Kearsipan

Dina bekerja sebagai arsiparis di Dinas Kesehatan Provinsi. Setiap minggunya, ia menerima laporan kegiatan dari seluruh puskesmas di berbagai kabupaten dan kota. Dina ingin menggunakan salahsatu sistem penyimpanan yang dapat memudahkan ia dalam menelusuri dokumen berdasarkan asalnya,. Berdasarkan skenario di atas, sistem penyimpanan arsip yang paling tepat digunakan adalah…

• Sistem abjad

• Sistem subjek

• Sistem wilayah

• Sistem tanggal

• Sistem Nomor

Sebuah firma konsultan hukum menerima arsip dokumen setiap harinya, seperti kontrak masuk, perjanjian, dan surat resmi. Untuk memantau timeline kasus dan tenggat waktu, mereka menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal masuk dokumen. Sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dalam skenario di atas paling efektif digunakan untuk…

• Dokumen yang berkaitan dengan lokasi geografis

• Dokumen yang memerlukan pengurutan kronologis

• Dokumen yang diklasifikasikan berdasarkan subjek
  
  

• Dokumen yang disusun berdasarkan nama pengirim

• Dokumen kedinasan

PT Global Mandiri adalah perusahaan yang berhubungan dengan ratusan vendor dan klien setiap bulan. Setiap bagian misalnya bagian pengadaan, keuangan, dan hukum sering mencari dokumen seperti kontrak atau faktur menggunakan nama perusahaan klien atau vendor sebagai acuan. Agar pencarian cepat dan efisien di lemari arsip manual, perusahaan menerapkan metode penyimpanan berdasarkan abjad nama perusahaan. Dalam konteks skenario di atas, sistem penyimpanan arsip yang paling sesuai adalah...

• Sistem abjad
  
  

• Sistem nomor
  
  

• Sistem wilayah

• Sistem subjek

• Sistem Tanggal

Bastian adalah seorang staff di suatu perusahaan. Dia memiliki tanggung jawab dalam menyimpan semua surat masuk dan keluar. Hari ini terdapat tiga surat masuk dari pengirim yang berbeda. Langkah pertama yang harus dilakukan Bastian dalam penyimpanan arsip untuk menjaga integritas arsip adalah…

• Memberi kode pada dokumen

• Menyortir dokumen

• Memeriksa kelengkapan dan keaslian dokumen

• Menyimpan dokumen di tempat yang telah ditentukan

• Melakukan pencatatan

Sasa adalah seorang arsiparis senior di PT Bintang Abadi. Saat ini Sasa sedang memberikan pelatihan kepada staf baru di PT tersebut. Dalam pelatihan sistem penyimpanan arsip tersebut, Sasa memberikan contoh bagaimana cara yang benar dalam memberikan kode pada setiap surat sebelum ketahap selanjutnya. Pemberian kode pada setiap surat ini bertujuan untuk…

• Memudahkan proses scanning

• Mengidentifikasi dokumen secara unik

• Menentukan tanggal pembuatan dokumen

• Menandai dokumen yang akan didigitalkan

• Tidak ada pengaruh apapun

Prosedur penyimpanan arsip memiliki lima langkah yang harus dilakukan oleh petugas tata usaha di sebuah lembaga formal. Petugas ini sudah melaksanakan sampai pada tahap pemberian kode di surat masuk, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh petugas ini sesuai dengan prosedur penyimpanan yang benar, adalah…

• Mengindeks dokumen

• Menyortir dokumen berdasarkan abjad

• Menyimpan dokumen di lemari arsip

• Membuat salinan digital dokumen

• Memeriksa dokumen

Sebuah UMKM di Kota Surabaya menggunakan Aplikasi penyimpanan digital ARSIPKU. Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan dokumen penting seperti kontrak, laporan keuangan, dan data pelanggan. Meski dilengkapi fitur pencarian dan panel log akses, perusahaan khawatir terhadap risiko keamanan seperti kebocoran data, pengubahan arsip tanpa izin, atau gangguan layanan. Oleh karena itu, ARSIPKU menerapkan sistem login menggunakan username dan password bagi setiap pengguna. Fungsi utama dari fitur login dalam aplikasi ini yaitu…

• Mempercepat proses pencarian arsip

• Mengurangi ukuran file arsip

• Menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip

• Meningkatkan kualitas tampilan antarmuka

• Mempermudah proses pencetakan arsip

Rani menjalankan usaha ekspedisi di suatu daerah dan memanfaatkan aplikasi ARSIPKU untuk menyimpan arsip digital. Fitur unggah dokumen dalam aplikasi ini biasanya digunakan untuk mengupload file bukti pengiriman. Manfaat utama dari fitur tersebut adalah…

• Meningkatkan penggunaan kertas

• Mempermudah distribusi fisik arsip

• Memungkinkan akses arsip secara cepat dan efisien

• Mengurangi kebutuhan akan sistem keamanan

• Meningkatkan biaya operasional

Dalam ARSIPKU, terdapat tombol untuk mengakses surat masuk dan surat keluar. Fungsi utama dari pemisahan ini adalah…

• Meningkatkan ukuran file arsip

• Mempermudah pengelolaan dan pelacakan arsip

• Mengurangi kebutuhan akan metadata

• Menambahkan kompleksitas pada sistem

• Mengurangi efisiensi pencarian arsip

Di Sebuah Kantor Arsip Daerah Sleman, sejak setahun terakhir diterapkan Sistem Arsip Digital. Berdasarkan pengukuran bulanan, waktu rata rata pencarian dokumen: 5 menit per dokumen. Pengelola kini ingin mengevaluasi efektivitas sistem tersebut untuk meningkatkan kinerja operasional dan menentukan apakah sistem penyimpanan arsip digital ini dapat dianggap efisien. Satu indikator mana yang paling menggambarkan efisiensi penyimpanan?

• Dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan

• Jumlah dokumen yang disimpan minimal

• Semua dokumen disimpan dalam format digital

• Tidak ada prosedur penyimpanan yang baku

• Dokumen sulit ditemukan kembali