Transferencia Documental

¿Qué es la transferencia documental primaria?

• Es el proceso de mover documentos a almacenamiento a largo plazo.

• Es el proceso de destruir documentos obsoletos.

• Es el proceso de digitalizar documentos físicos.

• Es el proceso de archivar documentos en línea.

¿Cuáles son las clases de transferencia documental?

• Transferencia Física, Electrónica y Mixta.

• Transferencia Digital y Manual.

• Transferencia Temporal y Permanente.

• Transferencia Local y Global.

¿Qué implica la transferencia física?

• El traslado de documentos físicos a un archivo de almacenamiento.

• El traslado de documentos digitales a un archivo central.

• La destrucción de documentos obsoletos.

• La digitalización de documentos en papel.

¿Qué información debe incluir un formato de transferencia?

• Nombre de la entidad, descripción de documentos, número de documentos, fecha de transferencia.

• Nombre del responsable, ubicación de archivo, condiciones de conservación.

• Número de referencia, fechas de transferencia, identificación de documentos.

• Descripción de documentos, responsable de la transferencia, condiciones de conservación.

¿Qué se debe hacer antes de completar el proceso de transferencia?

• Verificar que todos los documentos estén correctamente listados.

• Registrar la transferencia en un sistema de seguimiento.

• Llenar el formato de transferencia.

• Notificar a los responsables de la transferencia.

¿Qué debe establecer el cronograma de transferencia documental?

• Un calendario claro sobre cuándo y cómo se realizará el traslado.

• Un presupuesto para la transferencia de documentos.

• Un informe sobre los documentos a transferir.

• Un plan de comunicación con los responsables.

¿Qué se debe determinar sobre la frecuencia de las transferencias?

• Si se realizarán de manera periódica o a solicitud.

• Cuántos documentos se transferirán cada vez.

• Qué tipo de documentos se transferirán.

• Quién será el responsable de la transferencia.

¿Qué se debe hacer con los documentos prioritarios?

• Transferirlos con urgencia debido a su valor.

• Almacenarlos en un lugar seguro.

• Destruirlos si ya no son necesarios.

• Digitalizarlos para su conservación.

¿Qué es una serie documental?

• Un conjunto de documentos generados o recibidos por una entidad.

• Un tipo de archivo digital.

• Un documento único.

¿Qué caracteriza a una subserie documental?

• Agrupa documentos con características más específicas.

• Es un documento único.

• No tiene relación con la serie documental.