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WorksheetsAdministración de Documentos
Total questions: 25
Worksheet time: 50mins
Expresión que describe el giro y los cambios profundos que han experimentado las instituciones con el uso de la tecnología digital.
Digitalización de documentos
Revolución digital
Tecnología
Computadora
La memoria permanente de las instituciones y de la humanidad.
Archivos
Computadora
Documentos
Uno de estas no es un ejemplo de revolución digital.
Escribir a mano
Escáner
Archivo virtual
Formatos de documentos portátil (PDF)
El recurso vital necesario para que la gerencia de cada institución lleve a cabo sus funciones básicas de planificar, organizar, dirigir y controlas las actividades diarios y los procesos que realizan.
Expediente
Empleado
Información
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación, archivo, localización, control, uso y disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una institución.
Archivar
Administración de documentos
Sistema de archivo
Sistema de cargo
Cualquier información que se conserva en forma escrita, oral, visual o digital.
Documentos
Carpeta
Archivo
Expediente
Es el arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, institución, asunto o zona geográfica.
Documentos
Expedientes
Archivo
Archivar
Grupo de expedientes de una misma naturaleza sistemáticamente agrupados.
Archivo
Documentos
Sistema de documentos
Archivar
¿Cuál no es un componentes de un sistema de archivo:
Tecnología
Procedimientos
Personal
Ley
La Ley Número 5 es la Ley:
Ley de Privacidad de Información de 1974
Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico
Ley de Privacidad para las Comunicaciones Electrónicas de 1986
Ley de Propiedad Intelectual
Cuando ordenamos los nombres en estricto orden alfabetico, según se codifica, decimos que es el proceso de:
Codificar
Unidad por unidad
Alfabetizar
Principio "nada precede a algo"
Forma correcta de codificar un nombre: Ariana Mendez de la Torres
Ariana Mendez de la Torres
Mendez de la Torres, ARIANA
MENDEZ DELATORRES, ARIANA
DE LA TORRES, ARIANA MENDEZ
Tanto el sistema geográfico como en nombres idénticos de individuos ARMA recomienda:
considerar primero el país y luego la ciudad.
el nombre del la urbanización y luego el país.
considerar la ciudad y luego el país.
Número de la casa y la urbanización
En los archivos manuales y en los electrónicos, los expedientes se identifican de acuerdo con el sistema de clasificación en uso.
Cierto
Falso
Entre estos nombres ¿cuál va primero, Mariana Hormedo y Maria T Hormedo?
María T. Hormedo
Mariana Hormedo
Si se conoce a una persona por otro nombre, cuando estamos preparando las tarjetas manuales o archivo electrónico debe establecerse una referencia por su otro nombre.
Cierto
Falso
El principio “todo precede a algo” se cumple en el siguiente ejemplo: COLÓN SAMUEL precede a COLONA ANTONI.
Cierto
Falso
En un sistema computadorizado los apellidos, palabras o letras unidas por un guión se escriben unidas y se elimina el guión
Cierto
Falso
Según la clasificacion de documentos cuando un documentos es necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones decimos que es un...
documentos vitales
documentos importantes
documentos no esenciales
documentos útiles
La fórmula secreta que tiene una compañía de bebidas de soda es para ellos:
documentos vitales
documentos importantes
documentos no esenciales
documentos útiles
De los siguientes nombres, uno esta codificado incorrectamente.
LEE CAROL W
LOPEZ(DE) CARDONA MYRNA
MARQUEZ (DE)LUGO ANABEL
De los siguientes títulos hay uno que no se considera unidad de archivo ni unidad de identificación, este es:
Mr
Jr
Sr (Senior)
Primera unidad que se considera al codificar el nombre de un individuo, firma o institución.
Elemento de identificación
Alfabetizar
Unidad clave
Codificar
Indique cuántas unidades tiene el siguiente nombre: María de los Ángeles Dapena Ortiz
6
4
3
5
Seleccione la premisa que no es cierta sobre el tema de Archivo Central.
Se reduce los costos en espacio, equipo, materiales y recursos humanos.
Generalmente se establecen en empresas o instituciones grandes que maneja muchos documentos de interés para todas las divisiones.
Los documentos de naturaleza confidencial se conservan en el archivo central.
La colocación de archivos centrales elimina la duplicidad, pues no es necesario tenerlos también en los archivos de los diferentes departamentos.
