WorksheetsGESTION DOCUMENTAL
Total questions: 20
Worksheet time: 30mins
1 ¿Cuál es objeto del artículo 1 de la Ley 594 de 2000?
Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivistica del estado
Hacer referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
Principio generales que rigen la función archivística
Según el artículo 5 de la ley 594 del 2000, el Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos
Verdadero
Falso
¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia?
Archivos de entidades del orden nacional; Archivos de entidades del orden Departamental; Archivos de entidades del orden Distrital.
Archivo General de la Nación; Archivo General del Departamento; Archivo General del Municipio; Archivo General del Distrito
Archivos de la Rama Ejecutiva; Archivos de la Rama Legislativa; Archivos de la Rama Judicial.
Ninguna de las anteriores
¿Qué proceso establece la permanencia en las diferentes fases del archivo y determina su destino final?
Preservación
Valoración
Organización
Producción
¿Quién regula los archivos en Colombia?
Presidencia
Gobernaciones
Archivo General de la Nacion (AGN)
¿Cómo se conocen los archivos de las oficinas?
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
¿Qué es un archivo de gestión?
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Ninguna de las anteriores
¿Qué son las tablas de retención documental?
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
La___________documental es la labor intelectual mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, fondo, seccion y subseccion
Organizacion
Descripción
Clasificación
Procedencia
Gestión documental es:
Conjunto de actividades gerenciales y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Conjunto de actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Es el archivo en donde se contienen los documentos, que aun están en algún tipo de procedimiento actual
Archivo central
Archivo de gestión
Archivo histórico
Archivo físico
Segun la ley 594 del 200 el archivo que guarda la informacion, que no esta en procesos actuales, pero que aun tienen una consulta de documentos alta se denomina
Archivo central
Archivo histórico
Archivo de gestión
Archivo general de la nación
La persona encargada de manejar archivo debe utilizar tapabocas, guantes, y debe conocer algunas posturas para evitar accidentes físicos.
FALSO
VERDADERO
¿Cuál es un beneficio de las TRD?
Nos permiten tener una posición adecuada en el lugar de trabajo
Regulan las transferencia de los documentos en las diferentes fases de archivos
Nos ayuda a digitalizar los documentos
Ayuda al medio ambiente
La eliminación, es la destrucción de los documento que han perdido su valor administrativo
Verdadero
Falso
DENTRO DE LOS PASOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ESTAN:
PRODUCCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
RADICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y FILIACIÓN
LA VALORACIÓN Y TRANSFERENCIA DE LOS DOCUMENTOS
NINGUNA DE LAS ANTERIORES
El conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Esto es:
Sub-serie documental
Clasificación documental
Serie documental
Expediente en archivo
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. ¿A qué se hace referencia?
Inventario único documental
Gestión documental
Recepción de documentos
Ninguna de las anteriores
¿Cómo se le llaman al conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural?
Producción documental
Patrimonio documental
Ordenación documental
Ordenación documental
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de la gestión; esto es:
Ciclo vital
Archivo
Eliminación de documentos
Ninguna de las anteriores
