Cuando los nombres e instituciones se escriben con iniciales es recomendable archivar los nombres completos

Cuando los nombres contienen números estos no se deben archivar con letras y constituyen una unidad de archivo

Es asegurarse que un documento este listo para ser archivado

Es determinar con que nombre se va a archivar el documento

Es la operación propiamente de archivar los documentos en la carpeta

Se transfieren los papeles al terminar de ser útiles . Es aplicable aquellas empresas como oficinas de abogados, aseguradoras, préstamos bancarios, etc.

Se transfieren los documentos cada cierto tiempo , que pueden ser un año, seis meses, dos años, año y medio.

Se fijan dos periodos en que los documentos permanecen en el archivo uno máximo y otro mínimo. Cuando se ha llegado el período máximo se transfieren los documentos que llevan fecha.

En la actualidad una de las cosas que más falta es una empresa es el espacio. Esto es lo que nos obliga a no guardar papeles que consideramos que no vamos a necesitar más.

Según la imagen el problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado y donde se mueve o sale del archivo a menudo y se extravían con frecuencia los documentos. Por eso este sistema es muy importante .

Es un tipo de tarjetero utilizado como registro. Este puede ser un inventario de mercaderías, una tarjeta de personal, una tarjeta de control de gastos.

Es un útil hacerlo, es un auxiliar para el archivo geográfico aunque no es indispensable, Sirve en aquellos casos en que no sabemos a que lugar pertenece una persona. Cada tarjeta lleva el nombre de la persona y el lugar al que pertenece.

Los documentos se archivan por medio de números. Necesita un tarjetero alfabético de archivo a cada uno.

Este sistema fue presentado por la casa Remintong Rand consta del juego de guías alfabéticas que cubre el alfabeto completo. Ea un sistema de doble función pues tiene agregado el uso del color.

También llamado marcar se señala con color el nombre determinado. Cuando se nos presentan dos posibilidades se archiva por una y se señala con una "x".

Consiste en separar los papales que se van archivar de acuerdo a la primera letra del alfabeto

Sirven de base para todos los sistemas. Entran en un archivo y sirven de enlace con el exterior.

Existen muchas clases de computadores . Los ha destinados a un solo propósito llamados computadores dedicados a como los que controlan plantas, teléfonos, calculadoras máquinas, de escribir electrónicas .

Consiste e una pieza de cartón tamaño carta y oficio preferentemente de color, de material resistente.

Son aquellas que llevan las pestañas en la primera posición. Sirve para indicar divisiones mayores.

Pueden ponerse y quitarse; como placas de metal, franjas de plástico entre sus ventajas es que son fáciles de colocar.

En muchas oficinas se lleva un registro de los recortes de periódicos y revistas que atañen a la empresa, o a las actividades de la misma.

Son archivos permanentes debido a que sus documentos son de tipo histórico, políticos, cultural, legal, científico.

Anotación que se hace bajo otros nombres o asuntos por lo que puede ser solicitado un documento.

Identifique la pieza documental

¿Cuál es el principal uso del tarjetero alfabético?

¿Cuáles es son los Términos Técnicos del Archivo?