La orden de trabaja SJR458 que se encontraba en la E45 en el momento de auditoria no tiene definido las condiciones de embalaje, se le consulta al operario sobre los requisitos y manifiesta que el cliente no tiene problemas sobre las condiciones de empaque, que normalmente se empaca con los materiales que se tengan disponible en la línea en el momento de fabricación y que puede variar entre una y otra producción.  En el análisis de reclamos de clientes se identifica que la principal causa de reclamación en los últimos 18 meses obedece a daños de producto por condiciones de empaque, 5 clientes involucrados en este tipo de no conformidad.

Para el servicio de impresión de cintas, las especificaciones definidas comprende requisitos de cantidad, tiempo de entrega y condiciones de embalaje.  Al revisar las ultimas entregas de cintas impresas se identifica que con el material recibido en marzo 2022,  se fabricó tubo 500X4X3  para el cliente ABC, esta producción tiene asociada una reclamación por deficiencia en la impresión de la primera cinta del tubo, logo del cliente borroso y con baja calidad de impresión.  Esto genero un costo de fallas externas de USD$ 2000.  Se corroboran 2 servicios mas: corte de cintas y fabricación de mandriles con especificaciones claras definidas, sin novedades de reclamación.

Para los últimos 3 meses se tienen 2 clientes nuevo XYZ Y ABC, en revisión en la operación y área de logísticas la información relacionada a estos clientes y producto asociados se manejan a través de alerta visual  en el sistema de información y para casos impresos de información se hace con distintivo de color de tinta.   Se identificó que para El producto 100X10X10  del clien XWY, 300X12X5 del cliente A1B2 y 200X2X2 del cliente Empres 123  que ingresaran a la compañía en el 2020 aun se manejan los controles visuales e impresión con tinta distintiva.

En entrevista con 3 operadores se identifica que tienen total claridad sobre la autoridad para parar, el personal de calidad soporto evidencia de la firma de estas autoridades para parar en los dos últimos años para estas  personas.  Adicional al preguntarle al personal de como han ejercido estas autoridades explicaron su independencia e hicieron referencia a un sistema de reconocimiento y premiación que tiene la planta hace un año y que los incentiva a hacer autoridad de paro, 2 de las 3 personas entrevistadas expresaron haber sido recibido un reconocimiento que involucro un desayuno de trabajo con el gerente de planta por su compromiso con la calidad a través del uso efectivo de la autoridad de paro que ha permitido que se  prevenga generar productos con riesgo para la satisfacción del cliente.

En revisión de  planta se identifica que la marca del disolvente de tinta ha sido cambiado, desde hace tres meses, al consultar sobre el control de cambio de este evento, el supervisor de planta informa que este producto no esta catalogado como critico y que este cambio no se genera impacto para la calidad del producto, muestra correos donde se revisa la situación con personal de calidad y gerente de planta y se decide que su impacto potencial en el sistema de calidad no es de relevancia por lo tanto no se gestiona con metodología de control de cambio.

Las métricas de calidad se evidencia actualizada en cuadro de resultados con fecha de 05 de julio de 2022, se evidencia graficas de tendencia y descripción de causas y planes de acción definidos para los meses con desviaciones, están ubicada en un lugar de fácil acceso al personal y de trafico alto.   Existe pantalla en el comedor de planta donde se viene divulgando de forma interactiva información de resultados financieros y de productividad de la planta, importante considerar emular esta practica y estandarizar la forma de presentar la información de calidad.

Para los últimos 24 meses la planta no ha desarrollado análisis de capacidad del proceso para cumplir con los requisitos del cliente, no existe un plan para tal fin.

La planta tienen identificado los controles críticos tanto de producto y proceso y tiene definido los puntos donde pueden implementarse controles predictivos y preventivos.  De los 15 puntos identificados han sido implementados 8, y se tiene el plan para que en los próximos 8 meses se tengan cubiertos los 7 puntos restantes.  Para el control predictivo se adquirió un software de control de proceso con el restivo instrumentación y equipo, que permite en tiempo real ver el comportamiento de las variables, enviar alertas por tendencia de comportamiento así como por desviaciones, de igual manera tiene asociado un sistema para generar planes de acciones frente a las desviaciones.   Con la información de controles predictivos la planta ha desarrollado 3 proyectos de mejoramiento aumentando la capacidad de proceso en un 10% en la variable Zply, y 18% para la variable calibre.

En los  procesos de calidad y manufactura se verificaron los documentos FG56 FG59 GC78 PT56, GH21  los formatos F15, F16, En 3 de ellos se identifica que el logo utilizado y la codificación no corresponden al estándar actual, estos documento en su contenido no se identifico desviaciones

En los reclamos car678  - CAR765 y CAR643 se identificaron 4 actividades con ordenes de trabajo de mantenimiento, estas fueron corroboradas en el sistema de programación de mantenimiento identificando que están catalogadas como prioridad alta por ser de impacto directo para el cliente y con código estandarizado QC.  De estas 4 ordenes tres están cerradas y 1 la QC234  esta pendiente por cierre, con 48 dias de abiertas, 3 dias por encima del plan inicial, tienen observación sobre el incumplimiento por parte del proveedor de entrega de un material para poder finalizar el trabajo, se esta reprogramando su ejecución para 15 mas del inicialmente definido.  Por ahora se evidencia que se tiene un plan de contingencia que se tiene funcionando mientras se finaliza el trabajo.

Se evidencia que se tienen un plan anual de entrenamiento, en este se tiene planificado cada 2 meses entrenamiento en 5s, y en dos momentos del año se tiene contratada una firma especializada para que entrene a personal sobre esta materia.  Se evidencia las actas de lo corrido del año, el personal solicitado: Pedro Perez, Armando Ospina han recibido los entrenamientos.

En los últimos  8 meses la planta ha tenido 4 reclamos con DI 6, 3 de estos reclamos han sido aprobados por el supervisor de planta y uno lleva 30 dias en espera de aprobación por parte del Gerente de planta,  el reclamo CAR908  identificado con DI 3, Corresponde a un reclamo que tuvo asociado un costo de falla externa por USD$5000 y fue aprobado por Gerencia de planta, el plan de acción solo contempla reentrenamiento al personal sobre prueba de humedad del producto.

En auditoria al proceso de Calidad se identifica que en los mejoramiento de estructura organizacional desarrollados dentro del proyecto Sonoco efectivo, el Gerente de Calidad paso de reporte del directo de negocio Regional a reporte directo del gerente de Manufactura Global, esto ha conllevado a que el proceso de calidad tenga  asignación directa de presupuesto que ha permitido generar inversiones en actualización de equipos de medición, los resultados muestran una tendencia positiva costo de fallas externas reducción del 25%, reclamos repetitivo reducción del 10%,  Internal reject no se tienen en el último año.

Para los últimos 6 meses se verifican la definición de requisitos de  nuevos productos:  PAC Funcional 360, CHIP 350, DURO 25; encontrando cumplimiento en la mayoría, a excepción del producto DURO 25 de cliente XYZ que fue suministrado teniendo como único análisis las variables de peso y calibre enviadas por comercial por correo donde se solicita fabricar inmediatamente para el cumplimiento de meta del mes.

Se revisa en el sistema Agile encontrando reclamación CAR-075841 y CREDIT 34567 por USD 10,000 correspondientes al cliente XYZ  y debido a  incumplimiento en el nivel de absorción para el papel Duro 25 en el primer despacho efectuado de este material.

En el proceso de validación, en el despacho / entrega de 10 Ton, el cliente reporta problemas de baja resistencia en su producto, se revisa en conjunto con el cliente encontrando problemas relacionados a humedad de papel, situación que se ajusta para el despacho de las 30 Ton.  En el ultima entrega de validación el cliente reporta que identifica mejoras importantes pero sigue teniendo resultados de resistencia por debajo de la que le entrega su actual proveedor y decide no continuar con el proceso de desarrollo del producto.

Se identifica que la compra correspondiente a XYZ se hizo por única vez por problema de desabastecimiento por parte del proveedor ABC. Al solicitar los soportes del proceso de aprobación del proveedor XYZ solo se tiene un correo por parte de Gerencia indicando

comprar el producto de urgencia por eminente riesgo de paro de planta.

Para proveedores de Dextrina con órdenes de compra del 2020 (3 en total), se evidencia que se vienen manejando con proveedor aprobado, se tiene formato de registro de proveedor, evaluación y selección de proveedor del 2015 y evaluaciones de seguimiento semestrales

Se identifica en el indicador de orden perfecta que para los meses de enero, marzo y junio se estuvo por debajo de meta, al revisar los resultados se identifica que la principal afectación se debe a no cumplimiento de fechas de entrega, en total 25 ordenes no se entregaron a tiempo durante estos 3  meses, se revisa las comunicaciones de logistica hacia  comercial y/o cliente sobre los incumplimientos, no se logra identificar para estas órdenes que se haya comunicado y coordinado al cliente sobre la no entrega del producto en la fecha acordada.  De igual forma en el mes de enero y Junio se tienen dos quejas por incumplimiento de entregas por parte del cliente MP, a la fecha no se tienen documentado los planes de acción para dichas CAR, ni se tienen definidos mejoras frente al incumplimiento de entregas de producto en los meses con desviaciones.

En observación de planta se identificó la máquina Cam Trimer parada, al consultar la causa de Paro con el personal de la línea: operador y ayudante destacaron que deben parar la línea siempre que se esté generando producto que no cumple con las especificaciones, en este caso tenían cintas en el tubo sin adhesión por lo tanto hicieron el paro para revisar las condiciones del adhesivo.  Se les indagó si pidieron autorización al supervisor, a lo cual refieren que a ellos la compañía en diferentes capacitaciones les han entrenado sobre la autoridad que tienen en esta materia, al preguntárseles cuando fue la ultima vez que recibieron el entrenamiento remiten que mas de dos años.  Se solicitan las actas de entrenamiento y documento de autoridad para  parar de estas dos personas y no fue posible por parte del auditado mostrar algún documento donde se evidencia dichos entrenamientos

Se revisaron los planes de control definidos para la etapa de producción del rebobinador documento PL-QM-PC.010.05, ultima actualización Marzo de 2020, que involucra variables de proceso y producto.  El  plan contempla qué controlar, con que frecuencia, con que equipo, donde registrar, quien controla, como controlar (involucra documentos del sistema) y guía de acciones en caso de no cumplir con los requisitos.  Para el producto Durox 15 135 presente en la línea en el momento de auditoria se analiza el manejo de 3 variables definidas en el plan, encontrando que  el equipo de medición establecido en el plan para  ancho de cinta es flexómetro. En el momento de auditoria se esta efectuando el control con Pie de Rey  digital,  y de acuerdo con el instructivo relacionado en el plan. El operador argumenta que requieren pie de rey debido a que la tolerancia de 0,5 mm definida en el plan no es posible medirla con flexómetro. Para las otras 2 variables no se detectaron desviaciones.

La siguiente descripción corresponde a un hallazgo:

Se observan faltas o debilidades en el sistema que aún no causan un impacto (generalmente, negativo) en el producto o el sistema de gestión de la calidad.

El criterio de la AUDITORIA CEPA corresponde:

Las preguntas Azules corresponden a

El Conjunto de políticas procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.

Datos que respaldan la veracidad de algo

¿Qué es el riesgo?

Al cumplimiento de una norma, requisito o requerimiento se le denomina

Que tipo de hallazgos encontramos en la AUDITORIA CEPA