Pendokumentasian Bukti-Bukti Penggunan Anggaran

Pendokumentasian Bukti-Bukti Penggunan Anggaran

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah formulir-formulir yang digunakan dalam perusahaan untuk melakukan pencatatan pertama kali atas transaksi-transaksi/kejadian yang terjadi dalam perusahaan.

Sedangkan transaksi keuangan adalah kejadian atau suatu keadaan dalam perusahaan yang harus diproses melalui pencatatan sampai dengan disajikan laporan keuangan. Transaksi yang terjadi dalam perusahaan pada umumnya sama seperti; penerimaan uang, pembelian bersifat tunai maupun kredit, pembayaran beban usaha dan lain-lain.

Penggolongan Bukti Transaksi

Bukti Transaksi dapat dibedakan atas:

1. Bukti ekstern, yaitu bukti transaksi yang diterima dari pihak luar perusahaan. Contohnya: Kuitansi, cek, bilyet giro, faktur, nota kontan, nota debit/kredit.

2. Bukti intern, yaitu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Contohnya: Bukti memo, bukti kas masuk, dan bukti kas keluar.

Bentuk-Bentuk Bukti Transaksi

1. Kuitansi

2. Cek

3. Bilyet Giro

4. Faktur

5. Nota

6. Bukti Memorial

7. Bukti Kas Masuk

8. Bukti Kas Keluar

9. Bukti Setoran Bank

Kuitansi

Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi pada umumnya memiliki dua sisi. Sisi kanan diberikan kepada orang yang membayar dan sisi kiri disimpan untuk arsip orang yang menerima pembayaran

Pada Kuitansi tertera; 1). Tanggal transaksi, 2). Pihak yang memberikan uang, 3). Nominal uang, 4). Maksud dan tujuan transaksi dan 5). Tanda tangan serta ditambah materai jika dibutuhkan.

Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pihak/orang yang namanya tertera dalam cek.

Cek terdiri atas dua bagian: a). Bukti sebelah kiri buku cek sebagai arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani. b). Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran dalam bentuk cek.

Bilyet Giro

Bilyet Giro merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank kerekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.

Catatan: Penerima bilyet giro tidak dapat menukarnya dengan uang tunai, dengan kata lain bilyet giro hanya dikhususkan untuk pemindahbukuan antar rekening.

Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual dan lembar ketiga untuk arsip.

Faktur memuat informasi yang terdiri dari: 1). Nama dan alamat penjual. 2). Nomor Faktur. 3). Nama dan alamat pembeli. 4). Tanggal pesanan. 5). Syarat pembayaran. 6). Keterangan mengenai barang (jenis barang, harga satuan barang, kuantitas barang dan jumlah harga barang).

Nota

1. Nota Kontan → Bukti trsansaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli dan biasanya dirangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada pembeli dan rangkap kedua untuk diarsipkan penjual.

Nota Kontan memuat informasi: 1). Nama perusahaan yang mengeluarkan nota. 2). Nomor Nota. 3). Tanggal Transaksi, 4). Jenis barang. 5). Jumlah barang. 6). Harga satuan. 7). Jumlah harga.

2. Nota Debit dan Nota Kredit  → Nota debit dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang (retur) karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debit digunakan untuk retur pembelian sedangkan nota kredit digunakan untuk retur penjualan.

Bukti Memorial

Merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan bersangkutan.

Bukti Kas Masuk

Bukti transaksi yang dibuat untuk mencatat bahwa perusahaan telah menerima uang tunai untuk keperluan tertentu seperti penjualan tunai atau penerimaan piutang.

Bukti Kas Keluar

Bukti transaksi yang dibuat untuk mencatat bahwa perusahaan telah mengelurakan uang tunai untuk keperluan tertentu seperti pembelian tunai atau pelunasan utang.

Bukti Setoran Bank

Catatan (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank.