Là phương pháp tốt nhất để lấy tư tưởng của nhiều người cùng 1 lúc , là cơ hội cho các thành viên thảo luận vấn đề chung

Cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng

Là nơi mà các cá nhân có thể trình bày quan điểm riêng của mình về một vấn đề trong doanh nghiệp

Cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định

Thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, đường lối, chính sách, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho thực hiện các chủ trương đường lối chính sách đó

Quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp nhằm trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận , đơn vị trong tổ chức

Thông qua hội nghị mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương chính sách đường lối , cách thúc tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin về điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh tạo ra sự nhất trí cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

Tập thể thảo luận một hoặc 1 số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí, ra quyết định thực hiện

  Thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, đường lối, chính sách, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách đó

Quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp nhằm trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức

Thông qua hội nghị mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách, đường lối, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin về điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh tạo ra sự nhất trí cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

  Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí, ra quyết định thực hiện

Thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, đường lối, chính sách, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách đó.

Quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp nhằm trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức

Thông qua hội nghị mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách, đường lối, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin về điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh tạo ra sự nhất trí cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

A.  Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí, ra quyết định thực hiện

Thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, đường lối, chính sách, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách đó.

Quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp nhằm trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức

  Thông qua hội nghị mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách, đường lối, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin về điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh tạo ra sự nhất trí cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí, ra quyết định thực hiện

Thư ký

Văn thư

Kế toán

Nhân viên tạp vụ

Thân mật, nhiệt tình với mọi người

  Khuyến khích thảo luận

Khó chọn vị trí của chủ toạ

  Không khí thoải mái

Xác định được vị trí của chủ tọa

Tốt cho buổi thảo luận có tính cách đội ngũ

Tốt cho việc thảo luận

Số lượng người ngồi hạn chế

Đăng ký phòng họp

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

Thông báo cho mọi người biết lịch trình cuộc họp và tài liệu cần chuẩn bị

Chuẩn bị sẵn tài liệu cho từng người

Cần thiết phải ghi lại bằng văn bản

Không cần thiết

  Chuẩn bị thiết bị thu âm nên không cần ghi lại

Tùy vào tính chất cuộc họp mà có cần ghi lại hay không

  Giới thiệu khách mời tham dự

Chào cờ

Giới thiệu đoàn chủ tịch

Tuyên bố lý do tiến hành hội nghị

Xác đinh thành phần tham gia

Xác định thời gian và địa điểm

Xem xét các vấn đề như chương trình, kiểm tra phòng họp và các thiết bị, xét duyệt người ghi biên bản

Chuẩn bị kinh phí và điều kiện vật chất

  Chuẩn bị chương trình

Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu

Chuẩn bị kinh phí và điều kiện vật chất

Xác định mục tiêu và nội dung cuộc họp

  Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp

Đề cử chủ tịch và thư ký

Chuẩn bị chương trình

Xác định mục tiêu và nội dung cuộc họp

Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp

Đề cử chủ tịch và thư ký

  Chuẩn bị chương trình

  Xác định mục tiêu và nội dung cuộc họp

Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…..

Chuẩn bị giấy mời và mời đại biểu

Chuẩn bị kinh phí và điều kiện vật chất

Đón và bố trí khách

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

Nghiên cứu tài liệu

Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…..

Xem xét các vấn đề như chương trình, kiểm tra phòng họp và các thiết bị, xét duyệt người ghi biên bản

  Nghiên cứu chương trình

Phân phối tài liệu

  Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…..

Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp

  Đón tiếp khách

Phân phối tài liệu

  Phát tờ giới thiệu chương trình

  Chuẩn bị các bài phát biểu cho khách tham dự

Xác định mục đích chuyến công tác

Nội dung, thời gian công tác

Chuẩn bị phương tiện đi

Gửi hồ sơ, tài liệu đến nơi công tác

Sổ hộ khẩu

Giấy giới thiệu

Các giấy tờ về chức danh, khoa học chính trị

Chứng minh nhân dân, hộ chiếu

Xây dựng chương trình cho chuyến đi

  Chuẩn bị phương tiện đi lại

Chuẩn bị đồ dùng cá nhân cho thủ trưởng

Chuẩn bị các thủ tục về giấy tờ như giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh ( nếu có), giấy chức danh

Chế độ, tiêu chuẩn mà người đi công tác được hưởng

Độ dài, thời gian của chuyến đi

Sở thích , thói quen sử dụng phương tiện đi lại của từng người trong đoàn

Phương tiện đi và giá vé

Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa

Chuyển văn thư đến các cá nhân được quyền xử lý

Ghi lại cụ thể mọi hoạt động hang ngày của mọi nhân viên để báo cáo khi giám đốc về

Ghi lại các hoạt động hành chính một cách tổng quát để báo cáo

  Phương tiện giao thông, nơi ăn, nghỉ.

Mục đích, nội dung chuyến đi công tác, nơi đến, số lượng người đi

  Phong tục tập quán nơi đến

  Vật dụng cá nhân

  Chuẩn bị giấy tờ

  Chuẩn bị kinh phí

  Chuẩn bị lương thực

  Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

Thông báo tình hình thu chi tài chính và rút kinh nghiệm chuyến đi

Làm thủ tục thanh toán chi phí công tác

Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm giải quyết

Ghi lại các công việc mà giám đốc ủy quyền để theo dõi xem các công việc đó có được hoàn thành hay không

  Ghi lại công việc thủ trưởng ủy quyền

Phân loại thư tín theo tầm quan trọng

Ghi lại các buổi xin hẹn gặp và người xin gặp

Kiểm tra nhân viên có đi làm đầy đủ không

Trước khi thủ trưởng  đi công tác

Trong khi thủ trưởng đi công tác

Sau khi thủ trưởng đi công tác về

Khi nào thủ trưởng hỏi thì báo cáo

  Danh sách cán bộ đi cùng

  Kinh phí

  Phương tiện giao thông

Đồ dùng cá nhân cho thủ trưởng

Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ rang không chồng chéo

Các chuyến đi công tác của thủ trưởng phải đưa vào kế hoạch (trừ trường hợp đột xuất)

Phải lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi

Tìm kiếm được cơ hội hợp tác, ký kết hợp đồng, việc thực hiện các thỏa thuận… trong  lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý…

Cuộc họp lớn có tính chất quan trọng

Cuộc họp nội bộ thông thường, không nghi thức

Cuộc họp mà mọi người tham gia không ngồi chung một địa điểm nhưng vẫn theo dõi trực tiếp được thông qua các phương tiện kết nối như internet trực tuyến, cầu truyền hinh

Cuộc họp do cấp trên triệu tập

Nghiên cứu chương trình hội nghị

Lập kế hoạch tổ chức

Theo dõi người ghi biên bản

Theo dõi danh sách người đến tham dự

Chuẩn bị câu hỏi, thuyết trình ( nếu có )

Phản hồi vê khả năng có tham dự được hay không

Thông báo cho người khác để cùng tham dự

Nghiên cứu chương trình nghị sự

  Soạn thảo lịch trình kế hoạch

Soạn thảo các câu hỏi cho khách mời tham dự

Soạn thảo lịch trinh nghị sự

Sắp xếp và phân phối tài liệu

Hướng dẫn mọi người ngồi đúng vị trí

Tạo bầu không khí chân thành, cởi mở và biết làm dịu các tranh luận nóng bỏng

Không gây sức ép đối với người có ý kiến khác với ý kiến của lãnh đạo

Có thể phê phán ý kiến chứ không phê phán người nêu ý kiến

Nắm bắt nhu cầu của khách hàng

Thảo luận về hợp đồng

Tìm hiểu rõ hơn về khách hang

  Thông báo cho khách hàng những diễn biến của doanh nghiệp

  Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

  Chuẩn bị phương tiện cho đoàn đi công tác

Chuẩn bị tài liệu và phương tiện nghe nhìn

  Chuẩn bị thuốc dự phòng cho đoàn công tác

Số lượng người tham gia

Thời gian, địa điểm, phương tiện…

  Kinh phí

Tìm hiểu phong tục nơi đến

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

Chuyển văn thư, giấy tờ đến các cá nhân đã được ủy quyền xử lý

Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa

Rút kinh nghiệm chuyến đi công tác

Lập kế hoạch cho chuyến đi

Chuẩn bị kinh phí

Tham dự cuộc họp bàn giao của thủ trưởng với người được ủy quyên, nắm vững nội dung được ủy quyền

Trinh bày những công văn, giấy tờ cho thủ trưởng, báo cáo tóm tắt các hoạt động hành chính

  Giảm thời gian di chuyển

  Chủ tọa theo dõi được hết những người tham dự

  Giảm kinh phí tổ chức

Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại nhiều vùng khác nhau

Tin nhắn, email, bảng tin , điện thoại, lịch công tác, thông báo trực tiếp

  Lịch công tác, email

  Tin nhắn , điện thoại

Lịch công tác, thông báo trực tiếp

Chuẩn bị trà và nước suối

Để sẵn trên bàn cho mọi người

Tìm hiểu sở thích của từng người để chuẩn bị cho phù hợp

  Tùy theo sự chỉ đạo của cấp trên

  Kêt thúc hội nghị nhất thiết phải có quà tặng hoặc tiệc chiêu đãi

  Thư ký có trách nhiệm gửi thư cảm ơn đến những người tham dự hội nghị

Hội nghị phải có kế hoạch chi tiết, cụ thế

  Tùy tính chất và số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp

Hội nghị khách hàng

Hội nghị tổng kết cuối năm

  Cuộc họp báo cáo kết quả của phòng kinh doanh hàng tháng

  Cuộc họp với các đối tác

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành, giai đoạn kết thúc

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thông báo, giai đoạn tiến hành

Giai đoạn chờ xét duyệt, giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành

Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn kiểm tra, giai đoạn tiến hành

Chuân bị chương trình nghị sự

Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn

Chuẩn bị chi tiết nội dung cuộc họp

  Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn

Giảm bớt chi phí di chuyển

Giảm bớt thời gian di chuyển

Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Đòi hỏi nơi họp phải được đầu tư trang thiết bị và công nghệ truyền dẫn hiện đại

  Lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

  Thư ký hội nghị

  Đoàn chủ tịch hội nghị

Đoàn chủ tịch

Nhà quản trị hành chính văn phòng, ban tổ chức

Người chủ trì hội nghị

Thư ký hội nghị

Bộ phận lễ tân

Bộ phận tổng hợp

Nhà quản trị hành chính văn phòng- ban tổ chức

Thư ký văn phòng

Đoàn chủ tịch

Đoàn thư ký

Người chủ trì hội nghị

Người dẫn chương trình

Mục tiêu chuyến đi công tác

Nội dung công tác, thời gian công tác

Phương tiện giao thông

Liên hệ với nơi công tác

Hoạch định và sắp xếp chuyến đi

. Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm, nắm nội dung công việc của thủ trưởng giao lại

Làm việc với người được ủy nhiệm xem công việc đã được thực hiện chưa

Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư kí giải quyết và thẩm quyền giải quyết

Giấy giới thiệu đi công tác, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị

Giấy giới thiệu đi công tác, sổ hộ khẩu

Giấy giới thiệu đi công tác, chứng minh nhân dân, giấy tạm vắng của địa phương

Giấy giới thiệu đi công tác, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy tạm vắng của địa phương

Tóm tắt nội dung các văn thư để tiện trình bày

Xử lý theo sự hiểu biết tối đa của mình

Tìm cách liên lạc khi cần thiết 

Lập bản sao tất cả mọi thứ trước khi chuyển đi để Giám đốc về xem

Phương tiện giao thông, nơi ăn, nghỉ

Thủ tục xuất nhập cảnh, Hộ chiếu, Visa

Quà sẽ mua ở nơi đến để khi về có sẵn, không mất thời gian

Vật dụng cá nhân

Ghi lại công việc thủ trưởng ủy quyền

. Thay mặt thủ trưởng giải quyết tất cả các công việc

Phân loại thư tín theo tầm quan trọng

Làm việc với người được ủy quyền

Giới hạn số lượng người tham dự     

Dễ dàng chọn vị trí của người chủ tọa.

Phù hợp với các cuộc họp có phân biệt thứ bậc

Tạo được sự thân mật, nhiệt tình đối với mọi người

Bàn ghép hình tròn    

Bàn ghép kiểu hình chữ nhật

Bàn ghép kiểu lớp học

. Bàn ghép kiểu oval

Bàn ghép hình tròn                

Bàn ghép kiểu hình chữ nhật

Bàn ghép kiểu lớp học

Bàn ghép kiểu oval

Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu  

Nghiên cứu các tài liệu

Phản hồi về khả năng tham gia 

Chuẩn bị ý kiến phát biểu

Thư ký làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi

Lưu trữ các hồ sơ tài liệu trong chuyến đi

Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết

Nhận giấy tờ, chứng từ, chi tiết công tác để làm thủ tục thanh toán

Làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi

. Họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm, nắm vững ND công việc mà thủ trưởng đã ủy quyền

Ghi lại những công việc mà thủ trưởng đã ủy quyền

Làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi, họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm, nắm vững nội dung công việc mà thủ trưởng đã ủy quyền, Ghi lại những công việc mà thủ trưởng đã ủy quyền.

Hội nghị khách hàng

Cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên

Cuộc họp với các đối tác       

Cuộc họp giao ban, họp nhân viên

Ai triệu tập cuộc họp?

Mục đích để làm gì?

. Khi nào kết thúc                  

Tổ chức tại đâu?

Gửi đến các đại biểu công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính

Gửi đến các đại biểu bản dự toán kinh phí hội nghị

Xác định mục đích, tính chất của hội nghị

Chuẩn bị ý kiến phát biểu

. Phòng Kế toán

Phòng hành chính quản trị

Phòng Marketing

Phòng nhân sự

Chuẩn bị chương trình nghị sự

Lập kế hoạch chi tiết và nội dung cuộc họp

Xác định thành phần tham gia

Đề cử thư ký đoàn

.Luôn bảo vệ quan điểm của mình, không quan tâm đến ý kiến của người khác

Tranh luận tích cực với những ý kiến khác với ý kiến của mình

Biết cách áp đặt chính kiến của mình cho những người tham dự

Tham khảo nhiều ý kiến và cùng mọi người đưa ra ý kiến tối ưu nhất

Hướng dẫn những người tham dự hội nghị phát biểu tập trung vào những vấn đề trọng tâm cần thảo luận

Giữ thái độ bình tĩnh, trung lập, khách quan đối các ý kiến phát biểu nhằm tạo sự thống nhất, niềm tin cho toàn bộ hội nghị

Không chỉ định người phát biểu, kiềm chế, không tranh luận tay đôi với người phát biểu

Chỉ định người phát biểu

Tiêu chuẩn, chế độ quy định cho các đối tượng đi công tác

Chọn phương tiện đi lại thuận tiện nhất

Mục đích của chuyến công tác

Chính sách chi tiêu của doanh nghiệp