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Administración de Documentos

Total questions: 25

Worksheet time: 50mins

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1.

Expresión que describe el giro y los cambios profundos que han experimentado las instituciones con el uso de la tecnología digital.

a)

Digitalización de documentos

b)

Revolución digital

c)

Tecnología

d)

Computadora

2.

La memoria permanente de las instituciones y de la humanidad.

a)

Archivos

b)

Computadora

c)

Documentos

3.

Uno de estas no es un ejemplo de revolución digital.

a)

Escribir a mano

b)

Escáner

c)

Archivo virtual

d)

Formatos de documentos portátil (PDF)

4.

El recurso vital necesario para que la gerencia de cada institución lleve a cabo sus funciones básicas de planificar, organizar, dirigir y controlas las actividades diarios y los procesos que realizan.

a)

Expediente

b)

Empleado

c)

Información

5.

Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación, archivo, localización, control, uso y disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una institución.

a)

Archivar

b)

Administración de documentos

c)

Sistema de archivo

d)

Sistema de cargo

6.

Cualquier información que se conserva en forma escrita, oral, visual o digital.

a)

Documentos

b)

Carpeta

c)

Archivo

d)

Expediente

7.

Es el arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, institución, asunto o zona geográfica.

a)

Documentos

b)

Expedientes

c)

Archivo

d)

Archivar

8.

Grupo de expedientes de una misma naturaleza sistemáticamente agrupados.

a)

Archivo

b)

Documentos

c)

Sistema de documentos

d)

Archivar

9.

¿Cuál no es un componentes de un sistema de archivo:

a)

Tecnología

b)

Procedimientos

c)

Personal

d)

Ley

10.

La Ley Número 5 es la Ley:

a)

žLey de Privacidad de Información de 1974

b)

žLey de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico

c)

žLey de Privacidad para las Comunicaciones Electrónicas de 1986

d)

Ley de Propiedad Intelectual

11.

Cuando ordenamos los nombres en estricto orden alfabetico, según se codifica, decimos que es el proceso de:

a)

Codificar

b)

Unidad por unidad

c)

Alfabetizar

d)

Principio "nada precede a algo"

12.

Forma correcta de codificar un nombre: Ariana Mendez de la Torres

a)

Ariana Mendez de la Torres

b)

Mendez de la Torres, ARIANA

c)

MENDEZ DELATORRES, ARIANA

d)

DE LA TORRES, ARIANA MENDEZ

13.

Tanto el sistema geográfico como en nombres idénticos de individuos ARMA recomienda:

a)

considerar primero el país y luego la ciudad.

b)

el nombre del la urbanización y luego el país.

c)

considerar la ciudad y luego el país.

d)

Número de la casa y la urbanización

14.

En los archivos manuales y en los electrónicos, los expedientes se identifican de acuerdo con el sistema de clasificación en uso.

a)

Cierto

b)

Falso

15.

Entre estos nombres ¿cuál va primero, Mariana Hormedo y Maria T Hormedo?

a)

María T. Hormedo

b)

Mariana Hormedo

16.

Si se conoce a una persona por otro nombre, cuando estamos preparando las tarjetas manuales o archivo electrónico debe establecerse una referencia por su otro nombre.

a)

Cierto

b)

Falso

17.

El principio “todo precede a algo” se cumple en el siguiente ejemplo: COLÓN SAMUEL precede a COLONA ANTONI.

a)

Cierto

b)

Falso

18.

En un sistema computadorizado los apellidos, palabras o letras unidas por un guión se escriben unidas y se elimina el guión

a)

Cierto

b)

Falso

19.

Según la clasificacion de documentos cuando un documentos es necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones decimos que es un...

a)

documentos vitales

b)

documentos importantes

c)

documentos no esenciales

d)

documentos útiles

20.

La fórmula secreta que tiene una compañía de bebidas de soda es para ellos:

a)

documentos vitales

b)

documentos importantes

c)

documentos no esenciales

d)

documentos útiles

21.

De los siguientes nombres, uno esta codificado incorrectamente.

a)

LEE CAROL W

b)

LOPEZ(DE) CARDONA MYRNA

c)

MARQUEZ (DE)LUGO ANABEL

22.

De los siguientes títulos hay uno que no se considera unidad de archivo ni unidad de identificación, este es:

a)

Mr

b)

Jr

c)

Sr (Senior)

23.

Primera unidad que se considera al codificar el nombre de un individuo, firma o institución.

a)

Elemento de identificación

b)

Alfabetizar

c)

Unidad clave

d)

Codificar

24.

Indique cuántas unidades tiene el siguiente nombre: María de los Ángeles Dapena Ortiz

a)

6

b)

4

c)

3

d)

5

25.

Seleccione la premisa que no es cierta sobre el tema de Archivo Central.

a)

Se reduce los costos en espacio, equipo, materiales y recursos humanos.

b)

Generalmente se establecen en empresas o instituciones grandes que maneja muchos documentos de interés para todas las divisiones.

c)

Los documentos de naturaleza confidencial se conservan en el archivo central.

d)

La colocación de archivos centrales elimina la duplicidad, pues no es necesario tenerlos también en los archivos de los diferentes departamentos.