Na atividade de protocolo são desenvolvidas algumas atividades. Uma delas é a rotina de expedição que tem como finalidade realizar todos os trâmites de recebimento do documento para a distribuição aos seus respectivos destinatários.

Assegura medidas de como se fazer e atuar em determinadas situações para que tudo ocorra de forma proveitosa, ágil e com segurança é função do protocolo e expedição de documento.

No setor de protocolo, os documentos chegam e são encaminhados aos departamentos. Essa atividade em específico é a função da rotina de expedição.

Os prazos de guarda dos documentos são, geralmente, classificados em Garda na Unidade Produtora (para os arquivos intermediários) e Guarda na Unidade de Arquivo (para os arquivos permanentes).

Todo e qualquer arquivo pode ser disponibilizado para empréstimo.

Toda não conformidade está relacionada ao não atendimento de requisitos pré-estabelecidos. Elas podem ser em relação a um procedimento, uma instituição, um contrato, uma norma etc.

Analisando a imagem acima, é possível entender que a padronização é um elemento importante no processo, pois auxilia na não ocorrência de não conformidades semelhantes.

O REGISTRO DE NÃO CONFORMIDADE - RNC é o documento que possibilita tomar as ações corretivas e quanto às falhas, uma vez que essas são as ações necessárias.