Isinasaad dito ang pakay o layunin ng pulong.

Kapag napagtibay, ito ay nagsisilbing opisyal o legal na dokumento.

Makikita sa dokumentong ito ang mga paksang tatalakayin sa isang pulong.

Nagbibigay ito ng impormasyon sa gaganaping pulong.

Nagiging daan ito upang manatiling nakapokus sa inihandang paksa ang mga tatalakayin sa pulong.

Nagsisilbi itong talaan ng mga paksang tatalakayin sa pulong mula sa pinakamahalaga hanggang sa simpleng usapin.

Nagtatakda ito ng mga paksang tatalakayin sa pulong.

Pangunahing layunin ng dokumentong ito na pakilusin ang mga tao o miyembro sa isang iyak na layunin.

Tinatawag din itong opisyal na tala ng pulong.

Dapat tandaan sa sulating ito na talakayin muna sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahalagang paksa.

Isang paalala na sa dokumentong ito, bago ang pulong pagpasyahan na kung anong pagtatala ang gagamitin.

Hindi ito isang liham. Ito ay isang maikling dokumento na nagbibigay ng direktiba na kailangang isakatuparan tulad ng pagdalo sa pulong.

Isa itong paalala na dapat manatili sa ibinigay na iskedyul ng pulong, subalit maaaring maging flexible kung kinakailangan.

Buoin agad ito pagkatapos na pagkatapos ng pulong habang sariwa pa sa isip ang naganap sa pulong..