2. En Colombia las empresas para su funcionamiento requieren de la gestión administrativa organizacional, entre ellas se encuentran la elaboración de documentos de tipo organizacional comunes en todas las organizaciones , cabe resaltar que en Colombia existe un ente regulador de cómo se debe elaborar los documentos organizacionales, en el caso particular del ICONTEC, existe una Guía Técnica que en sus términos y definiciones el concepto de: “Es la Comunicaciones escritas de interés, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa” de acuerdo a este concepto nos estamos se refiriendo a:

3. Cuando en la gestión administrativa de las organizaciones se requiere elaborar un documento organizacional como es el caso de las comunicaciones oficiales denominadas cartas, existe un parámetro en Colombia elaborado por el ICONTEC. En este documentos se establecen unas series de recomendaciones aplicables en Colombia para la elaboración de documentos, entre ellos hay en específico una recomendación para utilizar en las cortesías o títulos como, Señor, Licenciado, Ingeniera, Jefa, Ministra, Presidenta.

De acuerdo a lo anterior como se les denomina técnicamente estas cortesías o títulos que van al encabezado de cada documento que se elabore a nivel corporativo.

4. A nivel empresarial las organizaciones para comunicarse interna y externamente utilizan diversos medios y estrategias, en el caso puntual de las comunicaciones internas de carácter oficial, las empresas utilizan a menudo las recomendaciones establecidas por el ICONTEC en su Guía Técnica para la elaboración de documentos comunes, es de anotar que allí existen términos y definiciones para diferenciar los tipos de documentos estándares allí recomendados, en ese orden de ideas, cuando decimos que son las comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Es de enfatizar que en la gestión administrativa de las organizaciones se requiere contante mente de la elaboración de documentos organizacionales para su funcionamiento y para la comunicación con otras organizaciones, este procesos es muy importante en cuanto a la imagen que puede reflejar en el mundo empresarial, para lo cual se requiere que todos las comunicaciones oficiales entre internas y externas estén estandarizadas, para lo cual se apoyan de las recomendaciones establecidas por el ICONTEC en norma GTC 185, es de suma importancia anotar que para esta actividad existe un parámetro regulado.

De acuerdo a lo antes enunciado, existe un esquema, en donde se estipula que los documentos tienen tres zonas, en ese orden de ideas, que información se debe plasmar en la zona dos de los documentos organizacionales según la GTC 185:

En el mundo empresarial uno de los aspectos a cuidar es la imagen corporativa, la cual es muy fácil de descuidar en multiplex ocasiones, como es el caso la imagen que da un documento organizacional bien elaborado y presentado, en ese orden de ideas las organizaciones deben colocar mucho cuidado cuando elaboran un documento oficial para comunicarse internamente o externamente, debido a que esto repercute en la imagen corporativa.

Hoy en día las empresas para tal actividad se apoyan en normas y estándares, entre algunos de ellos están las recomendaciones realizadas por el ICONTEC en la GTC 185, en especial en lo referente a la redacción y sobre todo en el caso de como se recomienda escribir las horas en las comunicaciones de carácter oficial. De acuerdo a lo antes mencionado, cual es la manera correcta de escribir las horas en un texto de una comunicación oficial.

En el mundo empresarial uno de los aspectos a cuidar es la imagen corporativa, en especial cuando se trata de la elaboración de documentos organizacionales de carácter de comunicación oficial hacia otras organizaciones, de acuerdo a lo antes enunciado, Como se recomienda escribir las cantidades del uno al nueve dentro de un texto con las condiciones antes mencionadas.

Es de resaltar que cuando empresarialmente se va elaborar algún tipo de documentos organizacional y más aún si se trata de una comunicación de carácter oficial, se debe tener mucha atención en la distribución o modelo o estilo a utilizar, para lo cual el ICONTEC elaboro en la Guía Técnica Colombiana 185, unas recomendaciones para tal efecto. O sea el del contenido de la comunicación, en otras palabras menos técnicas la distribución del texto del documento.

De acuerdo a lo anterior, podríamos decir que en la figura que se presenta a continuación ¿qué estilo se utilizó para su elaboración? :

La imagen corporativa a nivel empresarial siempre ha jugado un factor determinante para el crecimiento de los negocios de las organizaciones, por lo tanto es de suma importancia, una de las estrategias de negocios conste en recordar de manera fácil y practica el nombre de la organización, para lo cual hay diversas formas de hacerlo, entre ellas hay una que se establece en la Guía Técnica del Icontec para la elaboración de documentos organizacionales comunes en la parte de términos y definiciones. De acuerdo a lo antes enunciado, cuando se dice que “Es la Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una Razón social” nos estamos refiriendo a:

1. Teniendo en cuenta que cuando se elaboran documentos organizacionales como las cartas , memorandos entre otras, a nivel oficial para comunicarnos con otras organizaciones es muy importante la imagen corporativa, para lo cual se debe utilizar un esquema estandarizado para la elaboración de este tipo de comunicación, En Colombia el ICONTEC en su Guía Técnica presenta algunos términos y definiciones importantes para la elaboración de Documentos Organizacionales, de acuerdo a lo anterior el concepto de:

“Es la Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de la página impresa”, de Acuerdo a lo anterior podemos establecer que esto se refiere a: