MENERAPKAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

MENERAPKAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

Oleh : A Rachmat Nirwana, S.Pd

Pendahuluan

Sarana dan prasarana merupakan salah satu sumber daya yang perlu dan sangat penting dikelola dengan baik serta merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manajemen. Seperti gedung, tanah, perlengkapan administrasi sampai pada sarana yang digunakan langsung dalam satu kegiatan.

Kegiatan manajemen sarana dan prasarana ini meliputi delapan kegiatan yaitu : perencanaan, pengadaan,penyaluran, penyimpanan, pemeliharaan, pendayagunaan, inventarisasi, dan penghapusan sarana dan prasarana pendidikan. (Matin dan Fuad, 2016) 

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu:

1.    Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

2.    Penyimpanan

Penyimpanan yaitu kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

3.    Pemeliharaan

Pemeliharaan yaitu kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

·         Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

·         Agar barang tidak mudah hilang.

·         Agar barang tidak kadaluarsa.

·         Agar barang tidak mudah susut.

·         Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

a)    Pemeliharaan berdasarkan waktu

·         Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

·         Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

b)    Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

·         Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

·         Pemeliharaan barang tidak bergerak

·         Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

4.    Inventaris

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

·         Agar peralatan tidak mudah hilang.

·         Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

·         Memudahkan dalam pengecekan barang.

·         Memudahkan dalam pengawasan.

·         Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan sarana dan prasarana adalah pemeliharaan. Pemeliharaan sarana dan prasarana adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan sarana dan prasarana agar selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan dalam mencapai tujuan. (Matin dan Fuad, 2016) 

Perencanaan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan adalah tindakan yang akan dilakukan untuk mendapatkan hasil yang ditentukan dalam jangka dan ruang waktu tertentu. Perencanaan merupakan proses pemikiran, baik secara garis besar maupun secara mendetail dari sutu kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai kepastian yang paling baik dan ekonomis. Perencanaan juga dapat disebut sebagai antisipasi dari suatu yang akan terjadi, karena harus merupakan proses yang sebaik-baiknya. (Efendy, 2003) 

Ada tiga kegiatan perencanaan meliputi :

• Penetapan kebutuhan perbaikan dan perawatan sarpras berdasarkan identifikasi kebutuhan yang dilakukan oleh lembaga secara berkala.

• Penetapan alokasi anggaran rutin sesuai kebutuhan perawatan sarana prasarana, dan,

• Pemerdayaan personil yang secara khusus diberi tugas untuk melakukan kegiatan perawatan dan perbaikan

Kriteria yang diperlukan pada tahap perencanaan adalah :

• pembuatan jadwal untuk perbaikan rutin dan service pada peralatan

• service manual dari produsen peralatan perlu diperhatikan uuntuk membuat perawatan pencegahan secara berkala

• penyusunan daftar mengenai pihak yang resmi untuk menangani perawatan dan perbaikan atau perwakilannya

• implementasi perbaikan dan perawatan rutin yang bias ditangani melalui program instruksional

• penjelasan system yang harus dilakukan apabila terjadi perawatan dan perbaikan darurat terhadap peralatan, 

• pembuatan perencanaan untuk perawatan dan perbaikan besar (major), dan

• penyimpanan catatan atau laporan mengenai perawatan dan perbaikan. (Storm, 1995)

• 
  

Pengorganisasian Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pengorganisasian adalah kegiatan dasar dari manajemen dilaksanakan untuk mengelola dan menhatur unsure manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses. Manusia adalah unsure terpenting karena melalui pengorganisasian manusia dapat berada di dalam tugas-tugas yang saling berhubungan.(Terry, 2003)

Berdasarkan Petunjuk Teknis Pemeliharaan dan Perawatan Aset sarana Prasarana langkah-langkah pengorganisasian ada dua, yaitu : (a) menyusun struktur organisasi, dan (b) pembagian peran/tanggungjawab. 

Pelaksanaan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pelaksanaan akan berjalan dengan baik apabila semua anggota berkomitmen tinggi, dan berpartisipasi dalam mencapai tujuan lembaga semampu dan semaksimal mungkin. Dalam melaksanakan tugas masing-masing, semangat dan motvasi berperan penting agar anggota lembaga meletakkan kepentingan lembaga setelah kepentingan pribadi. 

Pengawasan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pengawasan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. (Terry, 2003)

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana keterandalan program atau rencana perawatan, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kerja perawatan, serta keberhasilan perawatan. Evaluasi yang dilakukan mencakup evaluasi perencanaan perawatan, evaluasi pelaksanaan perawatan, dan evaluasi hasil perawatan. (Soenarto dan Satunggalno., 1999) 

Selanjutnya dilakukan kegiatan pelaporan tentang perawatan dan perbaikan sarana prasarana lembaga. Kegiatan pelaporan berisi hasil pemeriksaan menyeluruh dari kegiatan perawatan dan perbaikan yang disampaikan kepada pihak manajemen. Hasil dan saran dari pelaporan ini kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk merencanakan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana prasarana pada masa yang akan datang.

Latihan Soal

1. Permasalahan utama di dunia insdustri adalah Kompetensi Profesional bagaimana usaha untuk mendapatkan peralatan dan sarana agar siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?

2. Pengelolaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara apa saja? Jelaskan!

3. Jelaskan tujuan pemeliharaan!

4. Jelaskan cara pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!

5. Jelaskan tujuan inventarisasi!

6. Jelaskan pengertian pengawassan pemeliharaan sarana dan prasarana!

7. Dalam suatu kegiatan mengapa harus ada evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan tersebut?

8. Salah satu kegiatan penting dalam pengeloaan sarana prasarana adalah pemeliharaan, apa itu pemeliharaan?

9. Tiga (3) kegiatan perencanaan pemeliharaan terdiri dari?

10. Kriteria yang diperlukan pada tahap perencanaan peme;liharaan adalah ?