NEW
Font size
WorksheetsSoal PTS Ganjil Klasifikasi dan Sistem Arsip
Total questions: 33
Worksheet time: 17mins
Sebuah perusahaan yang berlokasi di Jakarta memiliki banyak klien di kota Bandung, Cirebon, dan Bogor. Jika perusahaan ini menggunakan sistem wilayah berdasarkan pembagian administrasi negara, laci filing cabinet manakah yang akan paling sering diakses?
Laci "Jawa Barat"
Laci "DKI Jakarta"
Laci "Wilayah 2"
Laci "Jabodetabek"
Laci "Jawa Tengah"
Menurut teks, sistem tanggal seringkali menyulitkan karena pengguna harus mengingat tanggal surat. Manakah skenario di bawah ini yang paling efektif diatasi dengan penggunaan kartu indeks pada sistem tanggal?
Staf lupa di tahun berapa surat dari PT ABC disimpan.
Staf hanya ingat nama pengirim surat (PT ABC) tetapi lupa tanggal pastinya.
Staf tidak sengaja merobek surat dari PT ABC.
Staf ingin menyimpan surat balasan untuk PT ABC.
Staf salah meletakkan surat PT ABC di folder bulan yang berbeda.
Mengapa klasifikasi wilayah administrasi khusus seperti "Wilayah 1 (Sumatra, Jawa-Bali)" dan "Wilayah 2 (Jabodetabek)" dibuat?
Karena wilayah tersebut memiliki kode pos yang sama.
Untuk mematuhi standar kearsipan internasional.
Untuk menyederhanakan pengelompokan arsip dari area dengan volume korespondensi yang tinggi atau kepentingan khusus.
Karena pembagian provinsi sering berubah-ubah.
Untuk membedakan arsip surat masuk dan surat keluar.
Seorang arsiparis sedang mencari surat dari "Hari Nasution". Setelah melakukan indeks menjadi "Nasution, Hari", ia menemukan kartu indeksnya di laci berkode "Na". Informasi apa yang paling mungkin ia temukan di kartu indeks tersebut untuk melanjutkan pencarian?
Alamat lengkap Hari Nasution.
Isi ringkas dari surat tersebut.
Kode surat berdasarkan daftar klasifikasi, seperti "Cilandak".
Nomor telepon Hari Nasution.
Nama anggota keluarga Hari Nasution.
Perhatikan dua prosedur berikut: (1) Arsip surat masuk dari Surabaya dikelompokkan ke dalam map "Surabaya". (2) Arsip surat keluar untuk klien di Medan dikelompokkan ke dalam map "Medan". Apa prinsip dasar sistem wilayah yang dapat disimpulkan dari kedua prosedur tersebut?
Sistem wilayah hanya berlaku untuk surat masuk.
Pengelompokan didasarkan pada nama kota, bukan provinsi.
Sistem wilayah tidak efektif untuk surat keluar.
Pengelompokan surat masuk berdasarkan asal surat, sedangkan surat keluar berdasarkan tujuan surat.
Semua surat dari dan ke pulau yang sama harus disimpan dalam satu laci.
Seorang manajer ingin meminjam arsip data pegawai atas nama "Andi". Arsiparis menemukan bahwa arsip tersebut berada di laci berkode "Wilayah I", di belakang guide "Sumatera", dalam folder "Medan". Kesimpulan apa yang paling logis mengenai pegawai bernama Andi?
Andi saat ini tinggal di Medan.
Andi adalah kepala kantor cabang Medan.
Arsip tersebut berisi data kepegawaian Andi saat ia bertugas di kantor cabang Medan.
Andi lahir di kota Medan.
Manajer yang mencari adalah atasan langsung Andi di Medan.
Jika sebuah kantor hanya menggunakan satu laci filing cabinet untuk sistem tanggal dan laci tersebut hanya mampu menampung arsip selama 3 bulan, apa penyesuaian yang paling logis pada sistem tersebut?
Menggunakan 12 guide untuk 12 bulan dan mengosongkan laci setiap 3 bulan.
Kode pada laci bukan lagi "Tahun", melainkan "Triwulan" (misal: 2025-TW1).
Tidak menggunakan guide sama sekali dan hanya mengandalkan hanging folder.
Menggabungkan arsip dari 4 tahun dalam satu laci.
Menggunakan sistem abjad sebagai pengganti sistem tanggal.
Apa tujuan utama dari penggunaan lembar pinjam arsip yang diletakkan di posisi arsip yang diambil (lembar 1)?
Sebagai bukti bahwa peminjam telah mengembalikan arsip.
Untuk mengingatkan arsiparis agar segera menagih arsip yang dipinjam.
Sebagai penanda fisik lokasi arsip dan informasi siapa yang meminjamnya.
Untuk mencatat ringkasan isi arsip yang dipinjam.
Sebagai formulir permintaan peminjaman arsip baru.
Sebuah surat dari Kelurahan Depok Jaya, Kecamatan Pancoran Mas, Kota Depok, Provinsi Jawa Barat, akan disimpan menggunakan sistem wilayah administrasi negara. Di belakang guide manakah hanging folder untuk surat ini akan diletakkan?
Di belakang guide "Jawa Barat".
Di belakang guide "Depok".
Di belakang guide "Pancoran Mas".
Di belakang guide "Depok Jaya".
Di belakang guide "Kota".
Bandingkan sistem tanggal dan sistem wilayah. Manakah pernyataan yang paling tepat menggambarkan keunggulan utama sistem wilayah dibandingkan sistem tanggal?
Sistem wilayah lebih cepat untuk menyimpan arsip baru.
Sistem wilayah tidak memerlukan kartu indeks sama sekali.
Sistem wilayah lebih intuitif jika informasi yang paling diingat adalah lokasi atau nama, bukan tanggal.
Sistem wilayah membutuhkan peralatan yang lebih sedikit dan lebih murah.
Sistem wilayah adalah satu-satunya sistem yang bisa digunakan untuk surat keluar.
Seorang staf ingin mencari arsip Cuti Sakit milik Gunawan Wibisono. Ia tahu arsip tersebut ada di kelompok Kepegawaian. Manakah langkah yang salah dalam prosedur pencariannya?
Mencari di laci berkode "Kepegawaian".
Mencari di belakang guide dengan kode "Cuti".
Mencari di dalam hanging folder dengan kode "Cuti Sakit".
Mengambil arsip dari map "Gunawan Wibisono".
Mencari kartu indeks berkode "Wi" untuk menemukan kode klasifikasi arsipnya.
Jika sebuah perusahaan memiliki 50 sub-wilayah dalam klasifikasinya, berapa jumlah minimal guide yang harus disiapkan menurut materi?
10
30
50
250
Tergantung jumlah laci
Prosedur "mengindeks" nama "Gunawan Wibisono" menjadi "Wibisono, Gunawan" bertujuan untuk...
Menyingkat nama agar muat pada label.
Membuat kode unik untuk setiap individu.
Menyeragamkan penempatan arsip berdasarkan nama keluarga atau nama yang paling signifikan.
Memudahkan pencarian di buku telepon.
Mengamankan data pribadi agar tidak mudah ditemukan.
Seorang pimpinan meminta arsip terkait kerja sama dengan Filipina. Arsiparis membuka laci "ASIA", lalu mencari di belakang guide "Asia Tenggara". Langkah selanjutnya yang paling tepat adalah...
Membuka hanging folder "Filipina".
Membuka hanging folder "Singapura".
Mencari kartu indeks dengan kode "Fi".
Membuka laci "Wilayah 1".
Memeriksa tickler file untuk bulan ini.
Apa risiko terbesar jika seorang staf mengambil arsip tanpa menukarnya dengan lembar pinjam arsip?
Arsip tersebut bisa sobek atau rusak.
Arsiparis tidak akan tahu keberadaan arsip tersebut jika ada orang lain yang mencarinya.
Tanggal surat akan menjadi tidak relevan lagi.
Kerahasiaan isi surat dapat terbongkar.
Staf tersebut akan mendapatkan sanksi administratif.
Dilihat dari struktur penyimpanannya, hubungan antara laci, guide, dan hanging folder dalam sistem tanggal paling tepat digambarkan sebagai...
Laci (Tahun) -> Guide (Tanggal) -> Folder (Bulan)
Laci (Tahun) -> Guide (Bulan) -> Folder (Tanggal)
Laci (Bulan) -> Guide (Tahun) -> Folder (Tanggal)
Laci (Tanggal) -> Guide (Bulan) -> Folder (Tahun)
Laci (Nama) -> Guide (Tanggal) -> Folder (Bulan)
Arsiparis menemukan lembar pinjam arsip (lembar ke-3) di tickler file pada seksi tanggal 22 September 2025. Apa makna dari temuan ini?
Ada arsip yang dipinjam pada tanggal 22 September 2025.
Arsip yang dipinjam harus dikembalikan pada tanggal 22 September 2025.
Arsiparis harus membuat surat baru pada tanggal 22 September 2025.
Ada arsip yang hilang pada tanggal 22 September 2025.
Arsip yang dipinjam berasal dari tahun 2025.
Seseorang ingin mencari surat penawaran dari PT ABC. Dia tidak tahu tanggal maupun lokasi PT ABC. Satu-satunya data yang dia punya adalah perihal surat, yaitu "Penawaran". Sistem penyimpanan mana yang paling tidak efektif untuk memulai pencarian ini?
Sistem Abjad
Sistem Subjek/Perihal
Sistem Nomor
Sistem Tanggal dan Sistem Wilayah
Sistem Kronologis
Diberikan contoh indeks "Surabaya - Jawa Bali - Wilayah 1". Analisis ini menunjukkan bahwa sistem wilayah dapat memiliki...
Satu tingkat klasifikasi saja.
Klasifikasi yang tumpang tindih dan tidak terstruktur.
Hirarki klasifikasi yang berlapis untuk mempersempit lokasi pencarian.
Kode yang selalu dimulai dengan nama provinsi.
Maksimal dua tingkat klasifikasi.
Jika arsip tentang Cilandak diklasifikasikan sebagai "Cilandak - Jakarta Selatan - DKI Jakarta", maka "Jakarta Selatan" berfungsi sebagai...
Kode laci
Kode guide
Kode hanging folder
Judul surat
Keterangan tambahan yang tidak digunakan dalam pengkodean.
Seorang staf menemukan arsip tertanggal 19 Februari 2009 di dalam hanging folder berkode "19". Dari informasi ini, apa yang dapat disimpulkan tentang penataan arsip di kantor tersebut?
Kantor tersebut menyimpan arsip harian dalam folder terpisah.
Terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip.
Kode "19" merujuk pada nomor urut surat, bukan tanggal.
Ini adalah arsip ke-19 yang masuk pada bulan Februari.
Kantor tersebut tidak menggunakan sistem tanggal.
Mengapa dalam sistem wilayah, surat dari luar negeri seperti Jepang atau China tetap bisa dikelola dengan baik?
Karena semua surat luar negeri digabung dalam satu folder "Internasional".
Karena sistem ini memiliki klasifikasi berjenjang dari benua, regional, hingga negara.
Karena surat luar negeri selalu dialihbahasakan terlebih dahulu.
Karena sistem wilayah hanya berlaku untuk arsip dalam negeri.
Karena surat tersebut akan disimpan menggunakan sistem abjad berdasarkan nama negara.
Seorang karyawan baru diminta untuk menyimpan surat dari kantor cabang di Palembang. Ia bingung harus meletakkannya di laci mana. Informasi kunci apa yang harus ia cari terlebih dahulu pada daftar klasifikasi?
Apakah Palembang masuk "Wilayah 1", "Wilayah 2", atau lainnya.
Kode pos kota Palembang.
Nama gubernur Palembang saat ini.
Tanggal surat tersebut dibuat.
Perihal dari surat tersebut.
Berdasarkan diagram, posisi guide dalam laci selalu berada di belakang kelompok arsip yang diwakilinya. Apa tujuan dari penempatan seperti ini?
Untuk menghemat ruang di dalam laci.
Agar label pada guide mudah terlihat saat mencari dari depan ke belakang.
Untuk mencegah hanging folder tersangkut.
Agar arsip paling baru berada di paling depan.
Ini adalah standar internasional yang tidak memiliki alasan khusus.
Jika sebuah klasifikasi wilayah memiliki 26 sub-wilayah yang masing-masing diawali huruf A hingga Z, dan dibutuhkan 4 cardex untuk menyimpan kartu indeksnya, berapa jumlah laci pada setiap unit cardex?
8 laci
7 laci
6 atau 7 laci
4 laci
26 laci
Apa perbedaan mendasar antara fungsi guide dalam sistem tanggal dan guide dalam sistem wilayah?
Dalam sistem tanggal, guide menandai bulan; dalam sistem wilayah, guide menandai sub-wilayah.
Dalam sistem tanggal, guide terbuat dari kertas; dalam sistem wilayah, terbuat dari plastik.
Tidak ada perbedaan fungsi, keduanya hanya sebagai pemisah.
Dalam sistem tanggal, guide bersifat permanen; dalam sistem wilayah, guide diganti setiap tahun.
Dalam sistem tanggal, dibutuhkan 365 guide; dalam sistem wilayah, hanya butuh 12.
Seorang arsiparis ingin menerapkan sistem wilayah di perusahaannya yang hanya beroperasi di Pulau Jawa. Klasifikasi utama (kode laci) yang paling relevan untuk perusahaannya adalah...
Benua (Asia, Eropa)
Wilayah Khusus (Jabodetabek)
Provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, DIY, Jawa Timur)
Negara (Indonesia, Malaysia)
Arah Mata Angin (Jawa bagian Barat, Jawa bagian Timur)
Prosedur penemuan kembali arsip sering dimulai dengan "Tentukan judul/caption dari surat yang ingin dicari". Langkah ini paling relevan ketika...
Tanggal, nama, dan wilayah surat sudah diketahui dengan pasti.
Arsiparis hanya diberikan perintah lisan tanpa dokumen permintaan.
Informasi awal yang dimiliki pencari sangat terbatas atau tidak spesifik.
Arsip yang dicari adalah arsip yang baru saja disimpan kemarin.
Semua arsip di dalam laci tidak memiliki label.
Dalam diagram sistem tanggal, terlihat surat-surat berada di dalam hanging folder yang diberi label angka (misal: 1, 2, 3). Ini mengimplikasikan bahwa...
Setiap surat diberi nomor urut masuk.
Arsip diurutkan berdasarkan tanggal di dalam folder bulanan.
Setiap folder hanya boleh berisi maksimal 3 surat.
Angka tersebut adalah kode rahasia arsip.
Angka tersebut menunjukkan prioritas surat.
Menganalisis keseluruhan materi, apa kesimpulan utama mengenai pemilihan sistem kearsipan?
Semua perusahaan wajib menggunakan sistem tanggal dan wilayah secara bersamaan.
Sistem wilayah secara universal lebih baik daripada sistem tanggal.
Pemilihan sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan volume arsip, serta kebutuhan pengguna untuk menemukan kembali arsip tersebut.
Sistem kearsipan yang baik adalah yang paling rumit dan memiliki banyak tingkatan.
Peralatan seperti filing cabinet lebih penting daripada sistem klasifikasi yang digunakan.
Dalam sistem pengarsipan, jika arsip tentang "Jakarta" diklasifikasikan sebagai "Jakarta - DKI Jakarta", maka "DKI Jakarta" berfungsi sebagai...
Kode guide
Kode laci
Judul surat
Keterangan tambahan yang tidak digunakan dalam pengkodean.
Kode hanging folder
Seorang staf menemukan arsip tertanggal 15 Maret 2020 di dalam folder berkode "2020-Maret". Apa yang dapat disimpulkan tentang sistem pengarsipan di kantor tersebut?
Kode "2020-Maret" merujuk pada nomor urut surat, bukan tanggal.
Ini adalah arsip pertama yang masuk pada bulan Maret.
Folder tersebut hanya berisi arsip untuk bulan Maret saja.
Kantor tersebut menyimpan arsip berdasarkan bulan dan tahun.
Kantor tersebut tidak menggunakan sistem tanggal.
Jika sebuah surat dari Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat, akan disimpan menggunakan sistem wilayah administrasi, di belakang guide manakah hanging folder untuk surat ini akan diletakkan?
Di belakang guide "Wilayah".
Di belakang guide "Jakarta Barat".
Di belakang guide "Cengkareng".
Di belakang guide "Jakarta".
Di belakang guide "Kecamatan".
