WorksheetsREVISÃO - Organização e Controle de Documentos
Total questions: 138
Worksheet time: 2hrs 25mins
Qual a principal função do arquivo em uma organização?
Emitir relatórios
Armazenar documentos de forma organizada
Contratar funcionários
Elaborar planejamentos estratégicos
O que é um protocolo de documentos?
O registro de entrada e saída de documentos
A criação de novos documentos
A destruição de documentos antigos
A digitalização de arquivos
Qual técnica é usada para arquivar documentos de acordo com a ordem cronológica?
Método alfabético
Método geográfico
Método numérico
Método por assunto
Um dos princípios da organização de documentos é a facilidade de acesso. Qual técnica auxilia nesse processo?
Arquivar todos os documentos em um só local
Usar códigos de cor para categorizar documentos
Criar novos documentos constantemente
Deixar documentos soltos em pastas
O que significa o termo "arquivamento corrente"?
É o armazenamento de documentos que são frequentemente utilizados.
É o processo de digitalização de documentos antigos.
É a eliminação de documentos desnecessários.
É a criação de cópias de segurança de documentos.
Qual o principal objetivo da gestão documental?
Proteger documentos contra fraudes
Organizar documentos para fácil acesso e controle
Manter documentos guardados por tempo indeterminado
Evitar a perda de informações digitais
O que é um arquivo "inativo"?
Documentos utilizados diariamente
Documentos antigos que ainda podem ser consultados
Documentos sigilosos
Documentos que devem ser destruídos
A digitalização de documentos serve para:
Criar novos documentos
Eliminar a necessidade de organização
Transformar documentos físicos em formato digital
Excluir documentos antigos
O que é um "arquivo morto"?
Documentos sigilosos
Documentos que ainda estão sendo utilizados
Enviar documentos para o arquivo morto
Recolher documentos sigilosos
Qual é o método mais comum de classificação de documentos em empresas?
Geográfico
Alfabético
Por cores
Numérico
A principal vantagem da digitalização de documentos é:
Reduzir o espaço físico de armazenamento
Facilitar o descarte de documentos
Aumentar a quantidade de documentos
Evitar a criação de novos documentos
Quando um documento é considerado inativo?
Quando ele perde seu valor legal
Quando ele ainda está em uso constante
Quando ele foi digitalizado
Quando ele foi arquivado incorretamente
Qual o principal objetivo do controle de entrada e saída de documentos?
Aumentar o volume de arquivos
Facilitar o acesso e garantir a rastreabilidade
Reduzir a quantidade de documentos
Controlar o tempo de permanência dos documentos
A técnica de arquivamento por assunto organiza documentos:
Por ordem de chegada
Por temas ou categorias
Em ordem numérica
Por localização geográfica
O que é um arquivo permanente?
Documentos guardados por um curto período de tempo
Documentos que possuem valor histórico ou legal
Documentos que podem ser destruídos
Documentos que nunca serão consultados
O termo "indexação" refere-se a:
Destruir documentos antigos
Criar um índice para localizar documentos
Realocar documentos de um setor para outro
Armazenar documentos em pastas
Qual o prazo mínimo para arquivar documentos fiscais em empresas?
1 ano
5 anos
10 anos
20 anos
O que é um documento sigiloso?
Um documento acessível a todos
Um documento restrito a pessoas autorizadas
A eliminação de documentos em empresas deve ser feita:
Sem critérios
Apenas para documentos sem valor legal ou fiscal
Em ordem alfabética
Mensalmente, sem exceções
Em que momento os documentos devem ser protocolados?
Apenas na sua saída
No momento da entrada e saída
Somente após 30 dias de uso
Ao final de cada ano
O controle de documentos eletrônicos deve seguir as mesmas regras de:
Documentos físicos
Documentos irrelevantes
Documentos sigilosos
Documentos já eliminados
Documentos fiscais devem ser arquivados por quanto tempo?
5 anos
10 anos
15 anos
Indefinidamente
Uma das vantagens da digitalização de documentos é:
Descartar imediatamente os documentos físicos
Facilitar a consulta e o compartilhamento de informações
Aumentar o número de documentos desnecessários
Tornar os documentos públicos automaticamente
Qual é a principal característica de um documento ativo?
Documento consultado frequentemente
Documento que foi descartado
Documento sem valor legal
Documento irrelevante
A técnica de arquivamento que utiliza a sequência de números para organizar documentos é conhecida como:
Alfabética
Numérica
Geográfica
Por assunto
Qual é a melhor forma de garantir a segurança de documentos digitais?
Imprimir todas as cópias
Fazer backup regularmente
Guardar os documentos em pastas físicas
Nunca acessá-los online
O que significa a "data de validade" de um documento?
A data após a qual o documento não é mais válido.
A data em que o documento foi emitido.
A data em que o documento foi assinado.
A data em que o documento deve ser renovado.
Qual é a principal vantagem de utilizar o controle de documentos digitalizado?
Maior acessibilidade e compartilhamento de informações
Redução da segurança documental
Facilitar o descarte de documentos
Não precisar mais arquivar documentos físicos
Como os documentos de "alto valor" devem ser tratados?
Devem ser arquivados por ordem cronológica
Devem ser mantidos em local seguro e de acesso restrito
Devem ser eliminados após um curto período
Devem ser arquivados junto com documentos de menor valor
O termo "backup" está relacionado com:
A criação de novos documentos
A cópia de segurança de documentos digitais
O descarte de documentos desnecessários
A organização de documentos físicos
Fonte: Concurso TRT 8ª Região (2015) Sobre a função do arquivo, é correto afirmar que:
Sua principal função é a conservação de documentos sem utilidade.
Ele armazena documentos importantes para a organização.
Ele é responsável apenas pelo descarte de documentos.
Sua função é criar novos documentos.
A guarda de documentos fiscais por empresas é obrigatória por:
2 anos
3 anos
5 anos
10 anos
O método mais comum para arquivamento de documentos em ordem de prioridade é:
Geográfico
Numérico
Cronológico
Alfabético
O protocolo de entrada e saída de documentos tem como objetivo:
Facilitar a localização de documentos físicos
Registrar a movimentação de documentos na organização
Controlar o descarte de documentos antigos
Registrar a criação de novos documentos
A técnica de arquivamento por assunto classifica documentos de acordo com:
A cor do documento
A categoria ou tema do documento
A localização do documento
A data de criação do documento
O que é um arquivo corrente?
Um arquivo que está em uso constante
Um arquivo que foi arquivado permanentemente
Um arquivo que está em processo de eliminação
Um arquivo que nunca foi utilizado
Documentos que estão em constante uso
Documentos que estão em constante uso
Documentos antigos que não têm mais valor
Documentos classificados como sigilosos
Documentos que foram digitalizados recentemente
Fonte: Concurso CEF (2014) Sobre a eliminação de documentos, é correto afirmar que:
Todos os documentos devem ser eliminados após 5 anos.
Documentos sem valor legal ou fiscal podem ser eliminados conforme a política da empresa.
Somente documentos digitalizados podem ser eliminados.
Documentos com valor histórico devem ser eliminados após 20 anos.
Fonte: Concurso ANS (2013) Qual das opções abaixo representa um método de arquivamento cronológico?
Arquivamento por data de criação dos documentos
Arquivamento por nome do cliente
Arquivamento por assunto
Arquivamento por localização geográfica
Fonte: Concurso TJ-SP (2016) O que é um "protocolo" no contexto de controle de documentos?
Um relatório de auditoria
Um registro de entrada e saída de documentos
Um método de classificação de arquivos
Um documento assinado digitalmente
Fonte: Concurso BNDES (2015) Documentos sigilosos são aqueles que:
Podem ser acessados por qualquer colaborador
Devem ser mantidos em local seguro
Podem ser divulgados sem autorização
São de acesso restrito a pessoas autorizadas
Têm acesso restrito a pessoas autorizadas, estão disponíveis para consulta pública, ou foram digitalizados recentemente?
Têm acesso restrito a pessoas autorizadas
Estão disponíveis para consulta pública
Foram digitalizados recentemente
O arquivamento por ordem alfabética é mais adequado para:
Documentos legais
Documentos fiscais
Arquivos de clientes ou fornecedores
Arquivos temporários
A digitalização de documentos tem como principal vantagem:
A destruição dos documentos físicos
A redução de espaço físico e maior acessibilidade
A duplicação de documentos em papel
A eliminação da necessidade de organização
Quando um documento se torna inativo, significa que ele:
Ainda está sendo consultado regularmente
Pode ser eliminado imediatamente
Foi arquivado porque não é mais usado com frequência
Está no processo de digitalização
O arquivamento geográfico é utilizado quando os documentos são classificados:
Por localização ou origem
Por assunto
Por localização ou origem
Por número de protocolo
Fonte: Concurso TRE (2015) Documentos fiscais devem ser mantidos arquivados por um período mínimo de:
2 anos
5 anos
10 anos
20 anos
Fonte: Concurso TCU (2016) O que é indexação de documentos?
A eliminação de documentos antigos
A criação de um índice para facilitar a consulta aos documentos
A digitalização de documentos físicos
A reclassificação de documentos antigos
Fonte: Concurso EBSERH (2015) Documentos de valor histórico ou legal devem ser:
Eliminados após 10 anos
Armazenados permanentemente
Digitalizados e destruídos
Mantidos por 5 anos
Fonte: Concurso CEF (2014) Qual dos seguintes métodos de arquivamento é mais usado para documentos de clientes?
Arquivamento numérico
Arquivamento geográfico
Arquivamento alfabético
Fonte: Concurso Correios (2016) O prazo mínimo de guarda de um documento contábil é:
5 anos
10 anos
15 anos
20 anos
Fonte: Concurso TRT 5ª Região (2017) Qual das opções abaixo é considerada uma boa prática para o arquivamento de documentos eletrônicos?
Guardar em pastas físicas
Manter backup em diferentes locais
Armazenar em um único servidor
Não realizar backup regularmente
Fonte: Concurso Petrobras (2016) O controle de documentos tem como objetivo:
Eliminar documentos desnecessários
Acompanhar a criação, uso e descarte de documentos
Facilitar a consulta pública
Criar novos documentos
Fonte: Concurso INSS (2017) O método de arquivamento numérico é mais indicado quando:
Os documentos precisam ser classificados por ordem alfabética
Os documentos têm sequência de números como critério principal
Os documentos estão relacionados a locais geográficos
Os documentos são de assuntos distintos
Fonte: Concurso TRE-MT (2016) O que deve ser feito antes de eliminar documentos físicos que foram digitalizados?
Registrar o descarte no sistema da empresa
Destruir imediatamente após a digitalização
Obter aprovação da gerência
Confirmar que a versão digital está devidamente armazenada e segura
Fonte: Concurso TJ-SP (2015) A organização de arquivos correntes deve seguir qual critério principal?
Facilitar o acesso rápido e constante
Eliminar documentos antigos
Evitar o uso de documentos digitalizados
Arquivar documentos irrelevantes
Fonte: Concurso BB (2018) A Lei de Acesso à Informação (LAI) impacta o controle de documentos de que maneira?
Exige que todos os documentos sejam públicos
Define que os documentos sigilosos tenham prazos de restrição específicos
Permite a eliminação imediata de documentos públicos
Elimina a necessidade de arquivamento de documentos fiscais
Uma empresa de médio porte decide implementar uma política de gestão documental para melhorar o controle de seus arquivos físicos e digitais. A organização tem enfrentado problemas com documentos extraviados e informações desatualizadas. Qual das seguintes ações seria mais adequada para melhorar o controle e a organização dos documentos nessa empresa?
Destruir todos os documentos antigos e começar um novo arquivo
Implementar um sistema de protocolo para registrar a entrada e saída de documentos
Manter os documentos sem organização em pastas físicas
Digitalizar apenas os documentos fiscais e arquivar o restante manualmente
Durante uma auditoria, a equipe de controle percebeu que a maioria dos documentos importantes da empresa estavam sem datas de criação e sem organização, dificultando a localização de informações relevantes. Qual é a melhor técnica a ser aplicada para garantir que todos os documentos possuam datas e possam ser localizados rapidamente no futuro?
Adotar um sistema de indexação baseado em ordem cronológica
Eliminar todos os documentos sem data
Criar um arquivo por ordem geográfica
Classificar os documentos por tamanho
Um escritório de advocacia lida diariamente com uma grande quantidade de documentos confidenciais. A gerência está preocupada com a segurança das informações e quer evitar que documentos sejam acessados indevidamente. Qual é a medida mais apropriada para garantir a segurança de documentos sigilosos?
Deixar os documentos em pastas de fácil acesso para toda a equipe
Armazenar documentos sigilosos em um local de acesso restrito e protegido por senha
Fazer cópias de todos os documentos e distribuí-las entre os funcionários
Destruir todos os documentos sigilosos após o uso
Uma empresa internacional está implementando um novo sistema de gestão de documentos, que envolve a digitalização de arquivos. A equipe está preocupada com a integridade e a preservação desses documentos ao longo do tempo. Qual procedimento deve ser seguido para garantir a integridade e a preservação dos documentos digitais a longo prazo?
Manter os documentos em um único servidor sem backup
Criar múltiplos backups dos documentos e atualizá-los regularmente
Fazer cópias impressas de todos os documentos digitais
Deixar os documentos digitais sem proteção contra alterações
Frequentemente, enquanto outros não são acessados há anos. Como esses documentos devem ser classificados para otimizar a gestão do arquivo?
Todos os documentos devem ser mantidos em um único local
Documentos de uso frequente devem ser arquivados em arquivos correntes, e os documentos raramente acessados em arquivos inativos
Todos os documentos devem ser digitalizados e os físicos eliminados
Os documentos menos consultados devem ser descartados
Uma organização está implementando um novo software de gestão documental que permite a localização rápida de documentos através de palavras-chave. No entanto, muitos dos documentos anteriores não possuem descritores que facilitem a busca. Qual técnica deve ser utilizada para garantir que os documentos sejam facilmente localizados?
Eliminar todos os documentos anteriores
Indexar os documentos antigos utilizando palavras-chave relevantes
Classificar os documentos por tamanho e cor
Manter os documentos antigos sem qualquer classificação
Um setor financeiro de uma empresa está com dificuldades para gerenciar documentos fiscais, resultando em atrasos no envio de relatórios e no pagamento de impostos. Qual seria a estratégia mais eficaz para organizar esses documentos e garantir o cumprimento dos prazos fiscais?
Armazenar todos os documentos fiscais sem categorização específica
Classificar os documentos fiscais por ordem cronológica e utilizar um sistema de alerta para os prazos
Guardar todos os documentos fiscais em pastas de cores diferentes
Digitalizar os documentos fiscais e destruir os arquivos físicos
Em uma empresa de tecnologia, a equipe de TI deve gerenciar grandes volumes de dados e documentos digitais, muitos dos quais são confidenciais. O gerente de TI está preocupado com o risco de perda de dados. Qual medida deve ser adotada para garantir a segurança e a preservação desses documentos digitais?
Uma empresa precisa fazer backup de seus documentos importantes. Qual é a melhor prática para garantir a segurança dos dados?
Apenas proteger os documentos com senhas, sem realizar backups
Armazenar os documentos em servidores locais sem backup
Fazer backup apenas de documentos antigos
Fazer backup regularmente e armazenar em locais seguros
Uma empresa precisou eliminar uma quantidade significativa de documentos obsoletos para liberar espaço em seus arquivos. No entanto, alguns funcionários questionaram quais documentos poderiam ser destruídos. Qual critério deve ser utilizado para a eliminação de documentos?
Destruir todos os documentos com mais de um ano
Eliminar apenas documentos que já cumpriram seu prazo legal e não possuem valor histórico ou fiscal
Destruir documentos sem qualquer análise prévia
Eliminar apenas documentos que não foram consultados nos últimos seis meses
Durante uma análise de documentos antigos, uma empresa descobriu que muitos arquivos importantes estavam sendo mantidos no arquivo morto, embora fossem consultados regularmente. O que a empresa deve fazer para resolver essa situação?
Manter todos os documentos no arquivo morto
Transferir os documentos frequentemente consultados para o arquivo corrente
Eliminar os documentos antigos para liberar espaço
Digitalizar os documentos e manter o arquivo físico no arquivo morto
Uma equipe administrativa está reorganizando o arquivo de uma empresa e se depara com diferentes tipos de documentos: contratos, faturas, e-mails e memorandos internos. Cada tipo de documento requer um tratamento diferente. Qual seria a melhor forma de classificar esses documentos?
Guardar todos os documentos em um único arquivo sem distinção
Classificar os documentos por tipo e organizar em categorias distintas
Eliminar os documentos de menor importância
Manter todos os documentos misturados no mesmo arquivo
Uma empresa decidiu digitalizar todos os seus documentos fiscais para facilitar o acesso e a consulta. No entanto, após a digitalização, surgiram dúvidas sobre o que fazer com os documentos físicos originais. Qual deve ser o procedimento após a digitalização dos documentos fiscais?
Destruir todos os documentos físicos imediatamente
Manter os documentos físicos arquivados até que seu prazo legal de guarda seja cumprido
Enviar os documentos físicos para o arquivo morto e ignorar a versão digital
Deixar os documentos físicos em uma sala de fácil acesso para todos
Um setor de atendimento ao cliente lida com muitos formulários preenchidos por clientes diariamente. A equipe está encontrando dificuldade para organizar e armazenar esses documentos, já que são de grande volume. Qual seria a melhor solução para organizar esses formulários de maneira eficiente?
Digitalizar os formulários e criar uma base de dados que permita buscas por cliente ou data
Manter os formulários em pastas físicas, organizados por cor
Eliminar os formulários após o preenchimento
Deixar os formulários empilhados sem categorização
Um escritório de contabilidade lida com uma grande quantidade de documentos fiscais e financeiros que precisam ser armazenados por um longo período devido a obrigações legais. O espaço físico para armazenamento é limitado. Qual seria a melhor estratégia para gerenciar esses documentos sem comprometer o espaço físico da empresa?
Digitalizar os documentos e manter cópias físicas apenas dos mais importantes
Destruir todos os documentos após 5 anos, independentemente de sua relevância
Enviar todos os documentos físicos para um arquivo morto e não realizar digitalização
Guardar os documentos em arquivos cronológicos e eliminar as cópias digitais
Uma empresa precisa reorganizar seu arquivo ativo, mas muitos dos documentos foram mal classificados ao longo dos anos. Isso tem gerado dificuldade em encontrar documentos importantes rapidamente. O que a empresa deve fazer para garantir que os documentos sejam facilmente localizados no futuro?
Uma empresa multinacional está implementando uma política de conformidade com regulamentações internacionais sobre privacidade de dados. Documentos que contêm informações pessoais estão incluídos. Qual medida deve ser adotada para garantir a conformidade com essas regulamentações?
Manter os documentos sem qualquer proteção e destruir após o uso
Restringir o acesso aos documentos que contêm dados pessoais e garantir que estejam protegidos por criptografia digital
Eliminar todos os documentos que contenham informações pessoais
Transferir todos os documentos para uma unidade de armazenamento físico
Uma empresa enfrenta dificuldades na organização de documentos porque muitos funcionários não seguem um padrão ao nomear arquivos digitais. Isso está criando confusão e dificultando a localização dos documentos. Qual seria a solução mais eficaz para resolver esse problema de organização digital?
Criar um padrão de nomenclatura de arquivos e garantir que todos os funcionários o sigam
Manter o sistema atual, mesmo com os problemas
Permitir que cada funcionário nomeie os arquivos de acordo com suas preferências
Excluir arquivos que não seguem o padrão atual
Uma organização decide implementar uma nova política de controle de documentos que inclui auditorias regulares dos arquivos. Durante a auditoria, eles notam que muitos documentos importantes estão faltando. Qual seria a melhor prática para garantir que os documentos não sejam extraviados no futuro?
Implementar um sistema de protocolo que registre a entrada e saída de cada documento
Deixar os documentos acessíveis a todos os funcionários sem controle
Eliminar os documentos antigos para liberar espaço
Apenas digitalizar os documentos e não manter registro de sua movimentação
Um hospital está modernizando seu sistema de controle de prontuários médicos. Parte dos documentos foi digitalizada, mas ainda há muitos registros em papel, e há dúvidas sobre como proceder com os arquivos físicos. Qual é a melhor maneira de garantir a organização e a preservação desses documentos físicos?
Mantenha os documentos físicos em um local seguro e de fácil acesso até que seu prazo de retenção legal seja cumprido
Digitalizar todos os documentos e destruir as cópias físicas imediatamente
Armazenar os documentos físicos sem qualquer organização
Manter todos os documentos físicos indefinidamente, independentemente da digitalização
Um departamento de vendas precisa acessar frequentemente contratos antigos para consultas rápidas. No entanto, a equipe está tendo dificuldade em localizar esses documentos devido à falta de um sistema de categorização eficiente. Como esses contratos antigos devem ser organizados para facilitar o acesso?
Digitalizar os contratos e criar uma base de dados que permita buscas por cliente, data e valor do contrato
Manter os contratos misturados em uma única pasta física
Armazenar os contratos em ordem aleatória
Eliminar os contratos antigos após 2 anos
Uma empresa lida com um grande volume de e-mails comerciais que precisam ser organizados e arquivados adequadamente para fins legais. A empresa não possui um sistema formal para arquivamento de e-mails. Qual seria a melhor solução para organizar esses e-mails de forma eficiente?
Implementar um sistema de arquivamento digital que permita a categorização dos e-mails por data, assunto e remetente
Imprimir todos os e-mails e arquivá-los fisicamente
Excluir os e-mails após 30 dias
Manter todos os e-mails na caixa de entrada sem categorização
O armazenamento de documentos físicos é limitado. Qual seria a melhor prática para gerenciar esses contratos sem comprometer o espaço físico?
Digitalizar todos os contratos e manter cópias físicas apenas dos contratos mais recentes
Manter os contratos em formato físico, sem digitalização
Destruir todos os contratos antigos antes de 10 anos
Armazenar os contratos em um depósito externo, sem digitalização
Uma equipe jurídica precisa garantir que seus documentos digitais sejam preservados por longos períodos de tempo, devido à natureza dos processos que envolvem prazos estendidos de até 20 anos. Qual é a estratégia mais adequada para garantir a preservação desses documentos digitais?
Manter múltiplos backups em locais diferentes e garantir a atualização periódica desses backups
Fazer backup apenas uma vez e não se preocupar com atualizações
Armazenar os documentos em um único local sem backup
Imprimir todos os documentos digitais e arquivá-los fisicamente
Uma organização pública lida com documentos que precisam ser disponibilizados ao público de acordo com a Lei de Acesso à Informação (LAI). No entanto, alguns documentos são classificados como sigilosos. Qual procedimento deve ser seguido para documentos sigilosos sob a LAI?
Mantê-los acessíveis ao público sem restrições
Garantir que os documentos sigilosos sejam classificados adequadamente e disponibilizados apenas após o período de sigilo legal
Eliminar todos os documentos sigilosos imediatamente
Disponibilizar todos os documentos, independentemente de sua classificação
Uma multinacional está atualizando seu sistema de controle de documentos e deseja garantir que todos os seus escritórios ao redor do mundo sigam os mesmos padrões de organização e arquivamento. Qual seria a abordagem mais eficaz para garantir a uniformidade na organização de documentos em todos os escritórios?
Implementar um sistema de gestão de documentos centralizado
Permitir que cada escritório desenvolva seu próprio sistema
Contratar consultores locais para cada escritório
Deixar a cargo dos funcionários decidir o melhor método
Quais são os tipos de documentos mais comuns na documentação administrativa?
E-mails, mensagens de texto, post-its, cartões de visita
Ofícios, memorandos, circulares, relatórios, atas, requerimentos, entre outros.
Livros, revistas, jornais, panfletos
Cartas, bilhetes, contratos, recibos
Explique a importância da documentação administrativa em um ambiente corporativo.
A documentação administrativa é fundamental para a organização, transparência e eficiência das operações em um ambiente corporativo.
A documentação administrativa pode ser substituída por comunicação verbal
A documentação administrativa não influencia a eficiência das operações em um ambiente corporativo
A documentação administrativa é dispensável em um ambiente corporativo
Qual a diferença entre documentos físicos e documentos digitais na documentação administrativa?
Documentos digitais não podem ser facilmente compartilhados, ao contrário dos documentos físicos
Documentos físicos são armazenados em nuvem, enquanto documentos digitais são impressos em papel
Documentos físicos são mais seguros do que documentos digitais
Documentos físicos são impressos em papel e ocupam espaço físico, enquanto documentos digitais são arquivos eletrónicos armazenados em dispositivos digitais.
Por que é importante manter a documentação administrativa organizada e atualizada?
Atualizar a documentação apenas uma vez por ano para economizar tempo
Ignorar a organização da documentação para manter um ar misterioso na empresa
Para garantir a eficiência operacional, facilitar auditorias, tomar decisões baseadas em dados precisos, evitar retrabalho e possíveis penalidades legais.
Manter a documentação desorganizada para confundir os concorrentes
Quais são os principais erros a serem evitados na elaboração de documentos administrativos?
Inclusão de informações irrelevantes
Falta de clareza, erros gramaticais, informações inconsistentes, falta de revisão e formatação inadequada.
Falta de ortografia
Uso excessivo de jargões
Como a documentação administrativa pode contribuir para a transparência e eficiência de uma empresa?
Práticas de documentação excessivamente detalhadas e complexas podem sobrecarregar os fluxos de trabalho e aumentar a probabilidade de erros.
Documentação administrativa bem organizada e detalhada pode fornecer insights claros sobre as operações da empresa, processos de tomada de decisão e transações financeiras. Essa transparência ajuda a construir confiança com as partes interessadas e permite uma auditoria mais fácil. Além disso, práticas eficientes de documentação otimizam os fluxos de trabalho, reduzem erros e garantem conformidade com regulamentos.
Documentação administrativa mínima e superficial pode ser suficiente para atender às necessidades da empresa, sem a necessidade de transparência adicional.
Documentação administrativa confusa e desorganizada pode dificultar a compreensão das operações da empresa e gerar desconfiança com as partes interessadas.
Quais são as consequências de não seguir corretamente os procedimentos de documentação administrativa?
Redução de erros, agilidade na correção de inconsistências, e aumento da produtividade
Melhoria na comunicação interna, transparência nos registos, e facilidade na tomada de decisões
Erros nos registos, falta de transparência, possíveis penalidades legais, perda de tempo e recursos na correção de inconsistências, e dificuldades na tomada de decisões.
Aumento da eficiência, economia de recursos, e agilidade nos processos
Documento pode ser entendido como todo dado registrado que, dependendo do seu formato (físico ou eletrônico), pode ser utilizado para estudos, consultas e pesquisas, reproduzir um acontecimento ou uma situação, tratar de um texto que apresente um conteúdo que pode ser utilizados para comprovação de algo.
Certo.
Errado.
As fontes dos documentos do ambiente organizacional podem ser classificadas como primária (documentos internos já publicados), secundária (dados reproduzidos de outros documentos) e terciária (elementos utilizados em tomadas de decisão).
Certo.
Errado.
Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os documentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a natureza do assunto e o gênero.
Certo.
Errado.
Quanto ao seu valor, os documentos são classificados como: administrativo, legal, permanente, primário probatório, secundário, fiscal e informativo. Sendo os fiscais utilizados para aprovar atos presentes ou futuros numa empresa.
Certo.
Errado.
Os documentos ostensivos e sigilosos são classificações de documentos quanto ao assunto.
Certo.
Errado.
A tabela de temporalidade pode ser entendida como um estudo de nomeação, identificação e avaliação dos documentos relativos à organização, descrevendo o valor, tempo de custódia (período de retenção em anos) e as bases legais que influenciam a disposição dos documentos listados nessa tabela.
Certo.
Errado.
A Tabela de Temporalidade estabelece a retenção de documentos em cada um dos arquivos que compõem o sistema. Esses arquivos são: corrente, intermediário e permanente/histórico. Nesse último temos a presença de arquivos que são utilizados com alta frequência e, por esse motivo, devem ser guardados permanentemente.
Certo.
Errado.
Algumas das informações que devem conter na Tabela de Temporalidade é o período de tempo em que os documentos devem ser excluídos ou transferidos para o armazenamento temporário, permanente ou para a remoção, após período pré-determinado.
Certo.
Errado.
O planejamento na organização e controle dos documentos pode gerar alguns cenários: a existência de inúmeros formulários na empresa, a utilização de versões diferentes do mesmo documento, manuais de procedimentos desatualizados e dificuldades em encontrar documentos importantes. Mas esses são problemas contornáveis e que não devem ser levados em consideração na gestão e controle de documentos.
Certo.
Errado.
O processo de gestão de documentos inicia pela triagem e distribuição que é realizada no setor de protocolo.
Certo.
Errado.
É uma das características do arquivo corrente
Servir para a história
Ser chamado de arquivo morto
servir para a administração enquanto vigente
Ser um arquivo de espera
A classificação dos arquivos, independente de seu suporte, significa
A separação e identificação com base nos assuntos e questões a que esses se referem
saber quem são os arquivos que irão para o descarte
identificar os arquivos intermediários
identificar os arquivos permanentes
Os arquivos permanentes são também chamados de
Segunda idade
Terceira idade
Primeira idade
Prematuros
Na organização dos arquivos, a ordenação significa
O sigilo que alguns documentos requerem
A permissão de acesso aos documentos
A disposição dos documentos dentro das pastas
O uso obrigatório de protocolos para o empréstimo de documentos
A imagem representa
O reaproveitamento de carcaças de notebooks velhos para utilizar como arquivos
A ideia de abrir mão de utilizar documentos digitais
A ideia de dificuldade de uso do computador para localizar documentos
A ideia de transformação de arquivos físicos em digitais
Os organogramas retratam
O caminho a seguir para o desenvolvimento de um processo, serviço ou produto
A relação de hierarquia, autoridade e comunicação dentro da empresa
A relação que se atribui às atividades e ao tempo ou período para desenvolvê-las, podendo considerar também custos envolvidos
uma técnica japonesa que utiliza folhas de papel
De acordo com a imagem é possível notar que
O método de arquivamento com cores por si só garante a recuperação da informação em tempo hábil
O método de arquivamento com cores está associado a outro(s) métodos
Causa confusão ótica e mental em quem trabalho no arquivo
É apenas mais uma invenção para que vende acessórios de arquivos
A figura geométrica azul na imagem faz parte
Do organograma e significa "Dúvida"
Do cronograma e significa "Decisão"
Do fluxograma e significa "Decisão"
Do mapa mental e significa "Decisão"
O método de arquivamento "Numérico" é considerado
Direto
Indireto
semidireto
retógrado
Contém uma série de documentos importantes que tratam, revelam a vida de um ou mais indivíduos, de um país, de uma instituição etc.
Relatório
Contrato
Dossiê
Ata
O tipo de pasta que aparece dentro do arquivo na imagem é
A pasta grampo
A pasta colecionador
A pasta de abas com elástico
A pasta suspensa
Sobre o 5 S, uma técnica de organização indicada para organizar arquivos, é correto afirmar
Por não ser sistêmica, a técnica pode ser aplicada sem obdecer a ordem dos 5 sensos
Separa o útil do inútil está indicado no segundo S "Organização"
O quinto S representa a padronização que garante a manutenção da organização
O senso de "utilização" é o ponta pé inicial para organização. Significa separar o necessário do que não é
Os arquivos permanetes também conhecidos como arquivo de terceira idade e vulgarmente de arquivo "morto"
Devem ser descartados
Permanecerão para sempre, sendo necessário cuidar e conservar
Permanecem sempre próximos dos colaboradores por conta do seu uso frequente
Aguardam o uso eventual pela administração ou uma tomada de decisão quanto a sua destinação
Em se tratando de organização de setores com arquivos, ter um bom Layout do ambiente
pode garantir rapider na recuperação da informação, segurança e produtividade
Apenas um ambiente mais bonito
Requer arcar com altos custos de implantação e por isso é inviável
depende da contratação de um arquiteto para realizar um projeto de reestruturação
Sobre o uso da informática na gestão de arquivos é correto afirmar
Facilita o trabalho, porém não garante agilidade
Até facilita o trabalho,mas só dá certo manipular os arquivos com internet
Facilita a recuperação do arquivo físico/digital ou na núvem, sendo possível o uso tanto na intranet como na internet, entre outras vontagens
Trouxe muitos avanços para a arquivologia, porém não oferece nenhuma segurança
Qual a definição de ARQUIVO?
Conjunto de documentos
Remontoado de documentos
Segregação de documentos
Coleção de papeis
Quais documentos podem ser comportados como arquivos.
filmes
banner
panfleto
clips
Por qual motivo o arquivo também pode ser definido como um órgão administrativo?
É possível classificar os documentos quantos aos seus objetivos?
Sim
Não
Talvez
Algumas vezes
É um arquivo classificado segundo a ENTIDADE.
Arquivos Públicos
Arquivo Especial
Arquivo Especializado
Arquivos Correntes
O interesse desses conjuntos de documentos visa explicar a sua
inclusão como parte do patrimônio documental institucional em que está
localizada
Arquivo Público
Arquivo Institucional
Arquivo Comercial
Arquivo Pessoal
Geralmente são constituídos com documentação de figuras
significativas na sociedade, seja no âmbito político, cultural ou artístico.
Arquivo Público
Arquivo Institucional
Arquivo Comercial
Arquivo Pessoal
Possuem características de atendimento à sociedade
como um todo, com alguns documentos sigilosos ou reservados. Sua função
básica é a de conservação e restauração de bens sociais e culturais, voltada
ao acesso à informação.
Arquivo Público
Arquivo Institucional
Arquivo Comercial
Arquivo Pessoal
É classificado segundo a natureza dos documentos.
Arquivo Público
Arquivo Pessoal
Arquivo Institucional
Arquivo Especializado
É um dos significados do arquivo especializado.
Único tipo documental
Integrado a outras coleções
Patrimônio documental
Atender às necessidades comerciais
É uma característica do arquivo especial.
Arquivos de escrituras
Registros
Históricos
É o arquivo que tem sob sua guarda documentos de diversos suportes
e formas físicas, tais como discos, fitas, fotografias,
É um arquivo especializado.
Carta comercial
Orçamento
Arquivos de imprensa
Ofício
É uma característica de Arquivos Correntes, segundo o estágio de evolução.
Primeira Idade
Segunda idade
Terceira Idade
Quarta Idade
São constituídos
por documentos que deixaram de ter uso ou consulta frequente.
Arquivos Correntes
Arquivos Intermediários
Arquivos Permanentes
Arquivos excluídos
São arquivos de gestão e do administrativo de uso frequente.
Arquivos Correntes
Arquivos Intermediários
Arquivos Permanentes
Arquivos Extraordinários
É o mais conhecido sistema de classificação, o
mais utilizado e também o mais antigo de todos.
Classificação Alfabética
Classificação Númerica
Classificação Alfa-númerica
Classificação Crononológica
Este tipo de classificação utiliza, para ordenamento,
a sequência natural dos números inteiros de um conjunto de documentos,
e é utilizada normalmente com o sistema alfabético para que se
possam arquivar os documentos.
Classificação Alfabética
Classificação Númerica
Classificação Alfa-númerica
Classificação Crononológica
Tem como base a atribuição
de um número a uma determinada classe alfabética para posterior
arquivamento.
Classificação Alfabética
Classificação Númerica
Classificação Alfa-númerica
Classificação Crononológica
Esta classificação se baseia na possibilidade de
agrupar determinado número de documentos, de acordo com as divisões de
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas.
Classificação Alfabética
Classificação Númerica
Classificação Alfa-númerica
Classificação Crononológica
Este sistema opera com um método similar ao
cronológico, o que o diferencia é que nele os documentos são classificados
e armazenados tendo como base as divisões geográficas, em que a massa
documental se encontra: país, região, estado, cidade, vila, aldeia, bairro, rua
ou qualquer outro critério geográfico de localização.
Classificação Geográfica
Classificação Númerica
Classificação Alfa-númerica
Classificação Crononológica
A catalogação também é conhecida como descrição arquivística, e é dividida
em nove áreas específicas para poder entender a natureza e o gênero do documento
ou da massa documental.
Sim
Não
Talvez
Nunca
Por que a organização e o controle de documentos são considerados de grande importância para as empresas?
