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WorksheetsTeoría y Prácticas Administrativas
Total questions: 104
Worksheet time: 52mins
1. ¿Cuál es la herramienta con la que enviamos escritos oficiales no clasificados entre autoridades?
SISTRAM
SIGAPEA
SIMENDEF
SIPERDEF
Los anexos no se enviaran como norma general en soporte físico.
Verdadero
Falso
Las tareas de preparación de la entrada por el OAM y la autoridad pueden ser:
Distribuir a destinos finales.
Todas son correctas
a) Distribuir a destinos finales con distribución pendiente.
a) Envío al portafirmas de entrada de la autoridad (con/sin distribución pendiente).
La clasificación desde SIMENDEF puede ser:
Por tema
Por expediente
Ubicación
Todas son correctas
El usuario básico de Simendef dispone de las siguientes bandejas de trabajo.
a) Personal y consultas.
a) Herramientas y clasificación.
a) Célula y papelera.
a) Todas las anteriores son correctas.
¿Con qué palabra se asocia a la siguiente definición? “tab” en inglés permite navegar (en el panel derecho) a través de las diversas secciones de un documento.
Vistas
Documentos
Pestañas
Bandejas
Debido a que la autoridad y los componentes de la célula OAM pueden estar operando al mismo tiempo sobre un mismo documento en el portafirmas, se ha creado un mecanismo que permite trabajar de una forma coordinada. se trata del bloqueo. cual o cuales de los siguientes bloqueos existen:
A) Bloqueo por el cliente con IBM Lotus Notes instalado.
B) Bloqueo por autoridad.
C) Bloqueo por OAM.
B y C son correctas.
Un ámbito registral está formado por autoridades, ______ y usuarios con diferentes grados de responsabilidad en función de su actividad y rango.
OAM
Células
Administrador local
Administrador periférico
¿Para poder acceder a Lotus Notes, el sistema requiere disponer de?
Cliente IBM Lotus Notes instalado.
Usuario y contraseña IBM Lotus Notes.
Acceso a la base de datos correspondiente a su ámbito registral
Todas las respuestas anteriores son correctas.
¿Quién puede firmar escritos?
Únicamente la autoridad dueña de un portafirmas puede firmar escritos.
Usuario básico
Registrador
Todos los usuarios de SIMENDEF
1. Un ámbito registral está conformado por:
Autoridades
Células
Usuarios con diferentes grados de responsabilidad en función de su actividad y rango.
Todas son correctas
1. ¿Cuántos portafirmas puede tener una autoridad?
uno
ninguno
uno de salida y uno de entrada
uno o varios portafirmas de salida
las células pueden ser de diferentes tipos:
Básicas
OAM (órgano auxiliar de mando)
De registro
Todas son correctas
Entre quién se produce el envío oficial:
Entre todas las células
Entre usuarios registradores
Entre autoridades
Entre los responsables de cada célula
Sobre la visibilidad:
Es la posibilidad que tiene un usuario para acceder a un documento de SIMENDEF.
Contesta a la pregunta ¿qué puede ver un usuario en SIMENDEF?
Ligado a la visibilidad están los permisos de un usuario.
Todas son correctas
¿Qué requisitos para trabajar con portafirmas electrónico necesitamos?
a) Preparar un oficio o un documento de firma.
a) Disponer de un certificado digital de la tarjeta temd o fnmt
Tener el perfil de firmante de algún documento, bien por ser autoridad u OAM con firma
Todas son correctas
¿Qué contextos puede tener el procedimiento de comunicación oficial del ministerio de defensa a través de SIMENDEF?
Dentro de un ámbito
Entre ámbitos diferentes
Con destinos a terceros (fuera del ministerio de defensa)
Todas son correctas
Para aquellas comunicaciones con destinos internacionales se puede utilizar un formulario de oficio en…
Inglés
Francés
Alemán
Italiano
¿Quién puede acceder al portafirmas?
A) La autoridad
B) Los componentes de la célula OAM
A y B son correctas
A y B son falsas
La visualización de los oficios en el portafirmas de salida puede realizarse…
Utilizando la vista previa.
a) Mediante el botón anexos.
Accediendo al documento
TOdas son correctas
¿Qué tipos de registradores existen?
Principales, de apoyo y pertenecientes a un registro general
Principales, de apoyo y pertenecientes a un ámbito general
Principales, pertenecientes a una subdirección, de apoyo
De apoyo, de registro general, de ámbito general
La firma electrónica proporciona:
Integridad y garantía de no repudio.
Integridad y garantía.
Visibilidad y garantía
Control y visibilidad.
Las formas de devolver un documento del portafirmas en función de la versión que tenga activada el usuario en su puesto puede:
A) Devolver
B) Rechazar
A y B son correctas
A y B son incorrectas
El portafirmas de salida no es solo el punto desde el que una autoridad valida por última vez el documento con su firma electrónica, también puede ser un lugar de revisión del mismo antes de ser firmado por otra autoridad jerárquicamente superior. En este último caso, se recomienda informar de ello a la autoridad que valida, mediante la creación y uso de:
Una categoría informativa
un informe
una nota informativa
un certificado
¿Quién es el usuario responsable de de configurar y mantener las tablas de autoridades, ámbitos registrales, portafirmas y células, así como de administrar los permisos de acceso al sistema?
Administrador periférico
Administrador local
OAM
El usuario de la célula
Existen varios casos de delegación de firma. Marque la opción falsa:
Firma interina
Firma delegada
Firma externa
Firma accidental
¿Cuáles de las siguientes firmas delegadas puede darse entre autoridades declaradas en SIMENDEF, o entre una autoridad y su OAM?
Firma interina
Firma accidental
Firma delegada
Todas las anteriores son correctas
¿Cómo se denomina para un usuario aquello que se produce durante el proceso de distribución de salida?
Oficio de entrada
Bandeja de salida
Oficio de salida
Bandeja de entrada
¿En qué vista encuentra el usuario los oficios que le han sido distribuidos a él personalmente?
Enviados
Recibidos
Borradores
Oficio de antrada
¿Qué modalidad se usará cuando la autoridad que deba firmar esté ausente en forma prolongada?
Firma delegada
Firma accidental
Firma interina
Firma multititular
En caso de firma accidental, la persona que firme deberá estar autorizada por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente.
Verdadero
Falso
Un usuario debe de estar dado de alta, al menos, en…
Una célula
Dos células
No hace falta estar dado de alta en una célula
Ninguna es correcta
¿El usuario tiene la posibilidad de hacer búsquedas al objeto de encontrar los documentos que puntualmente necesite?
si
no
Si tiene la versión lotus notes 85.2.
a) Si tiene la versión lotus notes premium ffvii.
¿SIMENDEF permite firmar a un usuario como autoridad interina?
A) Sí, si ha sido declarado el titular del cargo como vacante.
B) Sí, si el nuevo firmante figura como interino en la base de datos de configuración.
C) Sí, si la autoridad interina es comandante de navío.
La A) y la B) son ciertas.
Se define como firma multititular...
Cuando un mismo cargo lo ostentan varios titulares (personas). siendo el de mayor empleo, o mayor antigüedad, el titular principal del cargo.
Cuando un mismo usuario ostenta varios cargos.
La firma multititular no existe
Ninguna es correcta
¿Cuándo hacemos una búsqueda en SIMENDEF cuál es el número máximo de documentos que es posible encontrar?
1.500
20
50.000
No podemos hacer búsqueda en SIMENDEF
A la hora de buscar en SIMENDEF, los criterios de búsqueda…
No se guardan
Pueden ser guardados y ejecutados cuando se necesiten.
a) Aparecen el buzón de entradas.
No se ejecutan
Durante la creación de un oficio, para realizar una firma delegada avanzada, ¿qué tipos de delegación hay?
Firma delegada
Firma accidental
Firma interina
Todas las anteriores junto con la firma multititular.
En relación a la firma delegada avanza, se requiere haber sido declarado…
A) Como componentes de la célula OAM en alguno de los portafirmas de dicha autoridad.
B) Específicamente en el documento de la autoridad como titular habilitado para ello.
C) Con ser usuario básico es suficiente.
A) y B) son correctas
Para crear una plantilla desde cero hay que:
Elegir la opción: herramientas/plantillas.
Elegir la opción: documentos/favoritos.
Elegir la opción: nuevo/documento .
a) Elegir la opción: células/plantillas.
¿Cómo se puede crear una plantilla?
A) Crear plantilla desde cero.
B) Aprovechar como modelo un oficio previamente registrado.
A y B son incorrectas.
A y B son correctas.
¿Qué es la distribución interna de la salida?
Es la correspondencia oficial que se inicia con la creación del oficio.
Es la correspondencia no oficial que se inicia con la creación del oficio.
a) Es la correspondencia no oficial que no se inicia con la creación del oficio.
Todas son falsas
Todos los movimientos del usuario son recogidos en la traza interna de salida…
Distribución
Recibidos
Enviados
Borradores
El ciclo de vida de un documento es:
Se almacena en documentación, se firma, se cumplimenta, se crea el documento.
Se crea el documento, se cumplimenta su ficha, se asocia el pdf, se distribuye al portafirmas, se firma, se almacena.
Se firma, se cumplimenta, se crea el documento, preparación previa fuera de SIMENDEF.
Se extrae, se firma, se cumplimenta, preparación previa fuera de SIMENDEF.
¿Desde dónde puedo crear una plantilla?
Desde cero o bien aprovechando como modelo un oficio previamente registrado.
Sólo desde un modelo
Sólo desde cero
No se puede crear una plantilla
¿Qué es un destinatario?
Autoridad a la que va dirigido el escrito una vez firmado por la autoridad origen.
Autoridad que nos envía un documento para que lo firmemos.
Autoridad que elabora el documento y lo envía.
Autoridad que no tiene conocimiento de que está emitiendo un documento.
¿Existe la opción favoritos en los destinatarios?
Sí
No
a) No, sólo en los emisores.
a) Depende del SIMENDEF.
El pie de firma es un campo obligatorio que debe incluir el cargo de la autoridad que firma el oficio o su firma delegada.
Verdadero
Falso
Tras la firma de un oficio de notificación interna se produce:
Su registro de salida.
a) El almacenaje en documentos.
a) Su envío al correo corporativo y a su bandeja personal recibidos, cuando el destino es del mismo ámbito registral que el firmante.
Todas son correctas
¿Cómo es el estado del documento una vez firmado y visible en la bandeja de firma electrónica en documentación?
A) Firmado
B) Extraído de portafirmas
C) Pendiente
A y B son correctas
Las acciones posteriores desde la bandeja firma electrónica, el botón herramientas, permite:
Enviarlo por correo interpersonal
a) Remitir oficialmente
a) Remitir desde plantilla
a) Pase a oficial
¿Qué es la clasificación?
Es el proceso mediante el cual se pueden añadir o modificar los atributos de un documento una vez que ha sido registrado.
a) Es el proceso mediante el cual se puede modificar cosas de un documento una vez que ha sido registrado.
a) Es el proceso mediante el cual se pueden calcular los atributos de un documento sin ser registrado.
a) Es un estado del oficio.
Se consideran antecedentes de un oficio los documentos que asociados al mismo se utilizan para informar del contexto que precede al oficio.
Verdadero
Falso
¿Cuáles son los estados por los que pasa el oficio en la salida?
a) Borrador, pendiente de validar, pendiente de firma, firmar y enviar.
a) Pendiente de validar, firmar, enviar, pendiente de firma, borrador.
a) Firmar, enviar, pendiente de firma, pendiente de validar.
a) Enviar, pendiente de firma, registrado, pendiente de validar.
Para la distribución de entrada…
a) Se puede utilizar un buscador básico o avanzado.
a) Solo se puede utilizar un buscador básico.
a) Solo se puede utilizar un buscador avanzado.
a) Ninguna es correcta.
Desde el buscador básico y avanzado se puede indicar la visibilidad del documento a…
Solo destinos
Solo responsables
Toda la célula
Todas son correctas
Si se ha seleccionado a un usuario, la opción de visibilidad “sólo responsables” da la opción de:
a) Enviar el documento a bandeja de recibidos.
a) Enviar el documento a la bandeja de enviados.
a) Enviar el documento a borrador.
a) Firmar el documento.
Podemos definir el concepto de distribución como:
a) La forma en que sale cualquier documentación de un ámbito registral
a) La forma en la que se hace llegar un documento a su destino.
a) La forma en que la documentación oficial circula dentro de un ámbito registral.
a) La forma en que entra cualquier documentación de un ámbito registral
Los oficios de entrada:
A) Pueden ser modificados o eliminados sin problemas
B) No pueden ser modificados
C) No pueden ser eliminados
Las respuestas B y C son correctas
Desde el portafirmas entradas, la autoridad y su OAM, pueden:
Ver y visualizar los anexos
Poner un comentario
Categorizar
Todas son correctas
En relación al portafirmas de entrada, marca aquella acción que la autoridad no puede realizar:
Marcar leído/no leído
a) Exportar oficios y anexos
a) Dar el visto bueno al documento
Firmar el documento directamente
Distribución de entrada, si el icono del sobre es del color blanco:
A) El oficio de entrada manual no ha sido digitalizado
B) Haciendo doble click se tendrá acceso únicamente a los metadatos del registro
A) y B) son ciertas
El oficio ha sido digitalizado
La distribución de un oficio de entrada se realiza desde:
a) El botón distribuir
a) Las bandejas personal-recibido
a) La bandeja celular marcando primero el oficio y luego el botón distribuir
Todas son correctas
¿Cuándo hay que hacer un buen uso de la opción visible?
En cualquier caso
Nunca
a) Si el oficio/anexo contiene datos personales
a) Si el oficio lo escribe una autoridad
¿De qué informa el apartado categorizar?
A) De la urgencia del asunto
B) Sobre el asunto del documento a tratar
A y B son correctas
D) De la urgencia del anexo
¿Cuál de las siguientes opciones de remisión oficial están localizadas en el botón remitir?
Remitir
Remitir desde plantilla
Todas son correctas
Pase a oficial
El GEISER es:
a) Solución integral de registro e/s para cualquier organismo publico
a) Toda persona física que preste sus servicios al MINISDEF
a) Herramienta de uso oficial del MINISDEF
a) Son las entidades en la que se estructura el ámbito registral
De qué manera se puede remitir oficialmente desde plantilla
a) Se puede remitir con cualquier plantilla que encontremos por internet
a) Se puede remitir con una plantilla del minisdef no autorizada
a) Se puede remitir oficialmente desde una plantilla previamente construida para ello
a) No se puede remitir de ninguna manera
Tras la modificación de la distribución, la autoridad debe pulsar el botón _____, para informar a su OAM y proceder al envío.
Ningún botón
Cualquier botón
Visto
OK
¿Qué elementos intervienen en geiser?
a) GEISER y SIMENDEF
a) GEISER, SIMENDEF y pasarela SIMENDEF-GEISER
a) SIMENDEF y pasarela SIMENDEF-GEISER
a) SIPERDEF y GEISER
¿Quién canaliza la entrada procedente de geiser?
SIMENDEF
GEISER
Pasarela SIMENDEF-GEISER
Todas son correctas
Formas de contestar oficialmente a lo que se propone en un asunto, señale la correcta:
a) Elaborando un nuevo oficio.
a) Desde una plantilla confeccionada como modelo de respuesta a un determinado asunto.
a) Pulsando el botón responder
a) Todas son correctas
¿Cuáles son los campos que genera el sistema de manera automática cuando respondemos a un asunto?
Asunto
Destinatario
S/REF
Todas son correctas
¿A través de donde envía SIMENDEF los escritos con destino externo?
a) De GEISER.
a) De ORVE
a) De REC
a) No se pueden enviar escritos con destino externo
Particularidades de los escritos geiser, ¿cuál es la correcta?
a) Solo se permite un destinatario y/o interesado
a) Máximo 4 anexos digitales
a) El tamaño del total de los anexos no puede superar los 15 mb
a) Todas son correctas
¿Cuáles son las opciones de remisión oficial?
Remitir
Remitir desde plantilla
Pase a oficial
Todas son correctas
Los anexos físicos podrán enviarse a través de:
a) Correo postal certificado
a) Fax y burofax
a) En mano
a) Todas son correctas
El pase a oficial
A) Puede ir con firma de una autoridad
B) Puede ir sin firma de una autoridad
C) No va firmado
A y B son correctas
¿Cuántos anexos físicos se pueden adjuntar a un escrito-geiser?
a) Cuatro, siempre que se envíen por correo postal certificado.
a) Cuatro, en cualquier caso.
Uno
a) No hay límite de anexos físicos a adjuntar.
¿Cuál de estos enunciados es cierto?
a) No se puede realizar el seguimiento de las respuestas realizadas.
B) Se puede realizar seguimiento de respuestas realizadas
C) Se puede realizar seguimiento de las remisiones realizadas
Las respuestas B y C son correctas
En los destinatarios geiser, el interesado podrá ser:
Persona física
Persona jurídica
Ambas son correctas
Ninguna de las anteriores es correcta
Fecha límite en el seguimiento de asunto indica:
a) Fecha máxima para la gestión de un asunto fijada por el creador original del mismo.
Fecha tope de finalización de una tarea
Fecha en la que el documento se envía
Ninguna de las anteriores es correcta
Los estados de la gestión en el seguimiento de asunto pueden ser
A) Abierto y cerrado
B) Bloqueado
C) En progreso
A y C son correctas
Los semáforos de fecha límite
Informan del estado del documento
a) Reciben el mensaje automáticamente.
a) Informan de la clasificación del documento.
Informan de la acción del documento
Para el control y seguimiento de los asuntos, además de los campos ya descritos, se han creado unas vistas específicas, que facilitarán el trabajo a todos los implicados en la gestión de los mismos:
a) Además del envío de mensaje de aviso al correo personal del responsable asignado
a) Además del envío del mensaje de aviso al correo corporativo del responsable asignado
a) Además del envío de un escrito al correo personal del responsable asignado
a) Además del envío de un escrito al correo corporativo del responsable asignado
1. Una forma de conocer el estado en que se encuentran la gestión de un asunto o documento son las vistas de:
a) Consulta- reg. entrada y salida.
a) Clasificación- seguimiento responsable
a) Clasificación- seguimiento – estado
Todas son correctas
Desde clasificación- seguimiento- agenda, se muestra los documentos a los que se les ha incluido una fecha límite. Se puede mostrar en la agenda por:
A) Día
B) Semana
A y B son correctas
D) Año
La bandeja de seguimiento responsable se caracteriza por:
a) Presentar los documentos categorizados por el estado abierto/en progreso
a) Presentar los documentos categorizados por los estados abierto/en progreso y a su vez entradas/salidas
a) Presentar los documentos categorizados por el estado entradas/salidas
a) Presentar los documentos categorizado por el estado de cerrado/en progreso
Se denomina gestión de tareas a las distribuciones internas de la entrada que llevan asociadas un motivo distinto al de información (acción, coordinación, etc.) y una fecha tope, o máxima, para la realización de la acción solicitada.
Verdadero
Falso
La distribución de entrada, con una tarea asociada, puede realizarse a células (la tarea se asigna al responsable de la célula) o a personas, indicando:
El destinatario de la tarea
El motivo y la fecha tope
Un comentario
Todas las opciones son correctas
¿Qué acciones se pueden realizar sobre las tareas?
A) Comprobar el estado de la tarea
B) Modificar el estado de la tarea
C) Modificar las fechas asociadas pero no podemos incluir un comentario
A y B son correctas
Responsable de la tarea: es la persona que asigna, ordena, etc., a otro usuario, o a una célula, una tarea durante la distribución interna (es el remitente de la misma):
Verdadero
Falso
Como preparación del oficio, previa a su firma por la autoridad, simendef incorpora la posibilidad de firmar uno o varios anexos a la vez, siempre y cuando se cumpla:
Estos se encuentren en formato pdf
Se hayan generando previamente el/los campo/s de firma
La tarjeta temd del firmante esté el lector
Todas son correctas
¿Qué tipo de criterios de clasificación existe dentro del procedimiento interno de SIMENDEF?
Por tema
Pro expediente
Por ubicación
Todas son correctas
¿Qué significa "visibilidad tema"?
Se encuentra en la bandeja de herramientas, y sirve para especificar el nombre de las células que lo vayan a utilizar dentro del ámbito registral.
a) Se encuentra en la bandeja de destinatario, y sirve para especificar que usuario puede firmarlo.
a) Se encuentra en SIMENDEF y sirve para que el tema sea visible.
a) Se encuentra en los anexos y sirve para que el OAM pueda firmarlo.
Qué definición sobre expediente es la correcta:
A) Conjunto de documentos, reunidos y ordenados, que dan cuenta del proceso seguido por un asunto determinado, en algunos casos de tipo legal o económico
B) Sistema de catalogación de ámbito local relacionado con los asuntos de los escritos
C) Conjunto de las gestiones que se llevan a cabo sobre un asunto, una persona, la relación de ambos, etc... y de los documentos a que ello da lugar
A y C son correctas
Para que se cargue un expediente en un oficio, ¿qué hay que hacer?
Hay que darle al botón "enviar"
Hay que darle al botón "revisar"
Hay que darle al botón "actualizar"
Hay que darle al botón "recibir"
Tras su registro, los documentos oficiales pueden ser catalogados, (o modificada su catalogación) tras su registro:
Por expediente
Por tema
Por localización
Todas son correctas
Para incluir un documento de apoyo en un expediente hay que clasificarlo por este criterio como si se tratara de:
a) Un oficio o de una entrada/salida manual.
a) Un certificado o de una entrada/salida manual.
a) Un parte por escrito o de una entrada/salida manual.
a) Un parte o de una entrada/salida manual.
Los documentos de apoyo se almacenan en el fondo documental (doumentum) pero no pasan al histórico, de manera que al abrir un expediente el sistema solo cargará los que haya en el ámbito y hayan sido clasificados por este criterio, hasta que alguien decida:
a) Borrarlo de su bandeja de documentación de apoyo.
a) Borrarlo de su bandeja de entrada.
a) Borrarlo de su bandeja de borradores.
a) Borrarlo de su bandeja de enviados.
Las ubicaciones / localizaciones son:
a) Códigos o descripciones que ayudan a identificar los lugares en los que se archivan los documentos u objetos que deben conservarse en soportes físicos. coincide con el archivo físico del papel de una oficina.
Pañoles o destinos de una embarcación
a) Códigos o descripciones que no ayudan a identificar los lugares en los que se archivan los documentos u objetos que deben conservarse en soportes físicos. coincide con el archivo físico del papel de una oficina.
Los rótulos de una embarcación
En SIMENDEF las búsquedas de mensajería permiten:
A) En SIMENDEF todo oficio (sin sus anexos) una vez registrados son almacenados en el Gestor Documental de SIMENDEF, el cual garantiza la custodia de la Información.
B) En SIMENDEF todo oficio (y sus anexos) una vez registrados son almacenados en el Gestor Documental de SIMENDEF, el cual garantiza la custodia de la información.
C) Los criterios de búsqueda pueden ser guardados y ejecutadas cuando se necesiten
Las respuestas B y C son correctas
Se pueden realizar nuevas búsquedas utilizando criterios simples o avanzados que implican el uso de condicionantes.
Verdadero
Falso
La información contenida en los anexos no se almacena junto con los oficios, se almacena en una base de datos documental
Verdadero
Falso
