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WorksheetsCuestionario sobre Gestión Documental
Total questions: 84
Worksheet time: 42mins
¿Qué es la gestión documental según el texto?
Un sistema para archivar documentos electrónicos.
Una disciplina para controlar, organizar y preservar información.
Un método para eliminar documentos antiguos.
Un software para gestionar archivos digitales.
¿Cuál es el objetivo principal de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos?
Regular el acceso a documentos privados.
Establecer el marco legal para el Sistema Nacional de Archivos.
Prohibir la creación de nuevos archivos.
Eliminar documentos con valor histórico.
¿Qué función tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional?
Crear nuevos documentos públicos.
Asesorar en planes de estudio y coordinar con instituciones educativas.
Eliminar documentos antiguos.
Digitalizar todos los archivos.
¿Qué establece la NTN-001 según el texto?
Lineamientos para la digitalización de documentos.
Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos.
Normas para la eliminación de documentos.
Reglas para el acceso a documentos secretos.
¿Cuál es la ley que regula la gestión documental en Costa Rica?
Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos
Ley No. 1234 de Archivos Nacionales
Ley No. 5678 de Documentación Pública
Ley No. 9101 de Gestión Documental
¿Qué etapa del ciclo de vida de los documentos implica la transferencia a archivos históricos?
Creación
Recepción
Transferencia
Clasificación
¿Cuál es una de las funciones de los cuadros de clasificación documental?
Eliminar documentos
Agrupar documentos según funciones
Digitalizar documentos
Destruir documentos
¿Qué garantiza la seguridad documental?
Acceso rápido a la información
Pérdida de documentos
Eliminación de archivos
Desorganización de datos
¿Qué es la gestión documental?
Un proceso técnico y administrativo para controlar documentos.
Un sistema para crear documentos electrónicos.
Un método para eliminar documentos antiguos.
Una técnica para digitalizar archivos.
¿Cuál es el propósito del ciclo de vida documental?
Crear documentos nuevos.
Administrar documentos de manera eficiente y legal.
Digitalizar documentos antiguos.
Clasificar documentos por temas.
¿Qué entidad regula el Sistema Nacional de Archivos en Costa Rica?
Ministerio de Educación Pública.
Archivo Nacional.
Ley 7202.
Normas Técnicas Nacionales.
¿Qué establece la Ley 7202 en Costa Rica?
Normas para la digitalización de documentos.
Principios de conservación y protección de documentos públicos.
Reglas para la clasificación de documentos.
Procedimientos para la eliminación de documentos.
¿Qué es la valoración documental?
Un proceso para digitalizar documentos.
Evaluación del valor de un documento para decidir su conservación o eliminación.
Un método para clasificar documentos por temas.
Un sistema para crear documentos electrónicos.
¿Qué es la gestión documental?
Conjunto de actividades para la planificación y manejo de documentos.
Proceso de eliminación de documentos antiguos.
Método de digitalización de documentos.
Sistema de archivo en línea.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental?
Facilitar la utilización, conservación y recuperación de la información.
Eliminar documentos innecesarios.
Digitalizar todos los documentos.
Crear copias de seguridad.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida del documento?
Producción, trámite, archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.
Creación, edición, publicación, eliminación.
Recepción, digitalización, almacenamiento, eliminación.
Producción, distribución, archivo, eliminación.
¿Qué tipo de archivo contiene documentos con valor permanente para la investigación y la cultura?
Archivo histórico.
Archivo de gestión.
Archivo central.
Archivo temporal.
¿Qué se entiende por clasificación documental?
Organización jerárquica de documentos según su origen funcional.
Eliminación de documentos obsoletos.
Digitalización de documentos en papel.
Creación de copias de seguridad.
¿Qué es la foliación en el contexto de la gestión documental?
Proceso de traslado de documentos entre archivos
Medidas para proteger documentos de deterioro
Numeración correlativa de los documentos
Decisión basada en la pérdida de valor del documento
¿Cuál es el propósito de la conservación preventiva?
Facilitar la consulta de documentos
Proteger documentos de deterioro físico o digital
Trasladar documentos entre archivos
Clasificar documentos por nombre
¿Qué implica el método onomástico de clasificación de documentos?
Clasificación por ubicación geográfica
Clasificación por el nombre de personas, empresas o instituciones
Clasificación por fecha de creación
Clasificación por tipo de documento
¿Cuál es una regla del método onomástico?
Uso de colores para clasificar
Uso de guías alfabéticas
Uso de números para clasificar
Uso de fechas para clasificar
¿Cuál es la regla principal para clasificar documentos según ubicación geográfica?
Usar nombres abreviados
Ordenar por fecha de emisión
Jerarquía territorial
Subdividir por subtemas
¿Qué método organiza documentos por temas o materias?
Método Cronológico
Método por Asunto (Temático)
Método Geográfico
Método Alfabético
¿Cuál es una regla para el método cronológico de clasificación de documentos?
Usar nombres oficiales
Crear un cuadro de clasificación temático
Orden ascendente o descendente
Etiquetado claro
¿Qué se entiende por "fondo" en la ubicación en la gaveta de archivo?
Divisiones de un fondo
Conjunto total de documentos
Subdivisión por subtemas
Uso de carpetas por período
¿Qué es una serie en el contexto de gestión documental?
Un conjunto de documentos producidos en diferentes funciones administrativas.
Un subconjunto de documentos de diferentes temas.
Un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad.
Un lugar de almacenamiento de documentos.
¿Cuándo se crean las subseries?
Cuando la documentación es escasa y poco frecuente.
Cuando la documentación en torno a un mismo tema es frecuente y voluminosa.
Cuando los documentos son de diferentes temas.
Cuando los documentos no tienen valor administrativo.
¿Qué indica el tipo documental en el gráfico de archivo?
La línea exterior izquierda de la gaveta de archivo.
La línea exterior derecha de la gaveta de archivo.
La línea superior de la gaveta de archivo.
La línea inferior de la gaveta de archivo.
¿Qué color se utiliza para el tipo documental en el gráfico de archivo?
Azul
Rojo
Blanco
Verde
¿Cuál es la duración del Archivo Central en el proceso de gestión documental?
1 a 5 años
6 a 30 años
Post 30 años
10 a 20 años
¿Cuál es el propósito de la Norma Técnica Nacional NTN-001?
Unificar criterios para la conformación de expedientes administrativos.
Regular el uso de materiales de oficina.
Establecer normas para la construcción de edificios.
Definir procedimientos para la contratación de personal.
¿Qué tipo de archivador se usa para documentos textuales?
Archivador vertical
Archivador horizontal
Espigón
Tabla Shannon
¿Cuál es una característica de las carpetas colgantes?
Capacidad para 100 folios
Con gancho metálico
Parte sobresaliente para identificar contenido
Etiquetas de cartulina
¿Qué método de ordenación documental se basa en la numeración correlativa?
Onomástico
Toponímico
Numérico
Cronológico
¿Cuál es uno de los principios archivísticos aplicados para la conformación de expedientes?
Innovación
Proporcionalidad
Conservación
Flexibilidad
¿Qué debe garantizarse según el principio de integridad en la conformación de expedientes?
Que los documentos sean accesibles
Que los documentos no sean alterados
Que los documentos sean innovadores
Que los documentos sean digitales
¿Qué se debe evitar al agregar documentos en papel según la sección 5.2.3?
Incluir documentos en buen estado
Incluir documentos en mal estado
Incluir documentos relevantes
Incluir documentos digitales
¿Cuál es una característica del expediente según la sección 5.1?
Debe ser innovador
Debe ser digital
Debe estar respaldado por un procedimiento administrativo
Debe ser flexible
¿Cuál es el orden correcto para organizar documentos según el texto?
Orden alfabético
Orden cronológico ascendente
Orden por tamaño
Orden por color
¿Qué tipo de números se utilizan para la foliatura de documentos en papel?
Números romanos
Números arábigos consecutivos
Números con letras
Números aleatorios
¿Qué se debe hacer con los documentos en papel térmico?
Se deben destruir
Se deben archivar sin cambios
Se deben reproducir mediante copia certificada
Se deben plastificar
¿Qué información se coloca en la carátula del expediente?
Solo el nombre de la institución
Solo el tipo de trámite
Datos como nombre de la institución, tipo de trámite, número de expediente
Solo el número de expediente
¿Cuál es el orden correcto para organizar los documentos según el texto?
Orden alfabético
Orden cronológico descendente
Orden cronológico ascendente
Orden por tamaño
¿Qué tipo de números se utilizan para la foliatura de documentos?
Números romanos
Números arábigos
Números binarios
Números hexadecimales
¿Qué elementos se incluyen al inicio del expediente pero no forman parte de él?
Contratos y licitaciones
Hoja de control e índice de documentos
Actas de reuniones
Informes financieros
¿Cuál es un caso común de conformación de expedientes administrativos en Costa Rica?
Expedientes de marketing
Expedientes de contratación administrativa
Expedientes de ventas
Expedientes de producción
¿Qué es un expediente electrónico según la Norma Técnica Nacional NTN-001?
Un conjunto de documentos físicos organizados.
Un conjunto de documentos digitales organizados.
Un sistema de archivos en papel.
Un método de almacenamiento de datos en la nube.
¿Qué deben incluir los documentos electrónicos para asegurar su autenticidad y fiabilidad?
Firmas digitales.
Metadatos.
Sellos de tiempo.
Códigos QR.
Según la Guía de Gestión Documental del Proyecto Hacienda Digital, ¿cuándo inicia la creación de un expediente electrónico?
Con la digitalización de documentos antiguos.
Con la producción de documentos digitales definitivos.
Con la compra de software de gestión documental.
Con la contratación de un archivista.
¿Qué implica la fase de producción en el proceso de gestión de expedientes electrónicos?
Generación de documentos por medios digitales.
Clasificación de documentos.
Almacenamiento seguro en repositorios digitales.
Evaluación del valor documental.
¿Cuál es el propósito de la fase de planificación documental?
Evaluar el valor documental.
Establecer criterios para la creación de documentos digitales.
Implementar sistemas de consulta controlada.
Clasificar y ordenar documentos.
¿Qué se incluye en la estructura del documento electrónico según la fase de planificación documental?
Metadatos, firma digital y tipología documental.
Clasificación y ordenamiento.
Almacenamiento y conservación.
Evaluación y disposición final.
¿Qué función tiene la firma digital en la estructura del documento electrónico?
Clasificar el tipo de documento.
Identificar al autor y garantizar la autenticidad.
Almacenar documentos en repositorios digitales.
Evaluar el valor documental.
¿Cuál es uno de los procesos clave en la Fase II: Prearchivística?
Organización documental
Transferencia a archivo electrónico
Producción documental
Preservación a largo plazo
¿Qué se asegura en la Fase II para los documentos que ingresan al archivo electrónico?
Que tengan valor histórico
Que cumplan con los requisitos legales
Que sean eliminados rápidamente
Que sean transferidos a papel
¿Cuál es un proceso incluido en la Fase III: Archivística?
Digitalización de documentos analógicos
Valoración para archivo
Transferencia a archivo electrónico
Creación de portada electrónica
¿Qué se genera durante la apertura del expediente digital?
Un documento en papel
Un índice electrónico
Un archivo físico
Un resumen verbal
¿Cuál es uno de los metadatos mínimos obligatorios asignados al expediente?
Fecha de eliminación
Número de páginas
Título
Color de la portada
¿Qué formato deben tener los documentos para asegurar su conservación?
PDF/A
DOCX
TXT
JPEG
¿Qué se actualiza con cada nuevo documento añadido al expediente?
El índice electrónico
La firma digital
Los metadatos
El contenido
¿Qué garantiza la firma del índice?
La autenticidad del expediente
La velocidad del proceso
La cantidad de documentos
La seguridad de la red
¿Dónde se transfiere el expediente cerrado para su conservación?
A un repositorio digital institucional
A una carpeta local
A un disco duro externo
A un correo electrónico
¿Qué herramienta se menciona para la gestión de expedientes electrónicos?
Google Drive
Dropbox
OneDrive
iCloud
¿Qué herramientas se pueden utilizar para crear documentos nativos digitales según el documento?
Microsoft Word, Excel, PowerPoint
Google Docs, Sheets, Slides
Adobe Acrobat, Photoshop, Illustrator
Notepad, WordPad, Paint
¿Cuál es una de las funciones de Google Drive mencionadas en el documento?
Crear presentaciones en PowerPoint
Conservar documentos en la nube con respaldo automático
Editar imágenes en línea
Diseñar sitios web
¿Qué se debe hacer para facilitar la búsqueda de expedientes en OneDrive?
Usar colores llamativos
Utilizar nombres normalizados y fechas
Crear carpetas sin nombres
Usar contraseñas complejas
¿Cuál es una ventaja de integrar OneDrive con Microsoft Teams?
Permite la edición de videos
Facilita la colaboración en tiempo real
Mejora la calidad de las imágenes
Aumenta la velocidad de internet
¿Cuál es el propósito principal de la "Tabla de plazos de conservación de documentos"?
Eliminar documentos duplicados
Establecer tiempos de permanencia de documentos
Crear nuevos documentos
Digitalizar documentos
¿Qué se debe hacer para elaborar correctamente las tablas de conservación de documentos?
Consultar el organigrama institucional
Crear nuevos documentos
Digitalizar todos los documentos
Eliminar documentos antiguos
¿Qué tipo de información se incluye en el contenido de la tabla de conservación de documentos?
Solo el soporte del documento
Solo la cantidad de documentos
Información detallada como serie, soporte, y vigencia
Solo las fechas extremas
¿Qué es la "Valoración documental"?
Proceso para digitalizar documentos
Proceso para determinar la vigencia y valor de los documentos
Proceso para crear nuevos documentos
Proceso para archivar documentos
¿Qué es el "tipo documental" según el texto?
La cantidad de documentos en un archivo
La forma específica en que se presenta la información
El valor científico-cultural de un documento
El rango de tiempo de producción de un documento
¿Cuál es el propósito de la "vigencia administrativa-legal" de un documento?
Determinar el valor económico del documento
Indicar si el documento es original o copia
Definir el periodo de utilidad para trámites y decisiones
Medir el volumen documental en bytes
¿Qué significa "soporte documental"?
El valor cultural de un documento
El medio físico o digital en el que se encuentra el documento
La cantidad de documentos en un archivo
El rango de tiempo de producción de un documento
¿Qué se utiliza para identificar el periodo de existencia de los documentos?
Fechas extremas
Instrumentos de valoración
Soporte documental
Tipo documental
¿Qué mide la "cantidad" en el contexto de documentos?
El valor científico-cultural
El tiempo de permanencia en la oficina
El volumen documental en metros lineales o bytes
La forma en que se presenta la información
¿Qué función tiene el órgano interno de cada institución mencionado en el documento?
Evaluar y aprobar instrumentos de valoración documental
Dictar normas sobre conservación documental
Resolver consultas sobre eliminación documental
Administrar archivos digitales
¿Qué significa CNSED según el documento?
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Comisión Nacional de Supervisión y Evaluación de Documentos
Comité Nacional de Selección y Evaluación de Documentos
Consejo Nacional de Supervisión y Eliminación de Documentos
¿Cuál es la responsabilidad de la CNSED?
Dictar normas y resolver consultas sobre eliminación y conservación documental
Aprobar instrumentos de valoración documental
Administrar el Archivo Nacional
Evaluar documentos digitales
¿Cuál es la capacidad estimada en metros lineales de una carpeta manila?
0.01 mL
0.05 mL
0.10 mL
0.20 mL
¿Qué elemento tiene una capacidad estimada de 0.21 a 0.50 metros lineales?
Carpeta colgante
Gaveta de archivo
Archivero de palanca
Espigón
¿Cuál es la descripción breve de un archivero de acordeón?
Vertical, usado por cobradores
Con gancho metálico, para archivadores
Carpeta rígida con mecanismo de palanca
Compartimento deslizante dentro de un mueble
¿Qué elemento tiene la menor capacidad estimada en metros lineales?
Espigón
Carpeta manila
Archivero vertical
Tabla Shannon
