wayground logo

Free Printable Worksheets

Font size

S
M
L
XL
Worksheets

Latsol P3K Teknis Tahap 2 Pengadministrasi Perkantoran

Total questions: 115

Worksheet time: 58mins

Name
Class
Date
1.

Apa fungsi utama dari pengadministrasi perkantoran?

a)

Menyusun strategi pemasaran

b)

Mengelola data dan dokumen

c)

Membuat laporan keuangan perusahaan

d)

Melaksanakan audit perusahaan

e)

Melakukan penelitian ilmiah

2.

Manakah yang merupakan prinsip dasar dalam administrasi perkantoran?

a)

Efisiensi dan efektivitas

b)

kecepatan dan ketepatan

c)

Keuntungan dan risiko

d)

Kualitas dan kuantitas

e)

Komunikasi dan kerjasama

3.

Dalam mengelola arsip, metode penataan arsip yang umum digunakan adalah ...

a)

penomoran berdasarkan warna

b)

Pengurutan alfabetis

c)

Penempatan berdasarkan lokasi kantor

d)

Pengelompokan berdasarkan divisi

e)

Pembuatan grafik dokumen

4.

Sebuah surat resmi harus memuat ...

a)

Alamat penerima dan tanda tangan pengirim

b)

Logo perusahaan saja

c)

Salam penutup tanpa detail kontak

d)

Hanya isi surat tanpa tanggal

e)

Nama penerima dan nomor telepon pengirim

5.

Dokumen yang berisi rencana kegiatan dan anggaran dalam satu periode tertentu disebut ...

a)

Laporan keuangan

b)

Agenda rapat

c)

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

d)

Notulen rapat

e)

Surat keputusan

6.

Dalam sistem manajemen arsip, dokumen yang disimpan secara permanen disebut ...

a)

Arsip sementara

b)

Arsip vital

c)

Arsip dinamis

d)

Arsip statis

e)

Arsip inaktif

7.

Dalam sistem manajemen arsip, dokumen yang disimpan secara permanen disebut ...

a)

Arsip sementara

b)

Arsip vital

c)

Arsip dinamis

d)

Arsip statis

e)

Arsip inaktif

8.

Proses penyusunan notulen rapat harus mencakup ...

a)

Semua percakapan yang terjadi selama rapat

b)

Keputusan-keputusan penting saja

c)

Hanya peserta yang hadir

d)

Nama dan jabatan semua peserta rapat

e)

Agenda rapat saja

9.

Jenis surat yang berisi informasi resmi dari instansi kepada pihak lain disebut ...

a)

Surat pribadi

b)

Surat niaga

c)

Surat edaran

d)

Surat resmi

e)

Surat izin

10.

Dalam proses pengarsipan, dokumen yang tidak lagi aktif tetapi perlu disimpan untuk referensi di masa depan disebut ...

a)

Arsip vital

b)

Arsip sementara

c)

Arsip inaktif

d)

Arsip sementara

e)

Arsip dinamis

11.

Perangkat lunak yang sering digunakan untuk membuat laporan administrasi adalah ...

a)

Microsoft Excel

b)

CorelDRAW

c)

Adobe Photoshop

d)

AutoCAD

e)

SPSS

12.

Jenis laporan yang mencakup aktivitas yang telah dilakukan dalam satu periode disebut ...

a)

Laporan evaluasi

b)

Laporan aktivitas

c)

Laporan pertanggungjawaban

d)

Laporan tahunan

e)

Laporan sementara

13.

Apa tujuan utama dari pengarsipan dokumen?

a)

Meningkatkan efisiensi waktu pencarian

b)

Menyimpan dokumen yang sudah tidak berguna

c)

Mengurangi beban kerja staf

d)

Menghindari audit internal

e)

Mengelola dokumen untuk keperluan pribadi

14.

Salah satu ciri surat dinas yang baik adalah ...

a)

Berisi bahasa formal dan jelas

b)

Menggunakan bahasa santai

c)

Berisi lebih dari satu halaman

d)

Ditulis dengan tangan

e)

Tidak memiliki tanda tangan pengirim

15.

Proses pengendalian dokumen meliputi kegiatan berikut, kecuali ...

a)

Penyimpanan

b)

Penyalinan

c)

Penghancuran

d)

Perbaikan

e)

Pemalsuan

16.

Apa nama standar internasional untuk sistem manajemen arsip?

a)

ISO 9001

b)

ISO 14001

c)

ISO 15489

d)

ISO 31000

e)

ISO 45001

17.

Dalam manajemen kantor, istilah ergonomi mengacu pada ...

a)

Pengelolaan dokumen secara digital

b)

Pemanfaatan teknologi canggih

c)

Penyesuaian alat kerja dengan kebutuhan manusia

d)

Pengelolaan keuangan kantor

e)

Penyusunan laporan tahunan

18.

Peralatan yang digunakan untuk menggandakan dokumen disebut ...

a)

Printer

b)

Scanner

c)

Mesin fotokopi

d)

Mesin penghancur kertas

e)

Plotter

19.

Salah satu peraturan yang mengatur pengelolaan arsip di Indonesia adalah ...

a)

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

b)

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004

c)

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014

d)

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003

e)

Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011

20.

Dalam mengelola arsip digital, software yang sering digunakan untuk memampatkan file adalah ...

a)

Microsoft Word

b)

Adobe Acrobat

c)

WinRAR

d)

VLC Media Player

e)

Google Drive

21.

Apa yang dimaksud dengan dokumen dinamis?

a)

Dokumen yang tidak lagi digunakan

b)

Dokumen yang disimpan secara permanen

c)

. Dokumen yang masih digunakan dalam kegiatan operasional

d)

Dokumen yang dipinjamkan kepada pihak lain

e)

Dokumen yang dihancurkan setelah digunakan

22.

Sistem pengarsipan yang menggunakan kode angka berdasarkan urutan disebut ...

a)

Sistem alfabetis

b)

Sistem numerik

c)

Sistem kronologis

d)

Sistem subjek

e)

Sistem warna

23.

Apa istilah untuk dokumen yang memiliki nilai penting bagi organisasi dan harus dijaga kerahasiaannya?

a)

Arsip vital

b)

Arsip dinamis

c)

Arsip inaktif

d)

Arsip rahasia

e)

Arsip sementara

24.

Format surat dinas biasanya terdiri atas bagian berikut, kecuali ...

a)

Kepala surat

b)

Isi surat

c)

Penutup surat

d)

Lampiran gambar dekorasi

e)

Tanda tangan pengirim

25.

Dalam administrasi perkantoran, fungsi mesin penghancur kertas adalah ...

a)

Membuat salinan dokumen

b)

Mengelola arsip digital

c)

Menghancurkan dokumen yang tidak diperlukan

d)

Memindai dokumen ke format digital

e)

Menyusun dokumen berdasarkan kategori

26.

Apa yang dimaksud dengan pengelolaan waktu dalam administrasi perkantoran?

a)

Membuat jadwal kerja yang padat

b)

Mengelola jadwal agar lebih produktif

c)

Menunda pekerjaan hingga batas akhir

d)

Mengurangi beban kerja staf

e)

Menghindari pekerjaan berulang

27.

Dokumen yang diterima dan belum diolah oleh administrasi disebut ...

a)

Dokumen arsip

b)

Dokumen sementara

c)

Dokumen masuk

d)

Dokumen rahasia

e)

Dokumen keluar

28.

Dalam pembuatan surat resmi, bagian salam pembuka sering kali dimulai dengan ...

a)

Kepada yang terhormat

b)

Selamat pagi

c)

Salam hormat

d)

Salam sejahtera

e)

Dengan hormat

29.

Salah satu perangkat lunak yang digunakan untuk presentasi di kantor adalah ...

a)

Microsoft Word

b)

Microsoft PowerPoint

c)

Microsoft Excel

d)

Microsoft Outlook

e)

Microsoft Access

30.

Apa yang dimaksud dengan sistem filling cross-referencing?

a)

Sistem pengelompokan dokumen berdasarkan warna

b)

Sistem pengarsipan dengan kode unik

c)

Sistem penandaan dokumen dengan referensi silang

d)

Sistem penyimpanan digital

e)

Sistem penyusunan berdasarkan waktu

31.

Salah satu syarat dokumen resmi agar dianggap sah secara hukum adalah ...

a)

Ditulis dengan bahasa yang panjang

b)

Memiliki kop surat, tanda tangan, dan stempel

c)

Disimpan dalam arsip khusus

d)

Menggunakan huruf kapital untuk semua isi surat

e)

Tidak memiliki lampiran

32.

Program komputer yang digunakan untuk manajemen email di perkantoran adalah ...

a)

Microsoft Word

b)

Microsoft Excel

c)

Microsoft PowerPoint

d)

Microsoft Outlook

e)

Microsoft Access

33.

Metode pengelolaan arsip yang mengatur dokumen berdasarkan urutan waktu disebut ...

a)

Metode kronologis

b)

Metode alfabetis

c)

Metode numerik

d)

Metode geografis

e)

Metode subjek

34.

Salah satu tugas utama pengadministrasi perkantoran adalah ...

a)

Membuat keputusan strategis

b)

Mengelola dokumen dan surat-menyurat

c)

Menyusun kebijakan organisasi

d)

Melakukan pemasaran produk

e)

Melaksanakan audit keuangan

35.

Dalam sebuah rapat, pencatatan semua diskusi dan keputusan disebut ...

a)

Laporan tahunan

b)

Notulen rapat

c)

Surat keputusan

d)

Agenda rapat

e)

Rencana kerja

36.

Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif?

a)

Dokumen yang sudah tidak memiliki nilai sama sekali

b)

Dokumen yang tidak lagi digunakan secara rutin tetapi tetap disimpan

c)

Dokumen yang sudah dihancurkan

d)

Dokumen yang belum diolah

e)

Dokumen yang rahasia

37.

Salah satu langkah awal dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) adalah ...

a)

Penyusunan laporan tahunan

b)

Evaluasi program sebelumnya

c)

Pengumpulan data untuk audit

d)

Pembagian tugas dalam tim

e)

Penyusunan dokumen legalitas

38.

Komponen penting dalam sistem pengarsipan digital adalah ...

a)

Ruangan arsip khusus

b)

Software manajemen arsip

c)

Printer berkualitas tinggi

d)

Mesin fotokopi yang besar

e)

Sistem pendingin ruangan

39.

Dalam surat resmi, bagian yang mencakup informasi tentang siapa yang akan menerima surat disebut ...

a)

Kepala surat

b)

Alamat surat

c)

Isi surat

d)

Salam penutup

e)

Tanda tangan pengirim

40.

Salah satu contoh teknologi yang memudahkan administrasi perkantoran adalah ...

a)

Mesin ketik manual

b)

Sistem pengelolaan dokumen berbasis cloud

c)

Mesin fotokopi biasa

d)

Komputer tanpa akses internet

e)

Kalender dinding

41.

Dokumen yang dikelola dalam administrasi perkantoran harus memenuhi prinsip ...

a)

Mudah ditemukan dan aman

b)

Tertutup dan rahasia

c)

Diakses oleh semua pihak

d)

Dibuat sebanyak-banyaknya

e)

Hanya berupa dokumen digital

42.

Dalam pengelolaan waktu, prinsip yang harus diterapkan adalah ...

a)

Mengutamakan pekerjaan mudah

b)

Menunda pekerjaan yang sulit

c)

Menyelesaikan pekerjaan sesuai prioritas

d)

Memulai pekerjaan tanpa perencanaan

e)

Menghindari pekerjaan rutin

43.

Jenis surat yang digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan kepada pihak internal disebut ...

a)

Surat edaran

b)

Surat keputusan

c)

Surat izin

d)

Surat permohonan

e)

Surat lamaran

44.

Komponen penting dalam notulen rapat adalah ...

a)

Hanya daftar nama peserta rapat

b)

Tanggal dan waktu pelaksanaan, serta keputusan rapat

c)

Poin-poin diskusi yang panjang tanpa keputusan

d)

Hanya keputusan tanpa penjelasan

e)

Lampiran tambahan tanpa keterangan

45.

Apa yang dimaksud dengan surat niaga?

a)

Surat yang digunakan untuk komunikasi resmi pemerintahan

b)

Surat yang berkaitan dengan aktivitas bisnis

c)

Surat yang berisi keputusan organisasi

d)

Surat yang dikirimkan kepada pihak internal

e)

Surat yang bersifat rahasia

46.

Program yang sering digunakan untuk membuat jadwal atau agenda kerja adalah ...

a)

Microsoft Word

b)

Microsoft Excel

c)

Microsoft PowerPoint

d)

Microsoft Access

e)

Microsoft Outlook

47.

Peraturan yang mengatur tentang administrasi keuangan daerah di Indonesia adalah ...

a)

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

b)

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014

c)

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003

d)

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004

e)

Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011

48.

Dalam pengelolaan dokumen, istilah disposal mengacu pada ...

a)

Penghancuran dokumen yang tidak diperlukan

b)

Penyalinan dokumen penting

c)

Penyimpanan dokumen dalam sistem digital

d)

Penyerahan dokumen ke pihak lain

e)

Penyusunan dokumen baru

49.

Pengelolaan administrasi perkantoran yang modern harus mencakup ...

a)

Penggunaan perangkat lunak dan sistem digital

b)

Sistem manual untuk semua kegiatan

c)

Penekanan pada dokumen fisik

d)

Mengurangi penggunaan teknologi

e)

Membuat laporan secara manual

50.

Apa tujuan dari manajemen arsip yang baik dalam sebuah organisasi?

a)

Mengurangi dokumen yang harus dikelola

b)

Menyediakan dokumen secara cepat dan akurat saat dibutuhkan

c)

. Menyimpan semua dokumen tanpa terkecuali

d)

Membatasi akses ke semua dokumen

e)

Memusnahkan dokumen secara berkala

51.

Manakah yang merupakan langkah pertama dalam penyusunan prosedur administrasi perkantoran yang efektif?

a)

Mengevaluasi prosedur yang ada

b)

Menentukan kebutuhan organisasi

c)

Mengidentifikasi kelemahan sistem sebelumnya

d)

Menyusun dokumen kebijakan baru

e)

Melatih staf mengenai perubahan prosedur

52.

Dalam pengelolaan arsip elektronik, risiko terbesar yang harus diantisipasi adalah ...

a)

Kehilangan dokumen fisik

b)

Kerusakan perangkat keras

c)

Serangan siber atau peretasan

d)

Tidak tersedianya ruang penyimpanan

e)

Kekeliruan dalam penamaan file

53.

Apa yang dimaksud dengan analisis jabatan dalam konteks administrasi perkantoran?

a)

Evaluasi kinerja karyawan

b)

Penilaian kebutuhan pelatihan

c)

Pendokumentasian tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi pekerjaan

d)

Penjadwalan pekerjaan harian

e)

Penyusunan anggaran untuk operasional kantor

54.

Metode klasifikasi dokumen berdasarkan tingkat kerahasiaannya meliputi kategori berikut, kecuali ...

a)

Publik

b)

Internal

c)

Rahasia

d)

Sangat rahasia

e)

Tak terbaca

55.

Dalam manajemen perkantoran, konsep lean office bertujuan untuk ...

a)

Mengurangi biaya dengan mengurangi jumlah staf

b)

Meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan pemborosan

c)

Menyederhanakan struktur organisasi

d)

Meningkatkan pendapatan organisasi

e)

Mengurangi waktu kerja karyawan

56.

Apa perbedaan utama antara arsip aktif dan arsip semi-aktif?

a)

Arsip aktif digunakan secara rutin, sedangkan arsip semi-aktif digunakan sesekali

b)

Arsip aktif disimpan dalam format fisik, sedangkan arsip semi-aktif dalam format digital

c)

Arsip aktif bersifat rahasia, sedangkan arsip semi-aktif bersifat publik

d)

Arsip aktif harus dihancurkan segera setelah digunakan, sedangkan arsip semi-aktif tidak

e)

Arsip aktif hanya disimpan oleh manajer, sedangkan arsip semi-aktif oleh staf

57.

Salah satu teknik yang digunakan untuk meningkatkan keamanan dokumen elektronik adalah ...

a)

Penggunaan password sederhana

b)

Penyimpanan dokumen di komputer pribadi

c)

Enkripsi data

d)

Membuat salinan cetak untuk setiap dokumen

e)

Menyimpan dokumen tanpa akses internet

58.

Manakah yang bukan merupakan elemen penting dalam manajemen proyek perkantoran?

a)

Perencanaan waktu

b)

Penjadwalan

c)

Penyusunan anggaran

d)

Struktur organisasi perusahaan

e)

Pemantauan kemajuan proyek

59.

Dalam proses surat-menyurat, istilah tembusan (CC) digunakan untuk ...

a)

Menyalin isi surat ke dokumen lain

b)

Mengirimkan salinan surat kepada pihak lain selain penerima utama

c)

Membuat arsip dokumen

d)

Menghancurkan surat setelah dikirim

e)

Menyisipkan lampiran tambahan

60.

Apa tujuan utama dari sistem penomoran dokumen?

a)

Memberikan kode estetis pada dokumen

b)

Mengelompokkan dokumen berdasarkan tingkat kepentingannya

c)

Mempermudah identifikasi dan pencarian dokumen

d)

Membatasi akses dokumen pada pihak tertentu

e)

Mengurangi jumlah dokumen yang harus diarsipkan

61.

Apa yang dimaksud dengan dokumen non-aktif?

a)

Dokumen yang telah dihancurkan

b)

Dokumen yang tidak lagi digunakan secara rutin tetapi tetap memiliki nilai referensi

c)

Dokumen yang sedang dalam proses evaluasi

d)

Dokumen yang tidak relevan dengan operasional perusahaan

e)

Dokumen yang hilang

62.

Salah satu keuntungan utama dari penggunaan cloud storage dalam pengelolaan dokumen adalah ...

a)

Meminimalkan kebutuhan perangkat keras

b)

Memastikan dokumen hanya dapat diakses secara lokal

c)

Mengurangi ukuran file dokumen

d)

Membatasi akses pengguna

e)

Menghindari kebutuhan pembaruan sistem

63.

Apa yang dimaksud dengan sistem indeks dalam pengarsipan?

a)

Sistem penyimpanan berdasarkan alfabet

b)

Sistem pencatatan dan penandaan dokumen untuk memudahkan pencarian

c)

Sistem pengelompokan berdasarkan waktu

d)

Sistem pengorganisasian berdasarkan lokasi

e)

Sistem klasifikasi berdasarkan subjek

64.

Apa tujuan utama dari audit arsip dalam sebuah organisasi?

a)

Menghancurkan dokumen yang sudah lama

b)

Mengevaluasi keefektifan sistem pengarsipan

c)

Menambah jumlah arsip yang disimpan

d)

Memastikan semua dokumen dalam format digital

e)

Mengurangi beban kerja staf

65.

Dalam administrasi perkantoran, istilah "time management" merujuk pada ...

a)

Mengatur waktu istirahat staf

b)

Menunda pekerjaan hingga mendekati tenggat waktu

c)

Mengatur dan memprioritaskan tugas agar efisien

d)

Mengurangi beban kerja karyawan

e)

Menyelesaikan pekerjaan dengan cepat tanpa perencanaan

66.

Apa yang dimaksud dengan disaster recovery dalam pengelolaan arsip elektronik?

a)

Proses menghancurkan arsip yang sudah lama

b)

Sistem untuk memulihkan arsip setelah terjadi kerusakan atau kehilangan

c)

Penyusunan ulang arsip fisik

d)

Penyimpanan arsip di lokasi yang berbeda

e)

Penjadwalan ulang pengelolaan arsip

67.

Salah satu alasan utama penggunaan sistem manajemen dokumen berbasis cloud adalah

a)

Mengurangi kebutuhan staf administrasi

b)

Menghilangkan dokumen fisik sepenuhnya

c)

Memberikan fleksibilitas akses dokumen dari mana saja

d)

Memberikan fleksibilitas akses dokumen dari mana saja

e)

Menghindari regulasi terkait pengelolaan arsip

68.

Dalam konteks pengarsipan, istilah "retensi arsip" merujuk pada ...

a)

Proses penghancuran dokumen lama

b)

Jangka waktu penyimpanan dokumen sebelum dimusnahkan

c)

Penjadwalan dokumen baru

d)

Pengelompokan dokumen berdasarkan urgensi

e)

Penyimpanan dokumen tanpa batas waktu

69.

Dalam sebuah organisasi, SOP dibuat dengan tujuan utama ...

a)

Mengurangi jumlah staf yang bekerja

b)

Meningkatkan konsistensi dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas

c)

Mengganti kebutuhan supervisi langsung

d)

Menghilangkan kemungkinan kesalahan

e)

Membatasi fleksibilitas kerja karyawan

70.

Apa yang dimaksud dengan prinsip "provenance" dalam manajemen arsip?

a)

Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya

b)

Menyusun arsip sesuai dengan urutan waktu pembuatannya

c)

Menjaga arsip dalam konteks asal-usul dan penciptaannya

d)

Memindahkan arsip ke lokasi penyimpanan baru

e)

Menghapus arsip yang sudah usang

71.

Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran….

a)

A. Pengelolaan anggaran perusahaan

b)

B. Pengaturan dokumen dan arsip

c)

C. Perencanaan dan pengorganisasian tugas administratif

d)

D. Pembuatan laporan keuangan

e)

E. Penanganan keluhan pelanggan

72.

Administrasi adalah kata yang berasal dari bahasa Yunani "administrare" yang artinya ...

a)

A. Kegiatan ketik-mengetik

b)

B. Mencetak dokumen

c)

C. Melaksanakan tugas kearsipan

d)

D. Memberikan pelayanan

e)

E. Mengatur atau mengendalikan karyawan

73.

Apa tujuan utama dari pencatatan surat masuk dalam administrasi perkantoran?

a)

A. Menghindari pertanggungjawaban atas surat yang diterima

b)

B. Memastikan kerahasiaan isi surat dari pihak yang tidak berwenang

c)

C. Memperlambat proses distribusi surat ke departemen terkait

d)

D. Memudahkan pelacakan dan tindak lanjut surat

e)

E. Mengurangi jumlah surat yang harus diproses

74.

Manakah dari berikut ini yang BUKAN merupakan metode pengarsipan yang umum digunakan?

a)

A. Pengarsipan abjad (alphabetical filing)

b)

B. Pengarsipan numerik (numerical filing)

c)

C. Pengarsipan kronologis (chronological filing)

d)

D. Pengarsipan geografis (geographical filing)

e)

E. Pengarsipan acak (random filing)

75.

Bagaimana cara yang efektif untuk mendistribusikan surat ke departemen atau individu terkait?

a)

A. Menyimpan surat di lokasi pusat dan menunggu penerima mengambilnya

b)

B. Mengandalkan komunikasi lisan untuk memberitahu penerima tentang surat

c)

C. Menggunakan sistem distribusi elektronik atau fisik dengan pencatatan yang jelas

d)

D. Meminta penerima untuk secara proaktif memeriksa surat masuk setiap hari

e)

E. Mendistribusikan surat secara acak tanpa memperhatikan departemen tujuan

76.

Apa yang harus dilakukan jika menerima surat penting yang ditujukan kepada individu yang sudah tidak bekerja di organisasi?

a)

A. Mengabaikan surat tersebut dan menganggapnya tidak valid

b)

B. Membuka surat tersebut untuk menentukan tindakan yang diperlukan

c)

C. Mengembalikan surat kepada pengirim dengan pemberitahuan

d)

D. Meneruskan surat kepada departemen sumber daya manusia untuk ditindaklanjuti

e)

E. Memusnahkan surat tanpa pemberitahuan lebih lanjut

77.

Bagaimana cara menangani surat masuk yang bersifat rahasia atau sensitif?

a)

A. Memperlakukan surat sama seperti surat biasa tanpa tindakan khusus

b)

B. Mendistribusikan surat secara terbuka untuk memastikan transparansi

c)

C. Menerapkan protokol penanganan khusus untuk menjaga kerahasiaan

d)

D. Mendiskusikan isi surat dengan rekan kerja untuk mendapatkan opini

e)

E. Menyimpan surat di tempat yang mudah diakses oleh semua karyawan

78.

Apa tujuan utama dari sistem pengarsipan yang efektif?

a)

A. Menyulitkan akses ke dokumen penting

b)

B. Meminimalkan jumlah dokumen yang disimpan

c)

C. Memastikan temu kembali dokumen secara cepat dan akurat

d)

D. Mendorong duplikasi dokumen dalam berbagai format

e)

E. Menghilangkan kebutuhan akan pemeliharaan dan pembaruan berkala

79.

Apa yang dimaksud dengan sistem pengarsipan terpusat?

a)

A. Setiap departemen menyimpan dokumennya secara terpisah

b)

B. Dokumen disimpan secara acak tanpa organisasi yang jelas

c)

C. Semua dokumen organisasi disimpan di satu lokasi pusat

d)

D. Karyawan menyimpan dokumen di meja kerja mereka masing-masing

e)

E. Dokumen hanya disimpan dalam format digital

80.

Bagaimana cara menentukan periode retensi untuk dokumen yang diarsipkan?

a)

A. Menyimpan semua dokumen secara permanen tanpa memperhatikan relevansi

b)

B. Membuang semua dokumen setelah periode waktu yang tetap

c)

C. Mengandalkan preferensi pribadi karyawan dalam menentukan retensi

d)

D. Mematuhi persyaratan hukum dan kebijakan organisasi

e)

E. Menyimpan dokumen hanya jika ada permintaan dari manajemen senior

81.

Apa manfaat dari digitalisasi dokumen dalam konteks pengarsipan?

a)

A. Meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen

b)

B. Memperlambat proses pencarian dan pengambilan dokumen

c)

C. Mengurangi aksesibilitas dokumen dari lokasi jarak jauh

d)

D. Menghemat ruang penyimpanan fisik dan memudahkan pengambilan

e)

E. Menghilangkan kebutuhan akan cadangan dan pemulihan bencana

82.

Apa tujuan utama dari penyusutan arsip dalam manajemen arsip?

a)

A. Memastikan semua dokumen disimpan secara permanen

b)

B. Menghilangkan dokumen tanpa memperhatikan nilai atau relevansinya

c)

C. Mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan dan sumber daya

d)

D. Menyulitkan akses ke dokumen historis atau penting

e)

E. Mendorong pencetakan salinan dokumen yang tidak perlu

83.

Apa yang dimaksud dengan jadwal retensi dalam konteks penyusutan arsip?

a)

A. Daftar acak dokumen yang akan dimusnahkan

b)

B. Rencana yang menentukan berapa lama setiap jenis dokumen harus disimpan

c)

C. Jadwal untuk memindahkan dokumen ke lokasi penyimpanan off-site

d)

D. Proses untuk mendigitalkan semua dokumen kertas

e)

E. Kebijakan yang melarang pemusnahan dokumen apa pun

84.

Apa manfaat dari melakukan audit penyusutan arsip secara berkala?

a)

A. Mengurangi jumlah dokumen yang disimpan secara permanen

b)

B. Menghilangkan kebutuhan akan jadwal retensi yang ditetapkan

c)

C. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan penyusutan

d)

D. Mendorong pemusnahan dokumen tanpa penelaahan yang cermat

e)

E. Memperpanjang periode retensi untuk semua jenis dokumen

85.

Apa langkah pertama yang harus dilakukan saat merencanakan rapat?

a)

A. Menentukan tanggal dan waktu rapat tanpa konsultasi

b)

B. Menyiapkan ruang rapat sebelum mengonfirmasi agenda

c)

C. Mengidentifikasi tujuan dan agenda rapat dengan jelas

d)

D. Mengirimkan undangan rapat ke semua karyawan

e)

E. Memesan konsumsi untuk rapat tanpa mempertimbangkan jumlah peserta

86.

Bagaimana cara terbaik untuk memastikan kehadiran peserta dalam rapat?

a)

A. Mengirimkan undangan rapat tanpa permintaan konfirmasi

b)

B. Meminta konfirmasi kehadiran dan mengirimkan pengingat sebelum rapat

c)

C. Mengasumsikan bahwa semua peserta akan hadir tanpa tindakan lebih lanjut

d)

D. Mengandalkan komunikasi dari mulut ke mulut untuk menyebarkan informasi rapat

e)

E. Mengirimkan undangan rapat hanya kepada pimpinan senior

87.

Apa yang harus dilakukan jika perlengkapan audiovisual yang diperlukan tidak tersedia di ruang rapat yang telah dipesan?

a)

A. Membatalkan rapat sampai peralatan tersedia

b)

B. Melanjutkan rapat tanpa menggunakan peralatan audiovisual

c)

C. Meminta peserta untuk membawa peralatan mereka sendiri

d)

D. Mengatur ruang rapat alternatif dengan peralatan yang dibutuhkan

e)

E. Menunda rapat sampai periode waktu yang tidak ditentukan

88.

Bagaimana notulis dapat memastikan akurasi notulen rapat?

a)

A. Mengandalkan ingatan notulis untuk merekonstruksi diskusi setelah rapat

b)

B. Merekam rapat secara audio atau video untuk referensi di kemudian hari

c)

C. Meminta peserta untuk meninjau dan menyetujui notulen setelah rapat

d)

D. Menghindari pencatatan poin-poin yang kontroversial atau sensitif

e)

E. Mengubah notulen untuk mencerminkan hasil yang diinginkan oleh penyelenggara rapat

89.

Apa peran utama asisten administrasi dalam mengelola agenda pimpinan?

a)

A. Membuat keputusan tentang prioritas dan alokasi waktu pimpinan

b)

B. Menjadwalkan rapat dan janji temu tanpa berkonsultasi dengan pimpinan

c)

C. Mengoordinasikan dan mengoptimalkan jadwal pimpinan secara proaktif

d)

D. Menolak permintaan rapat berdasarkan preferensi pribadi asisten

e)

E. Mengelola agenda pribadi asisten sendiri di atas agenda pimpinan

90.

Apa tujuan utama dari penyusunan anggaran dalam administrasi perkantoran?

a)

A. Memastikan pengeluaran kantor tidak melebihi pendapatan

b)

B. Menghindari perencanaan keuangan jangka panjang

c)

C. Mengalokasikan dana secara merata ke semua departemen tanpa mempertimbangkan kebutuhan

d)

D. Menetapkan batasan pengeluaran dan mengendalikan biaya operasional

e)

E. Menghilangkan fleksibilitas dalam pengambilan keputusan keuangan

91.

Sebagai Pengadministrasi Perkantoran, pemahaman dan penerapan nilai-nilai administratif sangat penting dalam menjalankan tugas sehari-hari. Nilai administratif mencakup berbagai prinsip dan standar yang menjadi pedoman dalam mengelola dan mengorganisir berbagai aspek operasional di lingkungan kerja. Dengan menerapkan nilai-nilai administratif tersebut, dapat berkomitmen untuk mendukung terciptanya lingkungan kerja yang produktif, teratur, dan terpercaya. Sebagai Pengadministrasi Perkantoran, nilai-nilai ini menjadi dasar dalam setiap langkah dan keputusan yang diambil, guna mendukung tercapainya tujuan instansi secara keseluruhan. Pernyataan yang tepat mengenai nilai administratif adalah ...

a)

nilai yang diberikan kepada pemberi arsip

b)

nilai yang dimiliki arsip dari pencipta arsip

c)

 nilai penuh dalam kegiatan administratif

d)

nilai sementara pada sebuah arsip

e)

nilai ekonomis arsip itusendir

92.

Seorang   Pengadministrasi   Perkantoran   menemukan   bahwa   ada

banyak keluhan tentang kesalahan penagihan. Langkah yang tepat untuk menangani masalah ini adalah

a)

.  Mengabaikan keluhan dan meneruskan penagihan

b)

Meninjau dan memverifikasi sistem penagihan untuk menemukan kesalahan

c)

 Menyuruh  pelanggan  untuk  memeriksa  laporan  bank  mereka sendiri

d)

Menurunkan tarif layanan secara acak

e)

Mengirimkan permintaan maaf tanpa memperbaiki masalah

93.

Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang hal berikut ini, kecuali ....

a)

Unit pengolah

b)

Nomor berkas

c)

Kode klasifikasi

d)

Tujuan

e)

 Uraian informasi berkas

94.

Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ...


a)

Unit

b)

Mengkode

c)

Mengabjad

d)

Caption

e)

Wilayah

95.

Sistem operasi mengalami kerusakan setelah instalasi pembaruan yang

gagal. Langkah apa yang sebaiknya diambil? 

a)

 Menghubungi teknisi

b)

Menghapus pembaruan

c)

Melakukan sistem restore

d)

Menginstal ulang sistem operasi

e)

Menjalankan perangkat lunak diagnostic

96.

Prosedur pengurusan surat keluar yang benar adalah....

a)

Buat konsep-persetujuan konsep-agenda-ketik-tanda tangan-beri cap-lipat-sampul-kirim

b)

 Buat konsep-agenda-ketik-tanda tangan-sampul-kirim

c)

Buat konsep-persetujuan konsep-agenda-ketik-tanda tangan-cap- sampul-kirim

d)

Buat konsep-persetujuan konsep-ketik-agenda-tanda tangan-cap- sampul-kirim

e)

Buat  konsep  dengan  computer-persetujuan-tanda  tangan-cap- sampul-kirim

97.

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun, disebut sistem ....


a)

Alfabeti

b)

 Geografis

c)

 Numeric

d)

  Kronologis

e)

Subjek

98.

 Memutar   film   dan   video   dalam   kecepatan   normal   sekurang-

kurangnya 6 bulan sekali, merupakan langkah pemeliharaan dari ..

a)

Arsip rekaman gambar

b)

 Arsip rekaman suara

c)

 Arsip moving audio visual

d)

Arsip elektronik

e)

 Arsip suara dan elektronik

99.

Bila menerapkan kearsipan sistem subjek dengan setiap laci digunakan untuk beberapa masalah utama, guide yang dibutuhkan untuk memisahkan masalah satu dengan yang lainnya ialah guide posisi ....

a)

I

b)

II

c)

III

d)

IV

e)

V

100.

Arsip yang disimpan dengan sistem nomor terminal digit, diambil dari.....

a)

Nomor surat

b)

Nomor di buku agenda

c)

Nomor di buku verbal

d)

Nomor di buku arsip

e)

Nomor urut penyimpanan arsip

101.

Seorang  Pengadministrasi  Perkantoran  harus  mengamankan  data

sensitif yang tersimpan di server. Langkah apa yang paling penting dilakukan?

a)

Menggunakan password yang kuat

b)

 Membatasi akses pengguna

c)

Membuat backup data

d)

Mengenkripsi data

e)

Menginstal perangkat lunak keamanan

102.

Seorang Pengadministrasi Perkantoran menerima laporan bahwa aplikasi mengalami kesalahan saat melakukan login. Langkah apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah ini?

a)

Memeriksa database pengguna

b)

Menghapus cache aplikasi

c)

Memperbarui perangkat lunak

d)

Mengatur ulang kata sandi

e)

 Menjalankan diagnostik sistem

103.

 Seorang    Pengadministrasi    Perkantoran    mendeteksi    adanya penyimpangan dalam proses produksi yang menyebabkan penurunan kualitas produk. Langkah pertama yang sebaiknya diambil oleh seorang Pengadministrasi Perkantoran tersebut adalah

a)

 Menghentikan seluruh produksi

b)

 Melaporkan segera ke manajer produksi

c)

 Melakukan analisis penyebab penyimpangan

d)

Mengganti peralatan produksi yang rusak

e)

 Menjalankan prosedur standar darurat

104.

Jika seorang Pengadministrasi Perkantoran menemukan bahwa salah

satu  mesin  dalam  proses  produksi  sering  mengalami  kerusakan, tindakan yang paling tepat untuk diambil adalah

a)

Membiarkan mesin tetap beroperasi hingga rusak total

b)

Menyusun laporan kerusakan untuk evaluasi lebih lanjut

c)

Mengganti mesin dengan yang baru

d)

Melakukan perbaikan sementara tanpa pelaporan

e)

Menambah shift kerja untuk mengejar ketertinggalan produksi

105.

Dalam    pengawasan    operasional,    seorang    Pengadministrasi Perkantoran menemukan bahwa jumlah output harian tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Tindakan yang sebaiknya dilakukan adalah 

a)

Mengurangi jumlah pekerja

b)

Menghentikan produksi untuk evaluasi

c)

Mengubah standar operasional

d)

Menelusuri faktor-faktor yang menyebabkan ketidaksesuaian

e)

Menambah waktu kerja karyawan

106.

Dalam salah satu sistem kearsipan diperlukannya daftar klasifikasi indeks. yaitu pada sistem ...

a)

Sistem abjad

b)

Sistem subjek

c)

 Sistem nomor

d)

Sistem kronologis

e)

 Sistem wilayah

107.

Sistem  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip  berdasarkan

masalah/pokok surat disebut juga filing sistem .... .

a)

Abjad

b)

Subjek

c)

Tanggal

d)

Nomor

e)

 Wilayah

108.

 Seorang  Pengadministrasi  Perkantoran  menerima  banyak  keluhan pelanggan mengenai waktu respons yang lambat. Apa yang harus diperiksa terlebih dahulu untuk menemukan penyebab masalah ini?

a)

 Ketersediaan server

b)

 Kecepatan internet pelanggan

c)

 Beban kerja aplikasi

d)

Pengaturan firewall

e)

Versi sistem operasi

109.

Suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian pelayanan prima


a)

 Sama sekali tidak diperkenankan

b)

 Akan merusak tatanan organisasi

c)

Harus  didukung  oleh  pendokumentasian  yang  baik  disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang

d)

Tidak perlu didukung dengan pendokumentasian dan otorisasi pejabat yang berwenang

e)

Tidak memberi pelayanan yang prima

110.

Tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah

a)

Seluruh kebijakan pimpinan organisasi harus dipatuhi, meskipun tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku

b)

Menghasilkan informasi yang andal dan dapat dipercaya

c)

Meningkatkan kemudahan dalam penggunaan aset organisasi

d)

Meningkatkan kewajiban pelaporan

e)

Meningkatkan manajemenorganisasikepemimpinan

111.

 Fungsi   perencanaan   dalam   sebuah   organisasi   dilakukan   dalam kegiatan

a)

pemberian motivasi kepada karyawan

b)

 menyusun struktur organisasi perusahaan

c)

 menentukan orang-orang pada sebuah jabatan tertentu

d)

menentukan target pencapaian yang harus

diraih perusahaan

e)

  membandingkan   hasil   yang   dicapai   dengan   tujuan   yang ditetapkan

112.

Setiap Pengadministrasi Perkantoran memiliki kewajiban untuk menyusun Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang akan dilaksanakan. SKP merupakan instrumen manajemen kinerja yang digunakan untuk mengukur pencapaian kinerja pegawai dalam menjalankan tugas- tugasnya. Dengan menyusun SKP, seorang Pengadministrasi Perkantoran dapat memiliki arah yang jelas dalam menjalankan tugasnya serta dapat memantau dan mengevaluasi pencapaian kinerjanya secara sistematis. Hal ini juga membantu meningkatkan akuntabilitas  dan  efektivitas  dalam  mencapai  tujuan  instansi  atau

instansi     terkait     dalam     bidangnya.     Setiap     Pengadministrasi

Perkantoran wajib menyusun Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang

akan dilaksanakan dalam…..

a)

6 tahun berjalan

b)

   1 tahun berjalan

c)

 5 tahun berjalan

d)

   3 tahun berjalan

e)

 4. tahun berjalan

113.

Penilaian  kinerja  untuk  posisi  Pengadministrasi  Perkantoran dilakukan dengan mempertimbangkan perencanaan kinerja pada tingkat individu dan tingkat unit. Artinya, evaluasi kinerja tidak hanya didasarkan pada pencapaian individu, tetapi juga memperhitungkan kontribusi mereka terhadap keseluruhan tujuan dan kinerja unit atau tim tempat mereka bekerja. Hal ini menekankan pentingnya kerjasama tim dan pencapaian tujuan bersama dalam mencapai hasil yang optimal dalam bidangnya. Penilaian kinerja Jabatan Fungsional Pengadministrasi Perkantoran dilakukan dengan memperhatikan, kecuali ……

a)

Target

b)

Capaian

c)

hasil

d)

Kinerja

e)

 Perilaku

114.

.  Penilaian    kinerja    yang    dilakukan    dalam    jabatan    fungsional

Pengadministrasi Perkantoran  mengacu pada pendekatan di mana


 

 

 

kriteria penilaian dan pencapaian kinerja dinilai dengan menggunakan

standar yang jelas, objektif, dan dapat dinilai. Artinya, dalam proses penilaian ini, ada parameterparameter yang telah ditetapkan sebelumnya yang digunakan untuk menilai kinerja seorang Pengadministrasi Perkantoran. Pernyataan tersebut menegaskan prinsip

 

a)

Objektif

b)

 Terukur

c)

Transparan

d)

Partisipatif

e)

Akuntabel

115.

Bagaimana proses decoding dalam penerimaan pesan

a)

mulai bekerja terhadap pesan itu berdasarkan persepsi, pemikiran dan pengalaman masa lalu

b)

menyimpan informasi, artinya saluran pembawa pesan tersebut mampu dimanfaatkan pada saat-saat diperlukan, tidak perlu harus langsung sebagaimana orang yang sedang berbicara

c)

menyampaikan materi pengajaran (isi pesan) seperti buku, film, video, slide dan komputer.

d)

sebagai perantara atau pembawa pesan atau informasi dari satu orang kepada orang lain.

Similar Resources on Wayground

CONTOH SO AL UKM UPPPG PILOTING 4 2025

113 questions

CONTOH SO AL UKM UPPPG PILOTING 4 2025

quiz

Worksheet

•

Professional Development