Формирование запросов на выборку данных

Формирование запросов на выборку данных

Запрос — объект БД, который используется для реализации эффективного поиска и обработки данных.

Самый распространенный вид запросов — запрос на выборку. Он предназначен для отбора данных из источника в соответствии с некоторым условием. Условие запроса — это выражение, которое СУБД сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение.

Запрос на выборку позволяет:

• Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют.

  
  

• Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям.

  
  

• Использовать выражения в качестве полей.

По особенностям действия среди запросов на выборку можно выделить простые запросы, групповые запросы и запросы с вычисляемым полем.

Основные режимы работы с запросами в Access:

• Режим таблицы. Отображает информацию запроса на выборку в режиме таблицы.

• Конструктор. В этом режиме определяется структура запроса и условия выбора данных 

Режимы работы с запросами.

Создать запрос можно с помощью Мастера запросов либо в Конструкторе.

Группа инструментов Запросы

 вкладки Создание.

 Создание запроса на выборку с помощью Мастера запросов.

1. Выбрать инструмент "Мастер запросов".

2. Выбрать вид запроса.

3. Выбрать источник данных.

4. Задать поле, содержащее повторяющееся значение.

5. Выбрать поля для отображения вместе с повторяющимися значениями.

6. Просмотреть и/или сохранить запрос.

Основные этапы создания запроса на выборку:

• Выбор инструмента создания запроса.

• Определение вида запроса.

• Выбор источника(ов) данных.

• Добавление из источника(ов) данных полей, которые должен содержать запрос.

• Определение условий, которые формируют набор записей в запросе.

• Добавление группировки, сортировки и вычислений (может отсутствовать).

Действие простых запросов на выборку ограничивается отбором данных по некоторым условиям без их обработки.

Примеры записи условий в запросах:

Правила записи условий для поля с типом данных Дата и время такие же, как для поля с числовым типом данных. После выполнения запроса в этом случае в условие будут добавлены знаки #.

Если необходимо найти несколько значений полей, можно использовать оператор In. Этот оператор позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках.

Создание простых запросов на выборку с помощью Конструктора запросов.

1. Выбрать инструмент "Конструктор запросов"

2. Выбрать источник данных.

3. Добавить поля таблицы, которые будет содержать запрос. Для этого выполнить двойной щелчок по каждому из названий полей в макете таблицы.

4. Записать условие формирования набора записей в запросе.

Выбор по полю с текстовым типом данных.

Результат:

Результат:

Выбор по полю с числовым типом данных.

Результат:

Использование составного условия.

Результат:

Результат:

5. Сохранить запросы.

После создания запроса на выборку его необходимо запустить, чтобы посмотреть результаты, т. е. открыть в режиме таблицы. Сохранив запрос, его можно использовать в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса.

Все запросы, которые рассмотрены в примерах, содержат конкретные значения названий, имен, времени и т. д.

Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно будет открыть в конструкторе, изменить условие и выполнить.

Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение, а затем получить нужный результат. Параметр запроса определяется в строке Условие отбора конструктора для столбца, содержащего запрашиваемые значения. Параметром является слово или фраза, заключенные в квадратные скобки. Параметр будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса

Создание запроса с параметрами.

1. Открыть один из запросов, созданных в примере 5.4 в конструкторе.

2. Изменить условия отбора на:

3. Сохранить с новым именем и открыть в режиме таблицы.

4. В диалоговом окне набрать одно из названий кинотеатра.

5. Просмотреть запрос.

В запросах так же, как и в отчетах, можно создавать вычисляемые поля. Для решения ряда вопросов работы с данными используется запрос итоговых значений. Такой запрос представляет собой запрос на выборку, позволяющий группировать данные и производить вычисления.

В запросе итоговых значений в вычисляемом поле используют статистические функции. Задать статистическую функцию для вычисления итоговых значений по каждому из полей запроса можно путем выбора ее из раскрывающегося списка, который появляется после установки курсора в строке Групповая операция

 Создание итогового запроса.

Создать итоговый запрос, определяющий, сколько мальчиков и сколько девочек посещают факультатив по математике.

1. Источник данных — таблица «Учащиеся».

2. Создать запрос с помощью конструктора (добавить в запрос только поле «Пол»).

3. Сгруппировать данные по полю «Пол» (нажать кнопку  в группе Показать или скрыть).

4. Добавить вычисляемое поле (в строке нового поля Групповая операция в списке выбрать функцию Count).

5. Сохранить и просмотреть запрос.

Наряду с запросами на выборку часто применяются запросы на действие. С помощью таких запросов можно обновлять значения полей записей, добавлять новые или удалять уже существующие записи. В СУБД Access такие запросы можно создать в режиме конструктора, воспользовавшись инструментами группы Тип запроса: