Pengadaan Sarana Prasarana Kantor

Pengadaan Sarana Prasarana Kantor

Oleh

Bunda Gusnaini​

By Gusnaini Gusnaini

Pengadaan Sarana Prasarana itu Apa Sih....

Pengadaan Sarana Prasarana Merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana prasarana.

Fungsi ini pada hakekatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana prasarana sesuai dengan kebutuhan,baik berkaitan dengan jenis,spesifikasi,jumlah waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan​

Bersama Buk Gus

HAPPY TEACHING

1. Gunakan Prosedur pengelolaan Sarpras

2. Tentukan jenis,kualitas dan kuantitas yang dibutuhka​n

3. Sesuaikan dengan biaya

4. Sediakan dan gunakan dalam kegiatan operasional

5. Penympanan dan pemeliharaan yang baik

6. Lakukanpenghapusan sesuia dengan prosedur yang berlaku​

​

​

​Kira-kira apa ya, yang perlu kita perhatikan dalam Menyusun perencanaan sarpras

​Perencanaan Terhadap Barang Habis Pakai

1. Menyusun daftar perencaan

2. ​Perkiraan biaya

3. Menyususn rencana triwulan dan tahunan​

​​Barang habis pakai

​1. Menyusun dan menganalisis daftar perlengkapan yang sudah disesuaikan dengan rencana kegiatan

2. Memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan

3. Menetapkan skala prioritas​ sesuai dana

Barang tidak habis pakai

1. TANAH

2. BANGUNAN​

​​Barang tidak bergerak

​Jenis Sarana Prasarana kantor

Asas Pengadaan Sarpras

1EFISIEN

Mengunakan daya,dana,tenaga waktu dan pikiran secara maksimal untuk mencapai​ sasaran yang telah ditetapkan

Contoh : Membuat jadwal kegiatan pengadaan​

​2.EFEKTIF

Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan

manfaat yang sebesar-besarnya untuk pihak terkait​

Contoh :​ Jika barang sudah ada manfaatkan sebaik-baiknya

3. TRANSPARAN

Bersifat terbuka dalam pengadaan barang baik dari segi teknis,adminis​trasi

evaluasi,hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang,

Contoh : Selalu melaporkan hasil rapat tentang pengadaan barang​

​

​

​

​

​

​4. BERATNGGUNG JAWAB

Asas ini bertujuan agar sasaran tercapai dengan baik, baik fisik,kualitas,

kegunaan maupun manfaat bagi kelencaran pelaksanaan pekerjaan

Contoh :Selalu melaporkan apa saja barang yang dipergunakan​

​5. KEHATI-HATIAN

Langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan imaterial selama

proses pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan

Contoh : Barang di cek terlebih dahulu sebelum digunakan

6.KEMANDIRIAN

Pengadaan barang dikelola secara profesional tanpa adanya kepentingan dan

pengaruh /tekanan dari pihak manapun​

7.INTEGRITAS

Setiap pihak pelaksana pengadaan barang ahrus memiliki sikap jujur dan komitmen penuh untuk memenuhi etika etika pengadaan​

​

​

ETIKA PENGADAAN SAPRAS

4.Menerima dan bertanggung jawab atas keputusan yang ditetapkan

5.Memghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan

6.Menghindari dan mencegah penyelewengan ,penyalahan wewenang dengan tujuan kepentingan pribadi

7.Tidakmenerima,menawarkan,menjanjikan​ untuk memberi dan menerima hadiah,imbalan,komisi berupa apa saja​

​

1. Melaksanakan tugas secara tertib dan memiliki rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran untuk tercapainya tujuan pengadaan

2. Bekerja secara profesional dan mandiri dan menjaga kerahasiaan dokumen rahasia

3. Tidak saling mempengaruhi yang berakibat terjadinya persainag tidak sehat​

​

SISTIM PENGADAAN SARPRAS

1. SISTIM SENTRALISASI​

2. SISTIM DESENTRALISASI

3. SISTIM CAMPURAN​

​Sentralisasi

Kelebihan Sentralisasi​

1. Dapat mengurangi harga persatuan

2. Mengurangi biaya tambahan

3. Dapat mendukung program standarisasi dan sistim pertukaran logistik antar bagian​

Kekurangan Sentralisasi​

​

1. Kemungkinan kebutuhan mendesak tiap unit tidak cepat terlayani​​

2. Pemebuhan kebutuhab per unit kemungkinan tidak sesuai dengan kebutuhan terutama berkaitan dengan spesifikasi barang,waktu karena bagian pengadaan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit​

​Desentralisai

Kelebihan Desentralisasi​

1. Kebutuhan atas perbekalan masing-masing unit dapat dipenuhi sesuai kebutuhan unit

2. Menjamin ketepatan pembelian barang​

​Kerugian Desentralisasi

1. Adanya kecendrungan masing masing unit membeli barang baru​

2. Terdapatnya berma​cam barang yang berbeda bentuknya

3. Biaya persatuan barang relatif lebih besar karena membeli dalam partai kecil​

Sistim Campuran

Sistim campuran merupakan kombinasi antara sistim sentralisasi dengan sistim desentralisasi, Pada sistim ini menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja.

Jika perbekalan dibutuhkan oleh seluruh atau beberapa unit kerja​ pengadaan dilakukan dengan sistim sentralisasi namun jika kebutuhan bersifat khusus untuk suatu unit kerja pengadaan dilakukan dengan sistim desentralisasi

• ​Surat Perintah Kerja (SPK)

• Surat Perjanjian Kontrak

• Jaminan Penawaran

• Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan

• Penyerahan Pekerjaan

• Keterlambatan Penyerahan Pekerjaan​

• Resiko Kenaikan Harga​

• Force Majeure​

Ketentuan Administrasi

• Surat Penawaran

• Harga Penawaran

• Surat Jaminan Bank

• Jadwal Kegiatan Pelanggan

• Penentuan Pemenang​

Ketentuan Umum

Ketentuan Dalam Pengadaan Sarpras

Pengertian Pemasok

Pemasok merupakan individu atau perusahaan yang memiliki kemampuan untuk menyediakan kebutuhan,baik kebutuhan individu maupun perusahaan

Happy teaching!

JENIS_JENIS PEMASOK

1. Pemasok Produk barang

2. Pemasok Produk Jasa​

​

​KRITERIA PEMASOK

1. Pentingnya Mutu Produk

2. Pentingnya Ketersediaan Produk

3. Pentingnya Biaya Produksi

4. Pentingnya pelayanan Setelah Penjualan​

Open Ended

Dalam sistim penggadaan barang tedapat beberapa sistim yang dapat dipergunakan, Tuliskan sistim apa saja itu ?

Multiple Choice

 

berikut ini yang tidak termasuk ke dalam beberapa persyaratan perencanaan sarana dan prasarana adalah

• perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus jela

• perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus dipandang sebagai prestise dan gensi perusahaan

• perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus berdasarkan keputusan bersaama dengan pihak-pihak yang terlibat perencanaan

• perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus berdasarkan atas kesepakatan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan

• perencanaan pengadaan sarana dan prasarana harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas pekerjaan

Multiple Choice

berikut ini beberapa unsur dan pihak yang dapat dilibatkan dalam pemenuhan pengadaan peralatan kantor, kecuali

• kepala divisi

• kepala distributor barang

• kepala tata usaha

• kepala unit

• bendahara

Multiple Choice

Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Pernyataan di atas termasuk dalam prinsip ...

• Efektif

• Transparan

• Adil

• Efisien

• Akuntabel

Multiple Choice

 

Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Pernyataan di atas berarti pengadaan harus memenuhi prinsip...

• Efisien

• Terbuka

• Akuntabel

• Efektif

• Adil

Multiple Choice

 

Perhatikan langkah berikut :

1) Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan

2) Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.

3) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.

Hal diatas merupakan jenis perencanaan pengadaan untuk....

• Barang habis pakai

• Barang tidak habis pakai

• Bangunan

• Barang bergerak

• Barang tidak bergerak

Multiple Choice

Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti jalan, listrik, air, telepon, transpor, jalan raya, merupakan langkah dalam pengadaan....

• Barang habis pakai

• Bangunan

• Barang bergerak

• Barang tidak habis pakai

• Tanah

Multiple Choice

Pak Ardi meminta bantuan kepada Bapak Hadi untuk memperbaiki lemari yang sudah rusak sehingga lemari yang rusak dapat digunakan kembali sebagaimana mestinya. Hal tersebut merupakan jenis kegiatan pengadaan sarana dan prasarana yaitu...

• Pembelian

• Produksi sendiri

• Penukaran

• Hibah

• Rekondisi

Multiple Choice

Ayesha diminta untuk membuat alat peraga berupa miniatur lemari arsip sebagai hiasan di dalam kelas. Tugas tersebut melatih kreativitas Ayesha untuk membuat miniatur sebaik mungkin. Hal tersebut di atas merupakan jenis kegiatan pengadaan sarana dan prasarana yaitu...

• Rekondisi

• Penerima Hibah

• Pendaurulangan

• Pembeliaan

• Produksi sendiri

Multiple Choice

 

Akalil memberi semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang dan jasa kepada penyedia barang dan jasa yang berminat. Dalam hal tersebut Akalil sedang menerapkan prinsip...

• Adil

• Akuntabel

• Terbuka

• Transparan

• Bersaing

Multiple Choice

Yang termasuk syarat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana yaitu ...

• Menganalisis data keadaaan rusak

• Menghilangkan ketidakpastian

• Menyesuaikan dengan kebutuhan di masa lalu

• Menetapkan anggaran dan sesuai kebutuhan

Multiple Choice

Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan kantor  untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah...

• Administrasi sarana dan prasarana

• Pengadaan barang

• Menginventarisasi barang

• Penyimpanan barang

Multiple Choice

Di bawah ini yang termasuk tujuan pemeriksaan stok barang di gudang dalam prosedur pengadaan barang adalah

• Agar barang yang di gunakan oleh pegawai bisa awet /tahan lama

• Agar memudahkan pengurus gudang untuk memilah-milah

• Agar dapat memenuhi prosedur pengadaan barang

• gar mengetahui ketersediaan barang/stok barang yang ada di gudang

• Agar pegawai bisa melaksanakan tugas kantor dengan cepat dan mudah

Multiple Choice

Jika persediaan barang di gudang habis, siapakah yang melakukan pembelian

• Bendahara

• Pimpinan

• Bagian logistik

• Sekretaris

• Bagian modal

Multiple Choice

Dibawah ini yang termasuk salah satu prosedur pengadaan barang habis pakai adalah....

• Dibawah ini yang termasuk salah satu prosedur pengadaan barang habis pakai adalah....

• Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan

• Menyusun rencana pengadaan menjadi triwulan kemudian menjadi rencana tahunan

• emperkirakan biaya dan memperhatikan standar yang telah ditentukan

• Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi

Multiple Choice

Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuan dan menyusun rencana tahunan adalah prosedur dari pengadaan barang ....

• Barang habis pakai

• Barang tak bergerak

• Barang bergerak

• Barang tak habis pakai

• Barang bergerak dan tak habis pakai

Multiple Choice

 Setelah barang diperiksa mengenai kualias dan kuantitasnya, hal selanjutnya adalah...

answer choices

• Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

• Bendahara meminta persetujuan pimpinan

• Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang

• Pemriksaan stok barang di gudang

• Melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan

Multiple Choice

 Siapa yang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

• Kepala bagian

• Bagian yang membutuhkan

• Bagian logistik

• Petugas gudang

• Bendahara

Multiple Choice

Berikut ini yang termasuk barang tidak bergerak adalah ?

• Mobil

• Lemari

• Bangunan

• Meja

Multiple Choice

Di bawah ini termasuk dalam prosedur pengadaan barangan, kecuali....

• Pemeriksaan stok barang di gudang oleh petugas

• Pengajuan surat permohonan ke gudang

• Bendahra meminta persetujuan kepada pemimpin

• Memelihara barang – barang yang tersedia

Multiple Choice

Di bawah ini yang termasuk tujuan pemeriksaan stok barang di gudang dalam prosedur pengadaan barang adalah ...

• Agar barang yang di gunakan oleh pegawai bisa awet /tahan lama

• Agar pegawai bisa melaksanakan tugas kantor dengan cepat dan mudah

• Agar mengetahui ketersediaan barang/stok barang yang ada di gudang

• Agar memudahkan pengurus gudang untuk memilah-milah