COCU 2 :OUTGOING COMMUNICATION

COCU 2 :OUTGOING COMMUNICATION

By SANNTHANA LETCHUMI

Multiple Choice

Komunikasi merupakan satu proses di mana manusia menghantar dan menerima mesej. Apakah komunikasi yang digunakan di dalam sesebuah organisasi ?

i. Pos

ii. Telefon

iii. Faksimili

iv. Skye communications

• i dan ii

• ii dan iii

• i,ii dan iii

• i,ii,iii dan iv

Multiple Choice

Manakah yang TIDAK BENAR tentang proses membuat panggilan ?

• Dail nombor dengan sesuka hati.

• Menyebut dengan jelas apabila bercakap

• Pastikan anda bercakap dengan perlahan

• Mencatat perkara dengan ringkas pada note pad terlebih dahulu

Multiple Choice

Sebelum membuat panggilan telefon, Apakah persediaan terawal sebelum membuat panggilan?

• Pastikan anda memberi ucapan hormat.

• Ucapkan terima kasih di atas layanan yang telah anda terima

• Anda mesti mengulangi penyataan atau keputusan yang telah dibuat oleh pelanggan.

• Pastikan tujuan anda hendaklah membuat panggilan telefon dengan jelas

Multiple Choice

Dokumen faks keluar perlu direkodkan ke dalam _______________ mengikut prosedur syarikat seperti mana yang telah ditetapkan.

• Kertas faks

• Borang faks

• Buku Log Penerimaan Faks Masuk

• Buku Log Penghantaran Faks Keluar

Multiple Choice

Menguruskan surat keluar menggunakan sistem atau prosedur tertentu di mana ……………

• Periksa alamat di sampul surat adalah sama dengan alamat di surat.

• Perlu direkod terlebih dahulu ke dalam buku rekod sebelum dipos atau dihantar pihak berkenaan.

• Surat-surat yang dihantar telah direkodkan dalam buku log dan juga buku log surat keluar.

• diperiksa terlebih dahulu bagi memastikan ia telah ditandatangani serta dilampirkan dengan lampiran sekiranya ia diperlukan.

Multiple Choice

Item yang perlu ada dalam buku log surat keluar adalah ………………………?

• No kad pengenalan

• Nama penjaga

• Tandatangan penerima

• Nama pengirim

Multiple Choice

Manakah yang TIDAK BENAR tentang proses pengurusan penghantaran surat ?

• Merekodkan surat yang dihantar.

• Menerima surat yang akan dihantar.

• Menyusun surat yang perlu dihantar.

• Mencatat perkara dengan ringkas pada note pad terlebih dahulu

Multiple Choice

Menguruskan surat keluar menggunakan sistem atau prosedur tertentu di mana ……………

• periksa alamat di sampul surat adalah sama dengan alamat di surat

• surat-surat yang dihantar telah direkodkan dalam buku log dan juga buku log surat keluar.

• perlu direkod terlebih dahulu ke dalam buku rekod sebelum dipos atau dihantar pihak berkenaan.

• diperiksa terlebih dahulu bagi memastikan ia telah ditandatangani serta dilampirkan dengan lampiran sekiranya ia diperlukan.

Multiple Choice

Penyataan berikut adalah prosedur untuk penghantaran email KECUALI

• Daftar masuk e-mel.

• Akaun emel anda akan terpapar pada skrin komputer.

• Masukkan alamat email penerima ke dalam kotak (TO)

• Anda mesti menyatakan tujuan anda membuat panggilan tersebut

Multiple Choice

Sebelum membuka e-mail pengguna perlu memasukkan?

• Kata nama dan kata laluan.

• IP Adress dan ID pengguna.

• Kata laluan dan ID pengguna.

• Nombor akaun emel dan kata laluan.

Multiple Choice

Apabila menerima faks, anda perlu _________ faks tersebut kepada ________ atau pihak yang terlibat untuk tindakan yang selanjutnya.

• menyimpan, individu.

• Mengagihkan, individu

• Membuang, individu.

• Mengoyak, individu.

Multiple Choice

Apabila membuat panggilan keluar persediaan sebelum membuat panggilan perlu dititikberatkan. Berikut adalah etika persediaan membuat panggilan

i. Pastikan tujuan anda hendaklah membuat panggilan tersebut telah jelas

ii. Pastikan anda mengetahui nama dan nombor telefon orang yang hendak anda hubungi.

iii. Pastikan anda mengetahui bahawa panggilan ini ada kaitan dengan tugas rasmi anda.

iv. Anda mesti mengulangi penyataan atau keputusan yang telah dibuat dan pastikan kefahaman antara anda dengan orang yang anda panggil telah dicapai bersama.

• i dan ii

• ii dan iii

• i,ii dan iii

• i,ii,iii dan iv

Multiple Choice

Penyataan berikut adalah cara pengendalian telefon KECUALI

• Butang “send”

• Butang “clear”

• Butang " loudspeaker "

• Butang “ volume control”

Multiple Choice

Item-item yang perlu ada pada Cover Page ialah

i) tarikh

ii) No. fax

iii) No Telefon

iv) Nama penghantar

• i dan ii

• ii dan iii

• i,ii dan iii

• i,ii,iii dan iv

Multiple Choice

Mengapakah kita perlu bersedia mencatat terlebih dahulu pada note pad sebelum membuat sebarang panggilan telefon?

i. Memudahkan perbualan

ii. Kelihatan lebih tenang dan ramah

iii. Supaya pelanggan tidak perlu mengulangi pesanan yang telah diberikan.

iv. Bagi mengelakkan sebarang kesilapan sebutan nama,syarikat dan jawatan.

• i dan ii

• ii dan iii

• i,ii dan iii

• i,ii dan iv

Multiple Choice

Apakah maklumat penting yang perlu direkod semasa mengambil pesanan telefon?

i. Tarikh dan masa panggilan.

ii. Alamat serta nombor telefon pemanggil.

iii. Maklumat lanjut atau pesanan yang ingin ditinggalkan.

iv. Nama pemanggil serta dengan siapa beliau ingin bercakap.

• i dan ii

• ii dan iii

• i,ii dan iii

• i,ii,iii dan iv

Multiple Choice

Apakah etika membuat panggilan keluar apabila anda ingin mengakhiri panggilan?

• Anda mesti mengucapkan terima kasih. . .

• Pastikan anda memperkenalkan nama anda dari unit atau bahagian jabatan

• Pastikan anda mengetahui bahawa panggilan ini ada kaitan dengan tugas rasmi anda

• Anda mesti memastikan semua butiran yang hendak diperolehi telah ditanyakan dan ajukan pertanyaan susulan untuk kepastian anda

Multiple Choice

Penyataan berikut adalah prosedur untuk menghantar e-mail KECUALI

• Daftar masuk e-mel.

• Masukkan alamat email penerima ke dalam kotak (TO)

• Anda mesti menyatakan tujuan anda membuat panggilan tersebut

• Akaun emel anda akan terpapar pada skrin komputer

Multiple Choice

Mobile Instant Messaging (MIM) merupakan teknologi yang membolehkan ………

• suatu aplikasi berasaskan pelayar yang tidak perlu memuat turun apa-apa perisian untuk telefon bimbit.

• penghantaran komunikasi suara dan sesi multimedia melalui Internet Protocol (IP), seperti Internet

• Keupayaan untuk menghantar lebih daripada satu panggilan telefon melalui sambungan jalur lebar tunggal.

• perkhidmatan mesej segera boleh diakses dari peranti mudah alih, yang terdiri daripada standard telefon bimbit tosmartphones.

Multiple Choice

Direktrori adalah pertanyaan tentang ………

• nama, email, nombor telepon dan data peribadi lain seseorang atau organisasi sering kali muncul di perpustakaan, terutama perpustakaan umum.

• nama, alamat, nombor telefon dan data peribadi lain seseorang atau organisasi sering kali muncul di perpustakaan, terutama perpustakaan umum.

• nama, alamat, nombor kad pengenalan dan data peribadi lain seseorang atau organisasi sering kali muncul di perpustakaan, terutama perpustakaan umum.

• nama, nombor kad pengenalan, nombor telefon dan data peribadi lain seseorang atau organisasi sering kali muncul di perpustakaan, terutama perpustakaan umum.

Multiple Choice

Semasa menjawab panggilan telefon pastikan anda bercakap dengan kuat serta menyebut dengan tidak jelas apabila bercakap

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Dail nombor dengan berhati-hati dan tunggu panggilan anda disambung mengikut waktu yang ditetapkan.

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Butang “ volume control’’ pada telefon adalah untuk memutuskan talian apabila bercakap dengan ‘laudspeaker’

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Pastikan anda menyediakan mesej faks dengan format yang tidak betul.

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Item-item yang perlu ada pada Cover Page antaranya adalah nombor kad pengenalan .

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Mesej yang diterima semasa membuat panggilan perlulah di rekod.

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Segala mesej faks yang dihantar hendaklah direkodkan dan dicatitkan ke dalam buku log yang betul mengikut prosedur

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Untuk Sign In pada email anda perlu masukkan id dan kata laluan.

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Surat yang hendak dihantar tidak perlu diperiksa bagi mengelakkan kelewatan penghantaran

• BETUL

• SALAH

Multiple Choice

Pastikan surat yang ingin dihantar diperiksa terlebih dahulu bagi memastikan ia telah ditandatangani serta dilampirkan dengan lampiran sekiranya ia diperlukan.

• BETUL

• SALAH

Open Ended

Senaraikan item-item yang tercatat di dalam buku log bagi merekod mesej faks.

Open Ended

Berikan 4 (empat) jenis pos.

Open Ended

Terangkan tiga (3) persediaan sebelum membuat panggilan.

Open Ended

Terangkan dua (2) etika mengakhiri panggilan.