WorksheetsInventario Documental
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¿Cuál es la definición de inventario documental?
Es un instrumento archivístico que nos indica los tiempos de retención en el archivo.
Es un instrumento de recuperación de la información que describe y precisa las series y asuntos de un fondo documental.
Es un instrumento para realizar intervenciones en los fondos acumulados.
Es un instrumento que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de los procesos de archivo.
¿Por qué es necesario elaborar un inventario documental?
Registra los soportes de información de cada serie y asunto
Brinda lineamientos en materia de gestión de documentos.
Facilita la interoperabilidad
Contempla las actividades de formación de talento humano
¿Cuál es la norma que obliga la elaboración de un inventario documental y su constante actualización en las entidades oficiales?
Ley 4 de 1913
Ley 594 de 2000
Ley 1272 de 2014
Ley 10810 de 2015
¿Cuál Ley indica que la información debe ser clara y cumplir unos estándares en relación a la constitución de las TRD y el inventario documental?
Ley 594 del 2000
Ley 1080 de 2015
Ley 1712 de 2014
Ley 4 de 1913
¿Sobre qué artículo de la Constitución Política de Colombia se soporta el inventario documental?
Artículo 20 de 1991
Artículo 04 de 2019
Artículo 1712 de 2014
Artículo 594 de 2000
¿Cuáles son los instrumentos archivísticos para la gestión documental?
Inventario Documental, PINAR, Cuadro de clasificación documental, sistema de ordenación.
Programa de auditoria y control, TRD, PGD, PINAR y Banco terminológico
Banco Terminológico, PINAR, Requerimiento Normativo, Programa de Documentos Vitales o Esenciales.
Cuadro de clasificación documental, TRD, PGD, PINAR, Inventario Documental y Banco Terminológico
¿Cuáles son los objetos que pueden sustentar un inventario documental?
Valoración de fondos acumulados, Fusión y supresión de entidades, eliminación de una serie o subserie y compilación de información institucional.
Transferencia Primaria y Secundaria, Valoración de fondos acumulados, supresión o fusión de entidades e inventarios individuales.
El análisis de la información institucional según la documentación clasificada en series y subseries documentales.
Transferencia Primaria y secundaria, establecimiento de cronogramas e identificación de la producción documental de las dependencias.
¿Para qué nos sirven los inventarios documentales?
Asigna responsabilidades sobre los documentos, hace parte del conjunto de instrumentos de control y facilita el acceso a la información.
Es un requisito que se debe cumplir para realizar una transferencia primaria o secundaria.
Garantiza el conocimiento a los directivos de una entidad sobre la documentación que ha sido producida y archivada.
Puede ayudar a organizar mejor la documentación.
¿Que información se incluye en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) para la identificación organizacional y jerarquía?
Entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa y oficina productora.
Lo más importante es la oficina productora porque de allí es donde se toman las series y subseries.
Unidad administrativa y su código, la producción de documentación con serie y subserie.
Código de la serie, subserie, asuntos y fechas extremas.
El número de orden en un formato único de inventario documental (FUID) corresponde a:
El orden de los tomos
El orden de las carpetas
El orden de los folios
El orden de las cajas
El código en un FUID permite identificar:
Oficina productora y la documentación que no ha sido valorada.
Oficina productora y su producción documental (Series y subseries)
Oficina productora y su localización en el organigrama
Oficina productora y su año de creación
El código en un FUID proviene de:
El CCD
El PINAR
El PGD
Las TRD
El campo de notas y/o observaciones en el FUID permite:
Describir la frecuencia de consulta de los documentos
Indicar documentos faltantes y saltos por error en la carpeta
Anotar el responsable del proceso de inventario
Describir la jerarquía a la que pertenece la dependencia
En los casos en que una carpeta cuente con material sonoro, planimétrico o audiovisual como anexo, esto se debe describir en:
En la casilla objeto
Por detrás del folio del FUID
Campo de notas y/o observaciones.
Asunto documental
Para la descripción de archivos sonoros y audiovisuales en la casilla notas y/o observaciones es recomendable indicar:
Resumen de la historia, hecho o suceso.
Autor, idioma, palabras claves, duración y fecha.
Tema, personajes, institución que recibe el archivo.
Indumentaria, link de consulta.
