Analisa Konsep Sistem Komunikasi Organisasi

Analisa Konsep Sistem Komunikasi Organisasi

by Aprezia A. M.I.Kom

Multiple Choice

Apa yang ada di Benak Anda ketika melihat judul tersebut?

• Sistem Kepemimpinan

• Permasalahan Komunikasi Organisasi

• Iklim Organisasi

• Konsep Perubahan Sistem dalam Komunikasi Organisasi

Poll

Menurut Anda, Bagaimana pengertian dan konsep pemahaman Anda tentang Analisis?

• Evaluasi terhadap kondisi tertentu yang memungkinkan untuk melihat perspektif dan perbedaan tertentu

• Aktivitas yang digunakan untuk meneliti sebuah proses dan gejala sehingga kita mampu memahaminya dan berperan penting dalam penyeleksian untuk meningkatkan efektivitas sebuah kinerja industri/organisasi

Jadi, Gambaran tentang Analisis yakni..

Analisis yang efektif sangat penting perannya dalam penyeleksian dan implementasinya atas intervensinya yang tepat untuk meningkatkan efektivitas individu dan organisasi ( Mills, Pace, & Person, 1988; French & Bell, 1990).

Sehingga, lebih banyak usaha diarahkan untuk memperhalus intervensi organisasi dan paket perubahan individual, daripada untuk pengembangan model analitik dan metode yang mungkin berguna dalam mendiagnosis masalah yang menyangkut manusia dan organisasi sebelum perubahan diupayakan (Lawrence & Lorsch, 1969).

suatu analisis komunikasi organisasi dapat membantu menerangkan permasalahan serta proses kunci yang bisa jadi akan mengganggu efektivitas berjalannya suatu organisasi. Namun di lain sisi, suatu analisis serta proses dalam aktivitas komunikasi organisasi yang telah dipilih dan direncanakan dengan baik, bisa jadi akan mengganggu dan berpengaruh pada perspektif lainya

Poll

Apakah Anda paham dengan pernyataan tersebut sebelumnya?

• YA

• TIDAK

• Lainnya

Seorang analis komunikasi organisasi menguji hasil organisasi untuk menunjukkan kelemahan organisasi dan disfungsi yang ada dalam komunikasi. Adapun beberapa hal yang dilihat secara detil yakni kegiatan praktik bisnis umum, akuntansi dan keuangan, strategi organisasi, pemasaran, dan personalia, juga proses organisasi seperti perancangan tujuan, pengambilan keputusan, penyelesaian konflik, dan keberfungsian kelompok.

Seorang analis membutuhkan pengetahuan tentang proses organisasi dan dapat menggunakan keterampilan ahli manajemen bisnis untuk mereview kecakapan analitis dalam praktik bisnis umum.

Komunikasi organisasi sendiri merupakan proses pokok, kunci, kritis, dan penting dan merupakan aktivitas yang membentuk organisasi serta kehidupan organisasi

Adapun model umum pada 5 tahap analis, yakni sb :

• Pokok Persoalan (Gejala dasar dan Konsekuensi dari permasalahan persoalan)

• Pokok Dokumentasi (Pencarian lebih dalam penyebab permasalahan persoalan)

• Pokok Pilihan (seperangkat data, pilihan serta situasi)

• Pokok Perbandingan (Reaktif dan ProAktif)

• Pokok Klasifikasi (Training, Kinerja dan Performance)

Multiple Choice

Sejauh ini bagaimana pendapat Anda...

• Mudah dipahami

• Paham

• Sulit Dipahami

• Lainnya

Tahap 1. Pokok Persoalan

Tahap 1 (satu) biasanya dimulai dengan melihat dan menjelaskan berdasarkan sejarah yang pernah dialami oleh organisasi tersebut. "Sepandai pandainya tupai yang melompat, ia pasti akan jatuh juga"

Pokok persoalan yang biasanya meliputi dua bentuk

a. Gejala-gejala dari banyak persoalan dasar

Gejala adalah suatu tanda munculnya persoalan,akan tetapi bukan hasil dari persoalan tersebut. Contoh angka ketidakhadiran berpengaruh menjadi suatu gejala dari iklim organisasi yang tidak diharapkan. dan, analisa mengenai rendahnya penjualan tidak selalu dianggap sebagai akibat dari persoalan pada bagian penjualan, akan tetapi merupakan gejala dari sebuah persoalan.

b. Konsekuensi-konsekuensi dari persoalan dasar tersebut.

Konsekuensi adalah hasil dari suatu kondisi yang tidak diharapkan dalam organisasi tersebut. Contoh keluhan dan omelan biasanya disebabkan dari gejala persoalan, seperti kondisi pekerjaan yang jelek atau penyelia yang tidak diinginkan; akan tetapi tidak efektifnya penyelia, lebih merupakan konsekuensinya dari seleksi dan program pelatihan yang tidak memadai

Poll

Apakah Anda pernah berada pada situasi yang sama dalam gejolak perusahaan

• Ya

• Tidak

• Lainnya

2. Pokok Dokumentasi

Tahap 2 (dua) menjelaskan mengenai kondisi mencari penyebab dari munculnya suatu persoalan yang terjadi dalam organisasi. Dicontohkan apabila anda merasakan sakit yang tidak biasanya maka anda akan pergi ke dokter untuk memeriksanya dan mengkonsultasikannya. Dari dokter anda akan mendapatkan informasi tentang penyebab rasa sakit tersebut.

2. Pokok Dokumentasi

Sebuah penyebab adalah merupakan mengapa alasan organisasi bermasalah. Suatu analisis proses organisasi harus dapat memberikan informasi yang mengungkapkan penyebab dari akibat-akibat dan gejala-gejala yang tidak diharapkan pada organisasi tersebut.

Suatu kasus untuk “analisis penyebab” disampaikan secara efektif oleh Plunkett dan Hale (1982), yang menyarankan bahwa penemuan akibat merupakan fungsi “pemisah beberapa perbedaan yang unik” di antara dua atau lebih orang, mesin-mesin, kelompok kerja, atau organisasi.

Salah satu tujuan kunci dari fase analisis dokumentasi ini adalah untuk menemukan apa perbedaan atau keunikan manusia atau organisasi yg dianalisis dibandingkan dengan seperangkat data, prinsip, atau keadaan lingkungan.

Metode-metode, instrumen-instrumen, dan tata cara dokumentasi meliputi pengukuran dan pencatatan karakteristik manusia atau organisasi yang dianalisis tersebut dalam suatu upaya untuk memberikan dasar bagi perbandingan.

Pada analisis sumber daya manusia ditemukan tiga pokok perbedaan pandangan yaitu

(1) dari pandangan tugas yang dilaksanakan,

(2) dari pandangan penyelia (atau pihak ketiga) orang yang melaksanakan tugas.

(3) Tiga bentuk dokumentasi berturut-turut yang merujuk pada analisis tugas, analisis kebutuhan dan analisis kinerja.

3. Pokok Pilihan

Tahap ketiga meliputi pengembangan seperangkat data, prinsip, atau situasi yang dapat dipakai sebagai pedoman atu pilihan-pilihan untuk membandingkan dengan dokumentasi yang telah disebutkan pada tahap 2.

Tujuan pedoman tersebut adalah untuk membantu menunjukkan perbedaan-perbedaan antara situasi di mana tidak terjadi masalah dengan situasi yang sedang dianalisis. 

Pilihan-pilihan (seperangkat data,prinsip atau situasi) ditemukan dalam lima tempat yang berbeda :

• a.   Deskripsi kerja dan posisi

  Tempat ini menunjukkan apa yang harus dilakukan pegawai dalam organisasi. Deskripsi tersebut menetapkan kewenangan, tanggung jawab, dan akuntabilitas setiap orang dan kedudukannya dalam organisasi tersebut, serta menjalankan syarat-syarat untuk memperoleh suatu posisi dan bagaimana mengkoordinasikan aktivitas pada posisi itu.

• b.   Pernyataan standar kinerja

  Bagian ini menunjukkan tingkat keahlian di tempat pegawai bekerja. Pernyataan itu merupakan cerminan harapan organisasi tersebut tentang bagaimana kesungguhan pegawai menerima kewajibannya.

• c.   Kebijakan organisasi

  Kebijakan organisasi adalah pernyataan yang lebih umum yang mengungkapkan bagaimana pegawai harus memikirkan keputusan yang mereka buat, ketika melaksanakan fungsi yang sesuai dengan posisi mereka. Kebijakan menyatakan apa yang seharusnya dikejakan dalam menjalankan organisasi secara efisien. Perilaku yang tidak konsisten dengan kebijakan, standar kinerja dan deskripsi kerja harus dapat diwaspadai, jika tidak dianggap sebagai gejala yang jelas bahwa organisasi tersebut memiliki masalah.

Pilihan-pilihan (seperangkat data,prinsip atau situasi) ditemukan dalam lima tempat yang berbeda :

• d.   Praktik yang baik

  Pada perusahaan lain seringkali digunakan sebagai standar untuk dibandingkan dengan praktik yang dilaksanakan pada organisasi yang sedang dianalisis.

  e.   Organisasi

  Organisasi adalah wadah atau tempat melakasanakan segala aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi menyediakan data mengenai segala pelaksanaan organisasi selama dijalankannya. Dan organisasi menggunakan prisnip-prinsip tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien.

4.   Pokok Perbandingan

Patton & Giffin (1973) menyatakan bahwa “dalam pengertian yang sangat sederhana, proses analisis terdiri dari ketentuan mengenai perbedaan antara apa yang anda miliki dan apa yang anda akan peroleh”.

Pokok perbandingan merupakan suatu upaya untuk menentukan apakah persoalan yang didokumentasikan tersebut mewakili aktivitas dalam organisasi yang menyimpang dari pilihan-pilihan dan pedoman-pedoman.

Perbandingan-perbandingan dan definisi-definisi masalah dapat didekati dari dua perspektif

• a.   Sikap reaktif, sikap ini terjadi setelah tindakan tersebut terjadi. Pendekatan reaktif melihat bagaimana organisasi sedang berfungsi dan menjelaskan suatu masalah sebagai sesuatu yang menyimpang dari kebiasaan yang dilakukan. Perspektif reaktif menganggap garis dasar (baseline) tersebut sebagai memuaskan atau bahkan sangat diharapkan dan mencari penyimpangan yang turun di bawah garis.

• b.   Sikap proaktif, sikap yang terjadi sebelum tindakan tersebut terjadi. Pendekatan proaktif menjelaskan suatu masalah sama seperti pada cara pendekatan reaktif akan tetapi mengenal suatu masalah sebelum terjadi beberapa penyimpangan fungsi. Seseorang yang proaktif dapat berpikir bahwa apa yang terjadi sekarang adalah tidak memadai, bahkan dijumpai syarat-syarat yang minimal. Analisis, dalam perspektif proaktif adalah suatu upaya untuk melukiskan dengan lebih baik cara melakukan sesuatu. Suatu masalah adalah perbedaan antara cara yang lebih baik dengan cara yang dilakuan sekarang. Perspektif proaktif merancang suatu garis pada masa depan dan memberi saran bahwa kita mempunyai masalah jika kita tidak siap menyelesaikan sesuatu sebaik mungkin.

Tahap 5. Pokok Klasifikasi

Menentukan bentuk masalah apa saja yang muncul dalam organisasi tersebut. Tiga bentuk masalah yang dapat muncul yaitu:

1.   Problem yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam pengetahuan, sikap, dan keterampilan pegawai.

2.   Problem yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat pada cara bagaimana penyelia dan manajer merencanakan, mengoprganisasikan, menyusun staf, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya fisik dan manusia dalam organisasi tersebut.

3.   Problem yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat pada konseptualisasi dan perancangan misi, posisi, tugas, tanggung jawab dan kewenagan organisasi tersebut.

Pendekatan terhadap Persoalan SDM

• Analisis Tugas (Task Analyze)

• Analisis Pekerjaan (Working Analyze)

Analisis tugas meliputi sepuluh tahap yaitu antara lain:

1.   Buat daftar tugas-tugas utama daan tugas-tugas sampingan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

2.   Catat kapan dan berapa sering masing-masing tugas dikerjakan.

3.   Nyatakan tingkatan-tingkatan kinerja yang pantas yang berkaitan dengan tiap tugas pokok.

4.   Catat pengamatan yang penting pada setiap tugas untuk menyelesaikan tujuan pekerjaan secara menyeluruh.

5.   Buat daftar keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

6.   Catat bentuk aktivitas yang terlibat dalam pembelajaran.

7.   Catat dalam kondisi apa tugas tersebut harus dilakukan.

8.   Buat penaksiran bagaimana tingkat kesulitan melakukan tugas yang dapat dipelajari.

9.   Pilih perlengkapan, alat-alat dan bahan-bahan yang diperlukan untuk mengerjakan tugas.

10.   Cataat keterampilan mana yang terlihat paling bailk

Analisis Kinerja / Pekerjaan

Untuk mengukur pegawai mengerjakan tugas mereka dengan baik, seringkali ditentukan oleh penilaian terhadap kinerja mereka. Penilaian ini dilakukan tidak hanya untuk membantu mengawasi sumber daya organisasi, melainkan juga untuk membantu mengukur tingkat efisiensi penggunaan sumber daya manusia yang ada dan mengidentifikasi tempat yang perlu diperbaiki (Cumming & Schwab, 1973).

Cumming & Schwab (1973) turut menjelaskan empat metode penilaian prestasi kerja: 1) prosedur komparatif, yang memusatkan perhatian pada evaluasi pegawai ke pegawai; 2) standard abbsolut, yang memusatkan perhatian pada penilaian pegawai ke ukuran standard umum; 3) manajemen berdasarkan tujuan, memusatkan perhatian pegawai ke tujuan khusus; dan 4) indeks langsung, memusatkan perhatian pada ukuran objektif perilaku.

Open Ended

Jelaskan menurut Anda, bagaimana bentuk empat metode penilaian prestasi kerja? (nanti langsung dijawab di google classroom saja ya)

Demikian, untuk penjelasan selanjutnya saya akan papar di materi Google Classroom ya..

Terima kasih dan tetap semangat belajar