TELEPHONE OPERATOR

TELEPHONE OPERATOR

by Rendy Adzana

​HAL-HAL YANG TIDAK BOLEH DILAKUKAN SAAT MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON

​1.      Membiarkan telepon berdering terlalu lama

2.      Mengucapkan kata halo kepada tamu.

3.      Berbicara sambil makan

4.      Berbicara bertele – tele

5.      Tidak mengucapkan salam

6.      Tidak menyebutkan identitas

7.      Terburu – buru menutup telepon

8.      Mendominasi pembicaraan

9.      Tidak menanyakan pesan kepada penelepon

10.  Berbicara terlalu keras

11.  Meminta tamu untuk menelpon kembali

​Cara menghadapi ancaman bom

1. Berusaha untuk tetap menunjukkan sikap tenang, dan berbicara dengan nada normal

2. Dengarkan dengan seksama apa yang disampaikan oleh penelepon dan jangan menutup telepon

3. Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat interogatif (menggali informasi) secara bijaksana

4. Catat dengan jelas dan benar semua kalimat ancaman yang disampikan penelepon

5. Catat informasi penting lainnya yang dapat membantu dalam menyelesaikan masalah terhadaP suatu ancaman, seperti; nada suara penelepon, tanggal dan waktu menelpon, logat atau karakter bahasa, latar suara yang terdengar selama berbicara dengan penelpon, kata-kata atau kalimat yang sering digunakan, dan durasi waktu bicara

6. Laporkan dengan segara semua informasi tentang ancaman telepon kepada atasan atau pihak manajemen serta bagian keamanan hotel​

Formulir dan Peralatan yang digunakan di area telephone operator​

​1.     Equipment

Telephone Switchboard, Mesin facsimile, Mesin foto copy,Telepon operator rackB,Filling cabinet,Telephone, Remind o’ timer,Television,Tape recorder cassette rack,Audio Visual ( television, radio, sound system, dll ),Mesin PABX atau PMBX,Paging Utilities, Loudspeaker, Internet Connection,Telephone Directory,International Access, Calculator, Calender,Telephone directory / Nasional dan Internasional,Staples, Paper clip, Paper holder, Pensil / pulpen, Correction pen / penghapus, File Odner ,Telephone dan telex Voucer / Facsimile

​2.     Furniture

• Meja kerja

• Kursi kerja

• Lemari alat

​Formulir dan Peralatan yang digunakan di area telephone operator

​3.     Formulir

§  Telephone message

§  Telephone Control Sheet

§  Guest Call Sheet.

§  Wake-up Call List

§  Alphabetical Guest In-house List

§  Alphabetical Employee List

§  List of Departmental/Section

§  Number (In-house Pager User List)

§  Cash Receipt

Facsimile Receipt

​CONTOH PERCAKAPAN

​TELEPHONE MESSAGE FORM