Pre Test Invoicing & Manual Payment

Berikut jenis pembayaran pihak ketiga yang dilakukan di sistem:

a.       Pembayaran pihak ketiga yang menggunakan PO

b.       Pembayaran pihak ketiga yang menggunakan SPK

c.       Pembayaran pihak ketiga yang tidak menggunakan PO seperti BPJS, asuransi, dan pajak

d.       Pembayaran pihak ketiga yang tidak menggunakan PO namun terdapat PPN/PPh

Manakah pembayaran yang dapat dilakukan melalui modul Purchasing- Invoicing?

• A dan B

• A dan C

• A dan D

• B dan D

Bagaimana jurnal yang muncul ketika melakukan enter/match invoice?

• Dr Goods Received Not Invoiced, Cr Trade Liability

• Dr Fixed Asset Clearing Account, Cr Trade Liability

• Dr Trade Liability, Cr Goods Received Not invoiced

• Dr Fixed Asset Clearing Account, Cr Goods Received Not Invoiced

Sebelum melakukan enter/match invoice dilakukan pengecekan nomor PO dan status GRN. Di window manakah hal ini dapat dilakukan?

• Purchase Order Items

• Purchase Order Movement

• Purchase Order Documents

• Purchase Order Enhancements

Dilakukan invoicing pembayaran solar yang memiliki landed cost atas ongkos angkut dan keduanya dikenakan PPN. Yang harus dilakukan adalah:

• Input enter/match invoices > Pilih Operating Unit ID > Address ID Tax (tidak perlu diubah) > Receipt number (tab kolom dan otomatis) > Vendor Doc Number (Sesuai nomor invoice) > Invoice Date (tidak perlu diganti) > Batch ID (sesuai nama user) > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Currency ID (Pilih sesuai tagihan IDR/USD) > Klik auto invoice > Pilih item PO yang akan dilakukan pembayaran > Klik Invoice > Klik/centang LC > Look up vendor item > Pilih sesuai landed cost ID yang ada di GRN > Isi quantity invoice > Klik panah biru matched to shipment > Sesuaikan dengan nomor PO dan GRN > Klik tax > Pilih Wh23 sesuai OU > Masukkan nominal ongkos angkut > Klik submenu distributions > Pastikan jurnal dan OU sudah sesuai (jika tidak sesuai) > Klik OK > Klik Save > Klik enter/match invoices > Input ulang Operating Unit ID > Masukkan nomor receipt number yang telah disave > Klik submenu distributions > Klik OK jika OU sudah sesuai > Hapus Batch ID > Klik Post

• Input enter/match invoices > Pilih Operating Unit ID > Address ID Tax (tidak perlu diubah) > Receipt number (tab kolom dan otomatis) > Vendor Doc Number (Sesuai nomor invoice) > Invoice Date (tidak perlu diganti) > Batch ID (sesuai nama user) > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Currency ID (Pilih sesuai tagihan IDR/USD) > Klik auto invoice > Pilih item PO yang akan dilakukan pembayaran > Klik Invoice > Klik/centang LC > Look up vendor item > Pilih sesuai landed cost ID yang ada di GRN > Isi quantity invoice > Klik panah biru matched to shipment > Sesuaikan dengan nomor PO dan GRN > Klik tax > Pilih Wh23 sesuai OU > Masukkan nominal invoice > Klik submenu distributions > Pastikan jurnal dan OU sudah sesuai (jika tidak sesuai) > Klik OK > Klik Save > Klik enter/match invoices > Input ulang Operating Unit ID > Masukkan nomor receipt number yang telah disave > Klik submenu distributions > Klik OK jika OU sudah sesuai > Hapus Batch ID > Klik Post

• Input enter/match invoices > Pilih Operating Unit ID > Address ID Tax (tidak perlu diubah) > Receipt number (tab kolom dan otomatis) > Vendor Doc Number (Sesuai nomor invoice) > Invoice Date (tidak perlu diganti) > Batch ID (sesuai nama user) > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Currency ID (Pilih sesuai tagihan IDR/USD) > Klik auto invoice > Pilih item PO yang akan dilakukan pembayaran > Klik Invoice > Klik/centang LC > Look up vendor item > Pilih sesuai landed cost ID yang ada di GRN > Klik panah biru matched to shipment > Sesuaikan dengan nomor PO dan GRN > Klik tax > Pilih Wh23 sesuai OU > Masukkan nominal ongkos angkut > Klik submenu distributions > Pastikan jurnal dan OU sudah sesuai (jika tidak sesuai) > Klik OK > Klik Save > Klik enter/match invoices > Input ulang Operating Unit ID > Masukkan nomor receipt number yang telah disave > Klik submenu distributions > Klik OK jika OU sudah sesuai > Hapus Batch ID > Klik Post

Pada tagihan dikenakan PPh 23 namun kasie/krani tidak melakukan penginputan tax payable ketika melakukan invoicing. Hal ini dapat dilakukan melalui window?

• Transaction Entry Purchasing > Document Type Finance Charge

• Transaction Entry Purchasing > Document Type Misc Charge

• Transaction Entry Purchasing > Document Type Return

• Transaction Entry Purchasing > Document Type Credit Memo

Jika ketika melalukan enter/match invoices item PO tidak muncul hal ini dikarenakan:

• Belum dilakukan GRN atau status GRN masih work

• Invoicing sudah pernah dilakukan sesuai quantity PO (PO sudah close)

• Payment of terms PO adalah Cash Before Delivery/Down Payment

• Semua benar

Dilakukan invoicing atas PO Cash Before Delivery atas barang. Yang harus dilakukan adalah:

• Klik window transaction entry di Purchasing > Pilih Operating Unit ID > Voucher number (tab dan otomatis muncul) > Document type invoice > Input description singkat dan informatif > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Type tax klik advance > Batch ID (sesuai nama user) > Input Document Number sesuai nomor invoice > Pilih PO > Look up dan pilih sesuai nomor PO yang akan diinput > Masukkan nominal Purchases sesuai invoice > Klik distributions > Cek Jurnal yan terbentuk Dr. Trade Liability, Cr. Advance Other (sesuai OU ID) > Klik OK > Klik submit

• Klik window transaction entry di Purchasing > Pilih Operating Unit ID > Voucher number (tab dan otomatis muncul) > Document type credit memo >Input description singkat dan informatif > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Type tax klik advance > Batch ID (sesuai nama user) > Input Document Number sesuai nomor invoice > Pilih PO > Look up dan pilih sesuai nomor PO yang akan diinput > Masukkan nominal Purchases sesuai invoice > Klik distributions > Cek Jurnal yan terbentuk Dr. Advance Other, Cr. Trade Liability (sesuai OU ID) > Klik OK > Klik submit

• Klik window transaction entry di Purchasing > Pilih Operating Unit ID > Voucher number (tab dan otomatis muncul) > Document type invoice > Input description singkat dan informatif > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Type tax klik advance > Batch ID (sesuai nama user) > Input Document Number sesuai nomor invoice > Pilih PO > Look up dan pilih sesuai nomor PO yang akan diinput > Masukkan nominal Purchases sesuai invoice > Klik distributions > Cek Jurnal yan terbentuk Dr. Advance Other, Cr. Trade Liability (sesuai OU ID) > Klik OK > Klik submit

• Klik window enter/match invoices di Purchasing > Pilih Operating Unit ID > Voucher number (tab dan otomatis muncul) > Document type invoice > Input description singkat dan informatif > Vendor ID (Sesuai yang tercantum pada Invoice dan PO) > Type tax klik advance > Batch ID (sesuai nama user) > Input Document Number sesuai nomor invoice > Pilih PO > Look up dan pilih sesuai nomor PO yang akan diinput > Masukkan nominal Purchases sesuai invoice > Klik distributions > Cek Jurnal yan terbentuk Dr. Advance Other, Cr. Trade Liability (sesuai OU ID) > Klik OK > Klik submit

Bagaimana jurnal yang terbentuk ketika melakukan manual payment?

• Dr. Bank, Cr. Trade Liability

• Dr. Trade Liability, Cr. Bank

• Dr. Advance Other, Cr. Bank

• Dr. Bank Intransit, Cr. Trade Liability

Pembayaran apa saja yang bisa dilakukan melalui window manual payments?

• Pembayaran yang vendornya sudah terdaftar di sistem baik PO, non PO, maupun SPK

• Pembayaran pajak, BPJS, Asuransi

• Pembayaran Perjalanan Dinas

• Pembayaran Reimburse staff/non staff

Berikut cara penginputan manual payment. Yang harus dilakukan adalah:

• Klik window manual payments pada window purchasing > Pilih Operating Unit ID > Adress ID Tax (otomatis) > Payment number (otomatis) > Date (tidak perlu diubah) > Vendor ID dan check name (sesuai yang tercantum pada Invoice dan sistem) > Input description singkat dan informatif > Batch ID (sesuai nama user) > Checkbook ID klik look up dan pilih bank sesuai operating unit > Document Number (disesuaikan dengan nomor invoice dengan maksimal 20 karakter) > Klik distributions (cek jurnal yang tercipta) > Klik submit

• Klik window manual payments pada window purchasing > Pilih Operating Unit ID > Adress ID Tax (otomatis) > Payment number (otomatis) > Date (tidak perlu diubah) > Vendor ID dan check name (sesuai yang tercantum pada Invoice dan sistem) > Input description singkat dan informatif > Batch ID (sesuai nama user) > Checkbook ID klik look up dan pilih bank sebebasnya > Document Number (disesuaikan dengan nomor invoice dengan maksimal 20 karakter) > Klik apply > Pilih voucher number atas invoicing dan VAT yang akan dibayarkan > Klik Ok > Klik distributions (cek jurnal yang tercipta) > Klik submit

• Klik window manual payments pada window purchasing > Pilih Operating Unit ID > Adress ID Tax (otomatis) > Payment number (otomatis) > Date (tidak perlu diubah) > Vendor ID dan check name (sesuai yang tercantum pada Invoice dan sistem) > Input description singkat dan informatif > Batch ID (sesuai nama user) > Checkbook ID klik look up dan pilih bank sesuai operating unit > Document Number tidak perlu diisi > Klik apply > Pilih voucher number atas invoicing dan VAT yang akan dibayarkan > Klik Ok > Klik distributions (cek jurnal yang tercipta) > Klik submit

• Klik window manual payments pada window purchasing > Pilih Operating Unit ID > Adress ID Tax (otomatis) > Payment number (otomatis) > Date (tidak perlu diubah) > Vendor ID dan check name (sesuai yang tercantum pada Invoice dan sistem) > Input description singkat dan informatif > Batch ID (sesuai nama user) > Checkbook ID klik look up dan pilih bank sesuai operating unit > Document Number (disesuaikan dengan nomor invoice dengan maksimal 20 karakter) > Klik apply > Pilih voucher number atas invoicing dan VAT yang akan dibayarkan > Klik Ok > Klik distributions (cek jurnal yang tercipta) > Klik submit