POST TEST TELEPON

Apa manfaat utama dari penggunaan telepon dalam dunia kerja?

• Menyimpan dokumen dalam bentuk digital
  

• Menghemat waktu dalam berkomunikasi jarak jauh

• Mengurangi kebutuhan untuk menulis laporan

• Meningkatkan jumlah pelanggan secara otomatis

Jenis telepon yang dapat secara otomatis mengalihkan panggilan ke jalur lain saat jalur utama sibuk adalah…

• Telepon satu jalur

• Telepon banyak tuts

• Pesawat telepon sistem hunting

• Telepon dengan pengeras suara

Apa keunggulan utama dari telepon banyak tuts dalam lingkungan kerja?

• Bisa menghubungkan banyak orang sekaligus

• Memiliki tombol untuk merekam percakapan

• Memungkinkan akses ke beberapa saluran telepon dengan cepat

• Menyaring panggilan masuk secara otomatis

Mengapa hubungan telepon langsung lebih efisien dibandingkan melalui operator?

• Tidak memerlukan biaya tambahan
  

• Menghindari kesalahan penyambungan
  

• Mempercepat komunikasi tanpa perantara
  

• Memungkinkan penyadapan percakapan

Saat mengangkat telepon di kantor, langkah pertama yang harus dilakukan adalah…

• Menyebutkan nama perusahaan dan menyapa penelepon dengan sopan

• Langsung bertanya kepada penelepon tentang keperluannya
  

• Memastikan bahwa telepon tidak berbunyi lebih dari lima kali

• Memulai percakapan dengan kata “halo”

Hal berikut yang harus dihindari saat berbicara di telepon adalah…

• Berbicara dengan intonasi yang jelas dan ramah
  

• Memakai bahasa formal dalam komunikasi profesional

• Tidak menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi dalam waktu lama
  

• Menjawab dengan tidak ramah dan kurang sopan

Seorang sekretaris harus menjaga nada suara yang jelas dan ramah saat bertelepon karena…

• Hal ini dapat mencerminkan profesionalisme dan keramahan perusahaan
  

• Memastikan penelepon cepat mengakhiri percakapan
  

• Memberi kesan bahwa sekretaris memiliki wewenang lebih tinggi
  

• Membantu sekretaris berbicara lebih cepat dan efektif

Ketika bertelepon, berbicara dengan tempo yang terlalu cepat dapat menyebabkan…

• Percakapan lebih efisien dan cepat selesai

• Penelepon mudah memahami isi pembicaraan

• Penelepon kesulitan menangkap informasi dengan jelas
  

• Komunikasi lebih formal dan profesional

Apa yang sebaiknya dilakukan sebelum menutup telepon?

• Langsung menutup tanpa mengucapkan salam

• Memastikan bahwa penelepon tidak memiliki pertanyaan lain
  

• Menggunakan kata “halo” sebagai tanda percakapan selesai
  

• Memutuskan telepon dengan cepat untuk menghemat waktu

Jika seorang penelepon ingin berbicara dengan pimpinan yang sedang tidak dapat diganggu, bagaimana cara terbaik untuk menanggapinya?

• Mengatakan bahwa pimpinan sedang rapat dan menawarkan untuk meninggalkan pesan

• Meminta penelepon untuk menelepon kembali tanpa menjelaskan alasannya

• Menyebutkan secara detail alasan pimpinan tidak bisa menerima telepon

• Mengalihkan telepon ke karyawan lain tanpa memberi tahu penelepon