Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas di rak filing

Meningkatkan promosi layanan rumah sakit kepada publik

Mengurangi jumlah tenaga rekam medis yang dibutuhkan

Menghapus kebutuhan prosedur peminjaman berkas

Mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan

Mencegah duplikasi data di sistem digital

Menstandarkan format formulir klinis

Meningkatkan akurasi diagnosis dokter

Pencurian, kesalahan administratif, dan kelelahan staf

Pencurian, kerusakan fisik, kimiawi, dan biologis

Pencurian, inflasi biaya, dan keterlambatan logistik

Kerusakan fisik, psikis, dan sosial

Mengatur berkas secara sistematis agar mudah ditemukan kembali

Menyimpan berkas tanpa label untuk menjaga kerahasiaan

Memindahkan semua BRM ke gudang eksternal tanpa katalog

Membatasi akses petugas rekam medis terhadap semua rak

Menyimpan berkas rekam medis secara teratur sesuai ketentuan

Menghapus berkas rekam medis setelah pasien pulang

Menyerahkan berkas rekam medis kepada pasien untuk dibawa pulang

Mendistribusikan berkas rekam medis ke seluruh unit tanpa kontrol

Rekam medis menunjukkan proses pelayanan yang diberikan kepada pasien

Rekam medis hanya berisi identitas pasien tanpa rincian layanan

Rekam medis digunakan semata untuk penelitian internal

Rekam medis tidak memiliki peran dalam pembuktian hukum

Mendokumentasikan secara lengkap dan kronologis setiap tahap proses pelayanan

Menulis ringkasan layanan tanpa tanggal agar lebih ringkas

Menyimpan hanya hasil akhir diagnosis tanpa prosedur yang dilakukan

Mengarsipkan rekam medis di luar fasilitas untuk mengurangi beban kerja

Kelemahan dalam pembuktian proses pelayanan ketika terjadi sengketa hukum

Peningkatan kualitas riset karena data tidak terkunci

Tidak ada dampak karena rekam medis bukan alat bukti

Percepatan alur pelayanan karena berkas tidak perlu dikelola

BRM setiap pasien digabung dalam satu folder bersama keluarga untuk memudahkan pelacakan

BRM setiap pasien disimpan pada satu folder secara individu dan bersifat rahasia

BRM disusun per departemen tanpa memisahkan per pasien agar hemat ruang

BRM hanya disimpan digital, folder fisik tidak lagi diperlukan

Memberi penanda estetika agar folder tampak menarik

Mempermudah pengelompokan berdasarkan diagnosis medis

Meningkatkan kerahasiaan sekaligus membantu organisasi dan identifikasi

Menentukan prioritas pelayanan pasien di IGD

Tempat menempel foto pasien agar mudah dikenali secara visual

Area untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warna agar nomor tampak di antara map

Pengait untuk mengunci map agar tidak mudah dibuka

Penanda tanggal kunjungan terakhir pasien

Membiarkan pasien membawa pulang map BRM agar dapat diperiksa di rumah

Menyimpan setiap BRM dalam folder individual berlabel ‘Dokumen Rahasia’ dan tidak dibawa keluar rumah sakit

Menyalin nomor rekam medis di bagian dalam map agar tidak terlihat saat disimpan

Menempatkan BRM di rak terbuka tanpa identifikasi

Dengan membaca isi seluruh map untuk mencocokkan nama pasien

Dengan melihat ‘lidah’ yang menonjol menampilkan nomor rekam medis dan kode warna di antara map-map lainnya

Dengan mengurutkan map berdasarkan departemen klinik

Dengan menyusun map secara acak agar nomor rekam medis tersembunyi

Menghapus berkas lama agar rak tetap kosong

Mempermudah dan mempercepat penemuan BRM (retrieval)

Mengurangi frekuensi peminjaman rekam medis

Mencegah akses petugas ke rak penyimpanan

Fisika, kimiawi, sosial

Fisik, kimiawi, biologi

Biologi, psikologis, finansial

Elektrik, radiasi, sosial

Pengarsipan permanen

Pengambilan dan pengembalian BRM

Pemusnahan berkala

Digitalisasi penuh

Assembling

Terisi lengkap (Dx, tanda tangan, nama, dan lain-lain)

Entri data

Koding ICD-10 & ICD-9CM

Assembling

Quantifying

Indexing

Auditing

Analisis deskriptif dan inferensial

Analisis kuantitatif dan kualitatif

Analisis etiologis dan prognosis

Analisis biaya dan manfaat

SNOMED CT dan LOINC

ICD-10 & ICD-9CM

DSM-5 & CPT

ICPC-2 & RxNorm

Validasi klinis

Entri data

Peer review

Backup server

Sentralisasi dan Desentralisasi

Digitalisasi dan Arsip Aktif

Klasifikasi Alfabet dan Kronologis

Pemindaian dan Mikrofilm

Penyimpanan berkas yang dipusatkan di satu unit arsip sehingga semua layanan merujuk ke lokasi yang sama

Penyimpanan berkas yang tersebar di setiap unit layanan agar akses lebih dekat ke pengguna

Penyimpanan berkas berdasarkan nomor urut hari kunjungan pasien

Penyimpanan berkas yang hanya memanfaatkan format digital tanpa arsip fisik

Menempatkan berkas di masing-masing unit atau departemen untuk akses lokal

Menggabungkan seluruh berkas di satu ruang arsip pusat

Menghentikan penggunaan arsip fisik dan berpindah sepenuhnya ke sistem elektronik

Mengurutkan berkas semata berdasarkan warna folder tanpa mempertimbangkan lokasi

Memisahkan formulir URJ, URI, dan UGD ke folder terpisah sesuai unit

Menyatukan formulir rekam medis dari URJ, URI, dan UGD ke dalam satu folder pusat

Menduplikasi formulir rekam medis agar tersedia di setiap unit

Menghapus formulir URJ dan URI agar hanya tersisa UGD

Meningkatkan kerahasiaan dengan mengurangi akses petugas

Menyederhanakan akses dan konsistensi informasi pasien di seluruh layanan

Memisahkan data klinis dari administrasi

Mengurangi kebutuhan standar formulir

Informasi hasil pelayanan berselang dan tidak terhubung

Informasi hasil pelayanan berkesinambungan

Informasi dikunci per unit sehingga tidak dibagikan

Informasi hanya tersedia saat rawat inap

Duplikasi meningkat karena semua unit membuat arsip sendiri

Duplikasi tidak berubah karena standar tetap sama

Duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan dapat ditekan

Duplikasi hanya ditekan di UGD

Biaya cenderung lebih tinggi karena banyak lokasi

Biaya tidak terpengaruh oleh struktur penyimpanan

Biaya untuk pengadaan ruang/alat bisa lebih hemat

Biaya meningkat di awal lalu tetap tinggi

Karena setiap unit memiliki peraturan uniknya

Karena semua catatan dikumpulkan dalam satu sistem sehingga prosedur dapat diseragamkan

Karena formulir dihapus dan diganti catatan naratif bebas

Karena hanya rawat jalan yang diatur

Efisiensi menurun karena satu pasien memiliki banyak folder

Efisiensi meningkat karena DRM seorang pasien disatukan dalam satu folder

Efisiensi tidak berubah karena jumlah pasien tetap

Efisiensi meningkat hanya untuk unit UGD

Petugas menjadi kurang sibuk karena hanya melayani UGD

Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap

Petugas hanya fokus pada administrasi tanpa pelayanan

Petugas tidak terdampak karena tugas dialihkan ke klinisi

Dibuka hanya pada jam kerja biasa

Dibuka 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan IGD

Dibuka saat akhir pekan saja

Dibuka mengikuti jadwal poliklinik

TPP hanya melayani pendaftaran pagi; KIUP dipakai untuk pasien dengan rujukan

TPP bertugas 24 jam; KIUP di TPP digunakan saat pasien datang tanpa KIB

TPP tutup saat malam; KIUP hanya untuk pasien rawat inap

TPP dikelola oleh UGD; KIUP dipakai untuk pasien dengan KIB lengkap

Penyimpanan BRM terpusat dalam satu ruang untuk semua unit pelayanan

Penyimpanan BRM yang dipisah pada setiap unit pelayanan dengan folder/map/tempat/ruang masing-masing

Penyimpanan BRM hanya dalam bentuk digital tanpa ruang fisik

Penyimpanan BRM sementara di ruang administrasi sebelum dipindah ke arsip

Untuk memudahkan konsolidasi data di satu tempat

Untuk memastikan setiap unit memiliki akses langsung terhadap rekam medis pasien yang dilayani

Untuk mengurangi kebutuhan tenaga petugas di seluruh unit

Untuk menghilangkan kebutuhan ruang penyimpanan

Peningkatan kerahasiaan karena hanya satu petugas yang mengakses

Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat

Eliminasi duplikasi data pada rekam medis

Pengurangan biaya karena peralatan lebih sedikit

Akses BRM terpusat mengurangi langkah pencarian

Setiap unit menyimpan BRM sendiri sehingga proses pengambilan dan pengembalian lebih dekat dengan layanan

BRM tidak perlu diperbarui setelah pelayanan

Petugas tidak lagi melakukan verifikasi data pasien

Risiko terjadinya duplikasi data pada rekam medis pasien

Lambatnya akses BRM karena antre di satu ruang arsip

Berkurangnya kebutuhan ruang penyimpanan

Menurunnya kualitas informasi karena akses terlalu terbatas

Biaya menurun karena peralatan bersama

Biaya tetap karena jumlah peralatan tidak berubah

Biaya meningkat karena memerlukan peralatan dan ruangan lebih banyak

Biaya tidak relevan terhadap struktur penyimpanan

Meningkatnya kebutuhan prosedur sinkronisasi data antar unit

Menurunnya kecepatan layanan karena satu arsip menjadi bottleneck

Berkurangnya kebutuhan petugas dokumentasi

Tertutupnya akses informasi bagi unit lain

Sentralisasi penyimpanan rekam medis

Desentralisasi dengan pemisahan BRM per unit pelayanan

Hybrid yang menyatukan semua BRM di satu ruang bersama

Arsip sementara sebelum migrasi digital

Memperindah tampilan ruang rekam medis

Memudahkan dan mempercepat penyimpanan serta pengambilan kembali (retrieve) rekam medis

Mengurangi jumlah rak yang digunakan

Menstandarkan ukuran map rekam medis

Berkas ditumpuk secara horizontal untuk menghemat ruang

Berkas diletakkan berdiri sejajar satu dengan yang lain dalam rak penyimpanan

Berkas disimpan dalam kotak tertutup agar tidak terlihat

Berkas diikat menjadi bundel per departemen

Mengganti rak menjadi lemari laci dan menumpuk berkas per tanggal

Menyusun berkas secara berdiri sejajar dalam rak khusus penyimpanan

Menyimpan berkas di lantai secara berkelompok untuk akses cepat

Mengecilkan ukuran berkas agar dapat dimasukkan ke kotak

Peningkatan estetika ruangan tanpa dampak operasional

Kemudahan akses karena berkas tidak ditumpuk melainkan disusun sejajar

Penurunan keamanan karena berkas mudah jatuh

Kewajiban menggunakan map transparan

Straight Numerical Filing

Terminal Digit Filing

Middle Digit Filing

Alphabetical Subject Filing

Straight Numerical Filing—mengurutkan berkas berdasarkan tiga digit di tengah nomor rekam medis

Terminal Digit Filing—mengelompokkan berkas berdasarkan dua digit terakhir nomor rekam medis

Middle Digit Filing—mengurutkan berkas berdasarkan huruf awal nama pasien

Terminal Digit Filing—mengurutkan berkas berdasarkan dua digit pertama nomor rekam medis

Menetapkan urutan penyimpanan rekam medis menggunakan posisi digit dalam nomor rekam medis

Menentukan lokasi fisik ruangan penyimpanan berdasarkan warna rak

Mengatur jadwal kunjungan pasien berdasarkan waktu kedatangan

Mencatat diagnosa medis menggunakan kode ICD secara alfabet

Folder disusun menurut alfabet nama pasien.

Folder disusun mengikuti urutan naik No RM tanpa pemecahan blok.

Folder dikelompokkan berdasarkan tanggal kunjungan.

Folder ditempatkan berdasarkan unit pelayanan pasien.

Primary, Tertiary, Secondary

Secondary, Primary, Tertiary

Primary, Secondary, Tertiary

Tertiary, Primary, Secondary

01

27

08

Semua digit merupakan Secondary

Urutan meningkat pada digit Primary.

Urutan meningkat pada digit Secondary.

Urutan meningkat pada digit Tertiary secara bertahap.

Urutan menurun pada semua digit.

Dokumen mudah salah rak karena alfabet berbeda.

Petugas saling berhimpitan saat mengambil dokumen.

Nomor tidak terbaca karena tinta pudar.

Folder robek karena terlalu berat.

Mengurangi kebutuhan pelatihan petugas.

Mudah melatih petugas dalam prosedur penyimpanan.

Memungkinkan pembagian tanggung jawab rak yang jelas.

Meminimalkan human error.

Human error rendah karena urutan sederhana.

Sulit membagi tugas tanggung jawab pada rak tertentu.

Mudah mengidentifikasi lokasi dokumen berdasarkan unit kerja.

Semakin kecil angka yang diperhatikan, semakin besar peluang salah.

Semakin besar angka, semakin kecil kemungkinan salah.

Semakin besar angka, semakin besar kemungkinan salah.

Ukuran angka tidak memengaruhi kesalahan.

Kesalahan hanya terkait warna label, bukan angka.

Mengurutkan berdasarkan nama keluarga pasien.

Mengurutkan berdasarkan kenaikan digit tertinggi (Primary).

Mengurutkan berdasarkan kenaikan digit terkecil di ujung kanan (Tertiary).

Mengelompokkan berdasarkan unit pelayanan terlebih dahulu.

Sistem alfabetis berdasarkan nama.

Sistem lokasi ruang perawatan.

Sistem nomor langsung (SNF).

Sistem warna berdasarkan diagnosis.

Dua angka awal nomor rekam medis

Dua angka tengah nomor rekam medis

Dua angka akhir nomor rekam medis

Semua angka dalam nomor rekam medis

Map diurutkan menurut alfabet nama pasien

Map diurutkan menurut tanggal kunjungan terakhir

Map diurutkan menurut dua digit terakhir nomor rekam medis

Map diurutkan menurut kode fasilitas kesehatan

10 section

50 section

100 section

200 section

Dua digit pertama nomor RM yang menentukan rak utama

Dua digit terakhir nomor RM yang menentukan section utama

Dua digit di tengah nomor RM yang menentukan subrak

Tiga digit tambahan untuk kode wilayah

Pekerjaan terpusat pada satu rak sehingga lebih cepat

Beban kerja terdistribusi merata dan mengurangi salah-simpan

Memudahkan pencarian berdasarkan nama pasien tanpa nomor

Menghilangkan kebutuhan penomoran rekam medis

Dimulai dari section 01.00 dan diakhiri 99.99

Dimulai dari section 00.00.00 dan diakhiri 99.99.99

Dimulai dari section 00.01.02 dan seterusnya sampai 99

Dimulai dari section 08.27.01 dan seterusnya sampai 99

Menunjukkan dua digit paling kiri dari nomor RM

Menunjukkan dua digit tengah yang membantu pengelompokan lebih lanjut

Menunjukkan kode unit pelayanan

Menunjukkan nomor urut pasien di dalam section

Agar setiap dokter memiliki rak khusus

Agar setiap dua digit akhir memiliki section tersendiri untuk pemerataan dan ketelitian penempatan

Agar dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis layanan

Agar memudahkan audit finansial

Section berdasarkan dua digit pertama nomor RM

Section berdasarkan dua digit tengah nomor RM

Section berdasarkan dua digit terakhir, yaitu section 08

Section acak yang paling kosong

Mengurangi salah-simpan karena pola penempatan konsisten

Mendistribusikan beban kerja karena setiap section memiliki volume relatif seimbang

Memudahkan pencarian meski nomor RM tidak diketahui

Menyederhanakan pelatihan petugas karena aturan jelas