích rõ ràng. Điều này xảy ra do thiếu điều gì trong Hiến chương Dự án?

• Thiếu định nghĩa rõ ràng về mục tiêu và phạm vi dự án.

• Thiếu kế hoạch quản lý rủi ro và tiến độ chi tiết.

• Thiếu tài liệu thiết kế phần mềm.

• Thiếu quy trình kiểm thử sản phẩm.

Bạn là Quản lý Dự án trong một dự án phát triển trung tâm thể thao mới tại trường đại học. Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor) đã ký phê duyệt Hiến chương, nhưng sau đó lại ít tham gia, không hỗ trợ giải quyết vấn đề ngân sách hoặc mâu thuẫn với các bên liên quan khác. Làm thế nào để giải quyết tình huống này?

• Gửi báo cáo cập nhật tiến độ thường xuyên hơn để tạo sự chú ý từ Nhà tài trợ.

• Tiếp tục làm việc mà không cần sự hỗ trợ từ Nhà tài trợ, vì nhóm dự án có thể tự giải quyết.

• Yêu cầu thay đổi Nhà tài trợ dự án ngay lập tức.

• Tổ chức một cuộc họp trực tiếp với Nhà tài trợ để làm rõ vai trò, trách nhiệm và cam kết của họ.