SOAL MANAJEMEN PERKANTORAN KELAS XI

Badri ingin membuat arsip elektronik terhadap ijazah yang dimilikinya. Penciptaan arsip yang tepat dilakukan Badri adalah ...

• Automasi

• Penciptaan secara elektronik

• Transformasi

• Dokumentasi

• Alih media penyimpanan

Suatu organisasi ingin mengalihmediakan semua arsip konvensionalnya menjadi arsip elektronik. Keuntungan yang mungkin didapat organisasi tersebut dengan menerapkan arsip elektronik adalah ...

• Adanya peluang untuk memanipulasi file

• Mudahnya memperbanyak file secara tak terbatas

• Cepat dalam menemukan kembali arsip

• Terhapusnya file karena virus komputer

• File sangat mudah untuk dihapus

Berikut ini yang merupakan contoh penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah ...

• Menyimpan arsip dalam sistem komputer perusahaan yang dapat diakses seluruh pegawai secara langsung

• Menyimpan arsip elektronik dalam compact disk kemudian disimpan secara manual

• Mencetak arsip elektronik dalam kertas, kemudian menyimpannya secara manual

• Menduplikasi arsip elektronik, kemudian dibagikan ke setiap unit kerja

• Menyimpan arsip elektronik di komputer dan menyimpan arsip fisik di filing cabinet

Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah kearsipan di antaranya …

• Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing organisasi

• Tidak perlu diadakan penyusutan arsip

• Setiap pegawai organisasi wajib menyimpan arsipnya sendiri

• Tata cara penyimpanan arsip tidak perlu terlalu diperhatikan

• Ruang penyimpanan arsip harus disediakan seluas mungkin

Hal yang akan terjadi jika suatu organisasi tidak memiliki jadwal retensi arsip …

• Arsip mudah didapat

• Menumpuknya arsip terlalu banyak

• Arsip lebih mudah ditata

• Arsip banyak yang hilang

• Arsip banyak yang rusak

Arsip yang disimpan dalam filing cabinet terlebih dahulu harus dimasukkan ke dalam …

• Ordner

• Tickler file

• Hang map

• Guide

• Box

Suatu organisasi melakukan pemeliharaan terhadap arsip elektronik yang disimpannya. Upaya mengantisipasi ketika arsip hilang tidak menimbulkan kesulitan adalah dengan ...

• Mencetaknya dalam bentuk lembaran kertas

• Mengatur suhu penyimpanan arsip

• Melakukan backup sesuai dengan prosedur dan ketentuan

• Menduplikasi arsip sebanyak mungkin

• Menyimpan arsip dalam beragam media penyimpanan

Perhatikanlah beberapa langkah berikut ini! Mengganti nama file dengan nama yang merepresentasikan isi arsip Memilih arsip konvensional yang akan ditransformasi Melakukan pemindaian arsip dengan menggunakan scanner Membuat daftar arsip hasil pemindaian Membuat berita acara penciptaan arsip elektronik Langkah penciptaan arsip elektronik secara transformasi yang paling tepat yakni

• 1-2-3-4-5

• 2-3-1-5-4

• 2-3-1-4-5

• 3-2-1-4-5

Langkah penciptaan arsip elektronik secara transformasi yang paling tepat yakni

• 1-2-3-4-5

• 2-3-1-5-4

• 2-3-1-4-5

• 3-2-1-4-5

• 2-3-4-1-5

Berikut ini pernyataan kurang tepat perihal manfaat apabila suatu organisasi melakukan penyusutan secara konsisten adalah ...

• Penemuan kembali arsip lebih mudah

• Volume arsip akan semakin banyak

• Penghematan peralatan dan ruang

• Menghindari masalah hukum

• Arsip dapat tertata dengan baik