PROSES PEMBUATAN SURAT

PROSES PEMBUATAN

SURAT

PROSEDUR BISNIS

➢

Prosedur bisnis merupakan rangkaian tahapan tertentu yang dilewati pelaku
transaksi bisnis yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan, memesan,
dan mengirim pesanan sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis.

➢

Puncak kegiatan bisnis adalah transaksi, yaitu terjadi kesepakatan jual beli yang
ditandai oleh penyerahan barang atau dilakukannya aktivitas jasa oleh penjual
dan penyerahan uang sebagai nilai tukarnya oleh pembeli.

➢

Pemeran utama dalam kegiatan bisnis: Penjual dan Pembeli.

➢

Dilihat dari segi hubungan antara penjual dan pembeli, ada dua cara berdagang
yang umum:

1. Berhubungan secara langsung

Penjual

Pembeli

2. Berhubungan secara tidak langsung

Penjual

Perantara

Pembeli

PROSEDUR UMUM TERJADINYA

TRANSAKSI BISNIS

memperkenalkan perusahaan dan produknya

PENJUAL

CALON PEMBELI

meminta penawaran

PENJUAL

CALON PEMBELI

menawarkan barang/jasa

PENJUAL

CALON PEMBELI

memesan barang/ meminta jasa

PENJUAL

PEMESAN/PEMBELI

mengirim pesanan

PENJUAL

PEMESAN/PEMBELI

SURAT PERKENALAN

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

SURAT PENAWARAN

SURAT PESANAN

SURAT PENGIRIMAN PESANAN

➢ Prosedur yang digambarkan di atas adalah prosedur yang prosesnya

berjalan lancar.

➢ Proses lanjutan yang dapat terjadi setelah transaksi:

mengajukan tuntutan

PENJUAL

PEMBELI

Apabila dalam pengiriman barang terdapat hal-hal yang tidak memuaskan (barang
tidak sesuai pesanan, terlambat tiba, rusak, hilang, atau musnah karena kecelakaan).

menagih pembayaran

PENJUAL

PEMBELI

Dalam hal pesanan secara kredit, apabila pembeli terlambat melakukan pembayaran.

SURAT PENAGIHAN

SURAT PENUNTUTAN/CLAIM

1. Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli pembeli yang
bermaksud memperkenalkan perusahaan, barang, atau jasa.

Di dalam surat perkenalan telah ada unsur penawaran yang sifatnya
terselubung (implisit).

Syarat membuat surat perkenalan bisnis:
▪

Memperkenalkan nama, alamat, nomor telepon, email, dan bidang
usahanya.

▪

Manfaat barang atau jasa yang diperkenalkan.

▪

Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi
berkualitas baik dan telah banyak dipakai.

2. Surat Permintaan Penawaran (Permintaan Harga)

Adalah surat yang isinya meminta kepada penjual atau produsen untuk
menyampaikan penawaran atau daftar harga yang akan dibeli oleh
pembuat surat.

Yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran:
▪

Menetapkan jenis barang dan kapan barang tersebut diperlukan,
atau bentuk layanan jasa yang disaikan oleh penjual.

▪

Menanyakan syarat

pembayaran, syarat penyerahan, potongan

harga, dan garansi yang diberikan.

▪

Cara pengiriman barang.

▪

Meminta daftar harga/katalog, brosur, atau sampel.

▪

Peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang (kalau ada).

3. Surat Penawaran

Adalah

surat

dari

penjual

kepada

calon

pembeli

yang

berisi

penawaran barang atau jasa.

Dibedakan menjadi 2 (dua) macam:
1. Penawaran atas inisiatif penjual.
2. Penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran.

Syarat-syaratnya:
▪

Bahasa surat harus menarik

▪

Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa
yang ditawarkan.

▪

Isi surat harus bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih
lanjut tentang sesuatu yang ditawarkan.

▪

Harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampirkan
gambar-gambar.

4. Surat Pesanan (Order)

Adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang
isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.

Surat pesanan memiliki posisi yang kuat karena merupakan surat
beli.

Yang perlu diperhatikan dalam surat pesanan:
1. Nama, jenis, tipe, dan ciri lain barang yang dipesan.
2. Jumlah atau banyaknya pesanan.
3. Cara pembayaran.
4. Cara pengiriman atau penyerahan yang dikehendaki.
5. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.

5. Surat Pengiriman Pesanan/ Barang

Adalah

surat

dari

penjual

kepada

pembeli

yang

menerangkan

pengiriman barang dan sebagai pengantar untuk dokumen yang
dikirim (apabila jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh: antarkota,
antarpulau, dan antar negara).

Keterangan dalam surat pengiriman pesanan/barang:
1. Berdasarkan order/pesanan yang mana barang dikirim.
2. Jenis barang apa saja yang dikirim.
3. Berapa jumlah barang yang dikirim.
4. Dengan alat angkut apa barang dikirim
5. Dokumen apa saja yang dilampirkan:

a. Faktur/ Invoice : Tanda bukti penjualan/penyerahan barang
b. Surat Angkutan Barang

- Kendaraan Darat

: Surat Jalan

- Kapal Laut

: Bill of Lading (B/L) atau konosemen

- Kapal Udara

: Air Way Bill (AWB)

6. Surat Tuntutan/Klaim

Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak

penjual yang isinya mengenai penerimaan barang karena tidak
sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan
permintaan ganti rugi.

Dasar pembuatan surat klaim:
a. Pengiriman barang terlambat
b. Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan
c. Adanya kerusakan barang yang dikirim
d. Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya

maupun jumlah)

e. Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim

7. Surat Tagihan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual
kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi
kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang
diterimanya, ketika jangka waktu pembayaran sudah
melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat
surat penagihan antara lain:
a. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.
b. Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan
terutama mengenai:
1). Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi
pembayarannya;
2). Jumlah uang yang belum dilunasi;
3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi
pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat
perjanjian sebelumnya.

Contoh Surat Perkenalan

PT SAMAFITRO
ELECTRIC SPECIALIST
Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120
Penjualan

: [phone] ( 8 saluran)

Service

: [phone]

Nomor : 021/SPR/XII/2013

15 Desember 2013

Lampiran : Brosur-brosur
Hal : Perkenalan

PT ELEKRONIKA PERSADA
Jln. Dharmawangsa Blok C / 54
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak di bidang elektronik. Kami telah banyak mendapat kepercayaan

untuk membuat produk yang dipakai di beberapa hotel, restoran, rumah sakit, perumahan, dan perusahaan, di Jakarta dan di luar
Jakarta.

Perusahaan kami memproduksi alat-alat elektronik seperti: televisi, mesin cuci, lemari es, air conditioner (ac), kipas angin, rice

cooker, blender, dan kompor listrik. Barang-barang yang kami produksi tersebut mempunyai merek tunggal yaitu “Elektra”. Banyak
konsumen yang menyukai merek “Elektra”, karena dalam mendisain alat-alat tersebut, di samping cara pemakaiannya yang mudah,
kami juga mengutamakan segi keamanan bagi pemakainya.

Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami sertakan brosur yang berisi garis besar spesifikasi

barang-barang yang kami produksi. Untuk keterangan rinci, silakan menghubungi kami. Petugas kami akan melakukan demonstrasi
secara cuma-cuma tanpa suatu ikatan. Kami menjamin pelayanan purnajual, baik berupa pelayanan teknik maupun pengadaan suku
cadang.

Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Bapak, dan atas perhatian Bapak terhadap surat

perkenalan ini kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

ttd

Chandra Wijaya, S.T.

Bg/Ad

Direktur Utama

S F

Contoh Surat Permintaan Penawaran

PT ELEKTRONIKA PERSADA
Jalan Dharmawangsa Blok C / 54

Jakarta Selatan 12430
Phone : [phone]

No. : 001/SPP/I/2014

5 Januari 2014

Hal : Permintaan Penawaran Lemari Es dan Televisi “Elektra”

Yth. Direktur PT SAMAFITRO
Jl. Ir. H. Juanda No. 9
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami bermaksud ikut memasarkan lemari es dan televisi “Elektra”, karena banyak pengunjung toko kami yang
menanyakan kedua jenis barang tersebut.

Untuk itu, kami minta agar Saudara mengirimkan daftar harga lemari es dan televisi “Elektra” berikut keterangan
tentang,

(1) Syarat pembayaran;
(2) Potongan harga;
(3) Cara penyerahan barang; dan
(4) Layanan purnajual.

Kami menunggu penawaran Saudara.

Hormat kami,

ttd

Ir. Wiryadinata, M.M.
Manajer Pembelian

E P

Contoh Surat Penawaran

PT SAMAFITRO
ELECTRIC SPECIALIST
Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120
Penjualan

: [phone] ( 8 saluran)

Service

: [phone]

Nomor : 005/SPW/I/2014
Lampiran: 4 (empat) lembar

15 Januari 2014

Hal : Penawaran

Yth. Manajer Pembelian PT ELEKRONIKA PERSADA
Jln. Dharmawangsa Blok C / 54
Jakarta Selatan
Dengan hormat,

Sehubungan dengan Surat Permintaan Penawaran Bapak No. 001/SPP/ I/2014 tanggal 5 Januari 2014, mengenai produk

lemari es dan televisi yang Bapak butuhkan, dengan ini menawarkan barang-barang tersebut secara bebas.

Bersama ini kami melampirkan leaflet dan katalog yang berisi keterangan tentang tipe dan daftar harga dari produk

lemari es dan televisi “Elektra”, berikut syarat pembayaran, diskon, pengiriman barang, pelayanan purnajual dan keterangan
lain yang diperlukan

Untuk informasi lebih lanjut, kami persilakan Bapak menghubungi bagian penjualan kami yang akan melayani Bapak

dengan senang hati.

Sambil menunggu tanggapan yang positif dari Bapak, kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak terhadap

surat penawaran kami ini.

Hormat kami,

tttd

Chandra Wiaya, S.T.
Direktur

S F

Contoh Surat Pesanan

PT ELEKTRONIKA PERSADA
Jalan Dharmawangsa Blok C / 54

Jakarta Selatan 12430
Phone : [phone]

No. : 002/SPN/I/2014

22 Januari 2014

Hal : Pesanan Barang Elektronik

Yth. Direktur PT SAMAFITRO
Jl. Ir. H. Juanda No. 9
Jakarta Pusat
Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Saudara No. 005/SPW/I/2014 yang disertai dengan leaflet dan katalog. Berdasarkan
penawaran tersebut kami memesan barang-barang di bawah ini.

(1) Sepuluh unit televisi model T-114 @ Rp. 2.500.000,00………………………………………….

Rp 25.000.000,00

(2) Sepuluh unit televisi model T-112 @ Rp. 2.000.000,00…………………………………………..

Rp 16.000.000,00

Jumlah ………….…

Rp 41.000.000,00

Diskon …………….

Rp

4.100.000,00

Jumlah dibayar …....

Rp 36.900.000,00
==============

Pembayaran secara COD di kantor kami. Harapan kami, sebelum tanggal 31 Januari 2014 barang-barang tersebut telah
kami terima.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

ttd

Ir. Wiryadinata, M.M.
Manajer Pembelian

E P

Contoh Surat Pengiriman Pesanan /Barang (antarkota)

PT SAMAFITRO
ELECTRIC SPECIALIST
Jl. Ir. H. Juanda No. 9 Jakarta Pusat 10120
Penjualan : [phone] ( 8 saluran)
Service

: [phone]

Nomor : 018/SPS/I/2014

23 Januari 2014

Lampiran : 9 lembar
Hal : Pengiriman Televisi

Yth. Direktur PT Anugerah
Jalan Trikora Blok F No. 17
Surabaya

Dengan hormat,

Pesanan Saudara melalui surat pesanan No. 010/SPA/II/2014 berupa 10 (sepuluh puluh) unit televisi model T-

112 dan 10 (sepuluh puluh) unit televisi model T-114 telah kami kirim hari ini melalui perusahaan Mutiara Ekspres,
dan diperkirakan tiba di tempat Saudara tanggal 26 Januari ini.

Seluruh televisi tersebut kami pak ke dalam lima peti yang kuat, masing-masing berisi empat unit televisi dan

tiap peti kami beri nomor urut TV-1 s.d. TV-4.

Sesuai dengan permintaan Saudara, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Berkah,

Jakarta. Bersama ini pula kami lampirkan dokumen barang berupa fotokopi premi asuransi, daftar rincian barang,
dua lembar faktur, dan dokumen lainnya.

Semoga kiriman kami Saudara terima dalam keadaan baik. Kami menantikan pembayaran dari Saudara dan

atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

ttd

Harry Yoga, S.E.

S F

Faktur

Daftar Perincian Barang

Contoh Surat klaim

Contoh Surat
Tagihan

PROSES PENANGANAN SURAT

DICATAT

DIPROSES

DISIMPAN/FILE

DIJAWAB

DIKIRIM

DISIMPAN/FILE

DIBUAT
DRAFT/
KONSEP

DIPERIKSA

DICETAK

DITANDA
TANGAN

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

DISORTIR

PEMBUATAN KONSEP DAPAT DILAKUKAN OLEH:

1. Atasan atau pimpinan

• Konsep

dibuat

dan

diketik

sendiri

secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia

• Konsep dibuat sendiri dan diserahkan

kepada juru tik

• Konsep

dibuat

secara

garis

besar,

diselesaikan

secara

lengkap

oleh

sekretaris

• Konsep didiktekan langsung kepada

sekretaris atau pembantunya

2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)

•

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang
yang dipercaya untuk membuat konsep
surat

PEMBUATAN KONSEP DAPAT DILAKUKAN OLEH:

Contoh Format lembar konsep dan cara

pengisiannya

: '003/B/I/09

: -

Kepada

: Konfirmasi Surat Lamaran

Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisi
reseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.
1Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa waktu lalu

2Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.

Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian

M.

Nomor

Alamat yang dituju :

Lampiran

Hal

Isi Surat :

Disusun oleh

Tgl

Disetujui oleh

Tgl

Dikirim oleh

Tgl

Aryo Wibisono, SH

: Adinda Nur Aisyah

5 Januari 2009

Paraf ………………………

: M. Aryo Wibisono

5 Januari 2009

Paraf ………………………

: Teguh Arifianto

5 Januari 2009

Paraf ………………………

Contoh Format lembar konsep dan cara

pengisiannya

Nomor

: '003/B/I/09

Alamat yang dituju :

Lampiran

: -

Kepada

Hal

: Konfirmasi Surat Lamaran

Yth. Gita Gustriani

Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta

Isi Surat :

Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisi
reseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.
1Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa waktu lalu

2Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.

Kepala Bagian Kepegawaian

M. Aryo Wibisono, SH

Disusun oleh

: Adinda Nur Aisyah

Tgl 5 Januari 2009

Paraf ………………………

Disetujui oleh

: M. Aryo Wibisono

Tgl 5 Januari 2009

Paraf ………………………

Dikirim oleh

: Teguh Arifianto

Tgl 5 Januari 2009

Paraf ………………………

Terima Kasih