WorksheetsQuiz về Quy trình 04 và 05
Total questions: 16
Worksheet time: 8mins
Mục tiêu của Quy trình 04 – Báo giá & Ký hợp đồng là gì?
Tăng tỷ lệ khách hàng ký hợp đồng mới
Đảm bảo báo giá, ký kết và xác nhận đơn hàng đúng căn cứ pháp lý trước sản xuất
Tăng tốc tiến độ giao hàng
Hạn chế lỗi giao hàng
Quy trình 04 được xem là hoàn tất khi nào?
Khi hợp đồng đã ký hai bên
Khi Đơn hàng sản xuất (BM-KH-04-03) được lập, kiểm tra chéo hợp lệ và chuyển sang Quy trình 05
Khi khách xác nhận báo giá
Khi phòng kế toán duyệt công nợ
Bước 3.5 trong Quy trình 04 giúp ích điều gì cho hệ thống?
Giảm khối lượng công việc cho phòng kế hoạch
Kiểm tra chéo và xác minh tính hợp lệ của Đơn hàng trước khi phê duyệt
Hỗ trợ tính giá vốn
Tăng tốc độ chốt đơn
Mối liên kết giữa Quy trình 04 và Quy trình 05 là gì?
QT04 kết thúc ở bước báo giá, QT05 bắt đầu từ hợp đồng
QT04 chuyển giao hồ sơ đơn hàng hợp lệ cho QT05 để triển khai và theo dõi sản xuất
QT04 và QT05 độc lập
QT05 diễn ra song song với QT04
Hồ sơ tối thiểu phải có khi lập Đơn hàng sản xuất (BM-KH-04-03) gồm:
Mã hàng – Market – Đơn giá – Quy cách – Thời gian giao hàng
Hợp đồng – Hóa đơn – Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng – Biên bản QC
Market – Hóa đơn
Ai chịu trách nhiệm lập Đơn hàng sản xuất và gửi cho các bộ phận kiểm tra chéo?
Phòng Kế hoạch
Chuyên viên Kinh doanh
Phòng QC
Trưởng phòng Kinh doanh
Sau khi CVKD lập Đơn hàng sản xuất (Bước 3.5 – QT.KD.04), hồ sơ này được gửi cho những bộ phận nào để kiểm tra chéo thông tin trước khi phê duyệt?
Kế toán – Thiết kế – Kế hoạch
QC – Kho – Kế toán
Kinh doanh – Sản xuất – QC
Kế toán – Giám đốc – Pháp chế
Theo Quy trình 05, điều kiện bắt buộc để Phòng Kế hoạch được phát hành Lệnh sản xuất là gì?
Có email xác nhận khách hàng
Có đủ hồ sơ xác nhận khách hàng bằng văn bản, kèm xác nhận của Kế toán – Kế hoạch – QC
Đã có lịch giao hàng tạm
Có báo giá
Sau khi khách hàng đồng ý báo giá qua Zalo nhưng chưa gửi lại xác nhận hợp đồng hoặc đơn đặt hàng bằng văn bản, CVKD cần làm gì trước khi lập Đơn hàng sản xuất (BM-KH-04-03)?
Lưu tin nhắn và tiến hành vì khách đã chốt
Xin khách xác nhận lại qua email hoặc văn bản có đính kèm market, đơn giá, quy cách để làm căn cứ hợp lệ
Tiếp tục lên đơn vì khách quen
Báo phòng kế toán duyệt
Trưởng/Phó phòng Bán hàng duyệt đơn ở bước nào trong Quy trình 05 (phiên bản mới)?
Bước 3
Bước 4 – đồng thời cùng kiểm tra chéo với Kế hoạch – Kế toán – QC
Bước 5
Sau khi LSX được phát hành
Nếu QC phát hiện mã hàng đặc thù chưa có xác nhận kỹ thuật, cần xử lý như thế nào?
Báo lại và thực hiện kiểm tra chéo tại bước 4 trước khi duyệt
Cho sản xuất tạm
Giao Kế hoạch tự điều chỉnh
Báo Giám đốc
Khi Kế toán phát hiện đơn giá trong file khác với báo giá đã duyệt, CVKD cần:
Giữ nguyên vì khách đã đồng ý
Kiểm tra lại hợp đồng và báo giá, điều chỉnh hoặc xin xác nhận lại trước khi duyệt
Báo QC kiểm tra
Chuyển trách nhiệm cho Kế toán
Với đơn hàng gấp, nếu chưa đủ chữ ký duyệt của 3 phòng, CVKD nên:
Tự phê duyệt để kịp tiến độ
Báo cáo Trưởng/Phó phòng xin duyệt tạm qua mail hoặc Zalo, sau đó bổ sung hồ sơ chính thức
Bỏ qua phần duyệt
Dời đơn hàng
Lỗi phổ biến “sản xuất sai market” thường do nguyên nhân nào?
Thiết kế sai
CVKD không kiểm tra market mới hoặc không đính kèm market khi gửi hồ sơ
Do kế hoạch phân xưởng
Do khách thay đổi mẫu
Bán hàng cần chủ động theo dõi file “Lệnh sản xuất hết giấy” để làm gì?
Chủ động phát hiện các đơn hàng đang bị kẹt hoặc thiếu giấy để phối hợp cùng Kế hoạch xử lý kịp thời, đảm bảo tiến độ giao hàng
Kiểm tra năng suất
Thống kê doanh thu
Kiểm soát KPI cá nhân
Một bộ hồ sơ đơn hàng hoàn chỉnh để truy xuất khi có khiếu nại phải bao gồm:
Báo giá – Hợp đồng – Đơn hàng – Market – Biên bản giao hàng
Hợp đồng – Hóa đơn – Biên bản nghiệm thu
Phiếu xuất kho – Ảnh QC – Phiếu phản ánh
Market – Đơn hàng – Ảnh hiện trường
