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WorksheetsEXAMEN FINAL DE ARCHIVO
Total questions: 16
Worksheet time: 3mins
Los fundamentos del sistema de archivo son:
Las letras del alfabeto, los códigos
Las letras del alfabeto, los números
a y b son correctas
¿Cuáles son los 4 principales sistemas de archivo?
Alfabético, nombre número o codificado, sistema de Dewey
Alfabético, nombre número o codificado, sistema de Dewey
Alfabético, numérico, geográfico, por materia o asunto
¿Qué otros sistemas de archivo se derivan de los 4 principales?
Sistema de Dewey, alfabético y geográfico
Sistema decimal, cronológico, y el numérico duplex
Ninguna de las anteriores
En todos los archivos contamos con documentos que llegan del exterior como:
cartas, sobres, folletos
Carpetas, contratos, permisos
Todas son correctas
Características del sistema de archivo Numérico o Codificado:
Se asigna un código de 7 dígitos, se asigna una letra
Se asigna un número correlativo, en la carpeta se escribe el nombre a la izquierda.
Ninguna de las anteriores
Ventajas del sistema de archivo Numérico o Codificado:
Se designa un número para cada cliente.
No todos pueden manejarlo.
Todos sabemos los números y es fácil mantener el orden.
Característica del Sistema de archivo Numérico Natural o Simple:
Se designa un número para cada cliente.
Se designa una letra y un código para cada cliente.
Ninguna es correcta.
Característica base del Sistema Geográfico:
¿De dónde proceden y a dónde van?
¿Cuál es su destino?
¿Cuál es su letra principal?
Características del sistema de archivo alfabético:
Usa como base los números de 10 en 10
Es muy práctico, todos pueden usar los números.
Es uno de los más usados, muy sencillo, directivo
Es una combinación de archivo numérico con archivo por asunto:
Sistema Decimal de Dewey
Sistema Numérico Duplex
Sistema Cronológico
Ventaja del archivo descentralizado:
El control de los documentos no siempre es efectivo.
Se obtiene un documento más fácil y rápidamente.
El procedimiento es uniforme
Ventajas del archivo parcialmente centralizado:
EL procedimiento es uniforme
Se dificulta la confidencialidad
Las normas se establecen para toda la empresa.
3 aspectos para inspeccionar el documento:
Se recibe el documento, se atiende y contesta
Se usa destinatario, membrete o firmante
Todas son correctas
El volumen de correspondencia puede ser mayor, por ello cada Departamento controla su propio archivo:
Oficina con archivo centralizado
Oficina pequeña
Oficina por departamentos
Este sistema consiste en pasar los documentos de un lugar a otro, siempre accesible, dependiendo de su uso:
Sistema de cargo para archivos fisicos
Sistema de transferencia
Control de los documentos de un archivo
Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una unidad cada una:
Regla 19
Regla 11
Regla 12
