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WorksheetsGDJE - UD 7 - ARCHIVO Y LOPD GDD - I
Total questions: 17
Worksheet time: 6mins
En cuanto al archivo....
Los datos y la información para recuperarlos de vez en cuando
conjunto ordenado de documentos de una organización para la destrucción de los mimos
conjunto ordenado de documentos de una organización en el ejercicio de sus funciones o actividades
Es el armario donde se encuentran almacenados los documentos
La utilidad del archivo esta relacionado con...
Eficacia
Rapidez de búsqueda
Competencia
Organizacion
Para clasificar como util un documento, Las respuestas deben ser afirmativas ante las estas preguntas clave, como por ejemplo...(respuesta multiple)
Sus datos son importantes para la empresa?
No esta relacionado con mi entorno profesional?
Necesito esa informacion?
Necesito ese documento?
Las funciones del archivo son:
Almacenar, conservar, destruir
Almacenar, recuperacion rápida de la informacion y conservar
Conservar, recuperación rápida de la información
Permitir la informacion, conservar y almacenar
Un sistema de archivo eficaz implica...
Un índice en el que aparezca su resumen
Unas instalaciones limpias para su destrucción
Un sistema de ordenación adecuado a las necesidades de la organización
Ninguna es correcta
Tipos de archivos segun la frecuencia de su uso son:
Archivos activos, semiactivos y pasivos
Archivos grandes, medianos y pequeños
Archivos nuevos, seminuevos y viejos
Archivos prioritarios, baja frecuencia y antigua frecuencia
Un archivo centralizado, según su custodia y autonomia...
Cada departamento gestionara y guardara los documentos que genere
Se potencia la independencia de los departamentos
La documentacion se encuentra repartida por los distintos departamentos que la generan
Ninguan es correcta
Los sistemas más frecuentes usados en el entorno empresarial para ordenar la documentación son:
Alfabérico
Numismático
Geografico
Antológico
La ordenacion numerica de un archivo consiste:
Se archivan los documentos con un numero asincrónico a cada uno de ellos
En archivar los documentos asignando un número correlativo a cada uno de ellos
Todas son correctas
Todas son falsas
La ordenación alfanumérica es:
Archivar documentos combinando números y simbolos
Sistema es inútil en aquellas empresas en las que la información y la documentación que se maneja combina cifras y letras
Archivar documentos combinando letras y números
Puede ser ineficaz y poco intuitivo
El procedimiento del archivo es:
1 Revisar los documentos
2 Clasificar
3 Archivar los documentos ordenados
4 Ordenar los documentos utiles
1 Clasificar
2 Revisar los documentos
3 Archivar los documentos ordenados
4 Ordenar los documentos utiles
1 Revisar los documentos
2 Archivar los documentos ordenados
3 Ordenar los documentos utiles
4 Clasificar
1 Revisar los documentos
2 Clasificar
3 Ordenar los documentos utiles
4 Archivar los documentos ordenados
Consejos para una buena labor de archivo: (respuesta multiple)
Intentaremos acumular todos los temas que se puedan en una misma carpeta.
Deberemos saber cuánto tiempo se han de conservar determinados documentos
Lo mejor y más útil será colocar la documentación más reciente al principio del conjunto de documentos. El último documento recibido será el primer documento visible.
El mejor consejo es no seguir ningún consejo
Sistemas para mantener la información archivada son:
Archivo manual y mecánico
Archivo convencional e informatico
Archivo manual e informativo
Archivo Convencional y manual
Funciones que otorga la LOPD GDD para la conservacion, actualizacion y seguridad del archivo:
Decidir y aplicar las normas de uso y clasificación
Que haya una persona encargada de él
Saber dónde se encuentran los documentos y cómo funciona el sistema de archivo.
Todas son correctas
Cuantos años debe de mantenerse guardados los archivos de temas contables y mercantiles:
4 años
10 años
5 años
6 años
En cuanto a la seguridad del archivo...
Una medida es saber como se ha accedido al archivo
Lo importante es guardarlo bien
Fundamental saber quien, cuando, donde y para qué se ha hecho uso
Importa el para qué se ha hecho uso no quien lo usa
La ley 26/2007 de Responsabildiad medioambiental indica algunas acciones a llevar pro las empresas en esta materia como son:
Alertar de ninguna manera de posibles daños ocasionados al entorno natural
Restituir el daño ocasionado a la naturaleza
Desarrollar y elaborar medidas preventivas, evitativas y reparadoras de daños empresariales.
Obligatoriedad de hacer Planes de responsabilidad Social Corporativa
