MENENTUKAN KODE INDEKS NAMA PERSEORANGAN

MENENTUKAN KODE

INDEKS NAMA
PERORANGAN

PENGERTIAN INDEKS

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :

■ Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk

menentukan suatu tempat

■ Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi,

subjek masalah atau nomor klasifikasi

■ Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau

tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat
menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Kegunaan Indeks

■ Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk

mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan
ke dalam satu berkas.

■ Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam

dunia

perkantoran,

biasanya

indeks

yang

digunakan adalah sebagai berikut :
1. Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat

yang

disusun

menurut

nomor

kontrol

atau

disebut daftar inventarisasi

2. Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang

disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor
kontrol yang berkaitan dengan surat.

1. NAMA ORANG INDONESIA

a. Nama tunggal dalam abjad mendahului nama tunggal lain yang sama, yang mempunyai

singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek
mendahului nama tunggal yang lebih panjang.
Perhatikan contoh berikut :

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Crisnandi

S.Crisandi

Setyo Crisnandi

Crisnandia

A.Crisnandia

Crisnandi

Crisnandi

Crisnandi

Crisnandia

Crisnandia

S

Setyo

A

Cr

Cr

Cr

Cr

Cr

1

2

3

4

5

Kode Abjad dalam mengindeks diambil dari dua huruf pertama pada unit

b. Nama ganda atau lengkap

Diindeks dari nama belakang. Perhatikan pengindekan nama ganda berikut.

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

Adinda Nur Aisyah

Aryo Budi Wibisono

Arif Susanto Ari

Wibowo

Anang Mustahmid

Nur Rohman

Aisyah

Wibisono

Wibowo

Rohman

Adinda

Aryo

Arif

Anang

Nur

Budi

Susant

o

Ari

Mustah

mid

Ai

Wi

Wi

Ro

1

2

3

Untuk nama yang menggunakan marga/keluarga/suku, nama
diindeks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama.
Berikut pengindeksan nama ganda menggunakan nama marga.

c. Nama Marga/ suku/ keluarga

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

Cindy Harahab

Sony Haris Tulung

Jody Gondokusuma

Harahab

Tulung

Gondokusuma

Cindy

Sony

Jody

Haris

Ha

Tu

Go

2

3

1

d. Nama menggunakan gelar

yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar
ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar
ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir. Ada beberapa gelar yang
umum digunakan, yaitu sebagai berikut.

a)Gelar akademis, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang sudah

menyelesaikan satuan tingkat pendidikan tertentu. Contoh: Dr., Ir., Dra., S.Pd dan lain-
lain.

b)Gelar kebangsawanan, merupakan gelar yang diperoleh karena berasal dari keturunan

bangsawan. Contoh: Raden, RA (Raden Ajeng), RAy (Raden Ayu), dan lain-lain.

c)Gelar keagamaan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang dianggap ahli atau

mempunyai pengetahuan yang luas dibidang keagamaan. Contoh: Haji, Hajjah, Pendeta,
Ustad, dan lain-lain.

d)Gelar kepangkatan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang mempunyai

pekerjaan dilingkungan ABRI. Contoh: Marsekal, Laksamana, jenderal, Kopral, dan lain-
lain.

e)Gelar jabatan, merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang menduduki suatu

jabatan tertentu dalam pekerjaannya. Contoh: Presiden, Gurbernur, Bupati, dan lain-lain

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

Prof. Dr. Agus Hermawan

KH. Abdullah Nasution, S.E.

AKBP. Teguh Andi Waskito, S.H

Hermawan

Nasution

Waskito

Agus

Abdullah

Andi

Teguh

Prof. Dr.

KH,S.E

AKBP,S.H

He

Na

Wa

1

2

3

Perhatikan contoh pengindeksan nama dengan gelar berikut.

Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun
di belakang diindeks terlebih dahulu nama jelasnya.

Perhatikan contoh pengindeksan nama yang menggunakan
singkatan berikut.

e. Nama yang menggunakan singkatan

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

M. Baharudin

M. Galih P

BJ. Habibie

Baharudin

Galih

Habibie

M

M

BJ

P

Ba

Ga

Ha

1

2

3

Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali), diindeks lebih dulu
nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

f. Nama Bali

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad

Unit 1

Unit 2

Unit 3

I Wayan Widiadi

Ni Made Desiana

I Ketut Rajasa

Widiadi

Desiana

Rajasa

I Wayan

Ni Made

I Ketut

Wi

De

Ra

4

1

3

Perhatikan pengindeksan nama dengan urutan kelahiran berikut.

1. Secara umum, nama depan orang Bali menunjukkan urutan kelahiran:

Anak pertama biasanya diberi nama depan seperti: I Ngurah, I Wayan, I Gede,
Ni Luh (perempuan) atau I Putu. Contohnya seperti nama saya: I Putu
Budiastawa. Anak saya yang pertama saya beri nama I Gede Andhika A.
Nigraha, Ni Kadek Vista Kirana, dll.

2. Anak kedua umumnya diberi nama depan seperti: I Nengah, I Made atau I

Kade. Contohnya: I Nengah Gunadi, I Kade Sudana, I Made Sudibya, Ni Made
Sri Andani, dll.

3. Anak yang ketiga biasanya diberi nama depan: I Komang atau I Nyoman.

Contohnya: I Komang Tirtayasa, I Nyoman Parwita, Ni Komang Candra Sari,
dll.

4. Anak keempat umumnya diberi nama depan: I Ketut. Contohnya: I Ketut

Suparta, I Ketut Teja Negara, Ni Ketut Wiratnati, dll.

NAMA ORANG BALI

2. Nama orang asing

Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah
nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama keluarganya terletak di depan).
Perhatikan pengindeksan nama orang asing dengan nama keluarga didepan berikut.

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad

Unit 1

Unit 2

Unit 3

Liem swie kiem

Cha Du Ri

Ahn Jun Hwan

Liem

Cha

Ahn

Swie

Du

Jun

Kiem

Ri

Whan

Li

Ch

Ah

3

2

1

a. Nama orang China dan Korea

Nama orang Eropa menggunakan nama keluarganya.
Perhatikan contoh pengindeksan nama orang Eropa berikut.

b. Nama Orang Eropa, Amerika, Afrika

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

William Jefferson Clinton

Barack Obama

David Beckham

Mike William Tyson

Clinton

Obama

Beckham

Tyson

William

Barack

David

Mike

Jefferson

William

Cl

Ob

Be

Ty

2

3

1

4

Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, La, Le,
dan lain-lain) dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai
unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama tersebut diabaikan.
Perhatikan pengindeksan nama yang memakai awalan nama keluarga berikut.

Nama

Indeks
Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit 3

Harun Al Rasyid

Leonardo da Vinci

David van Houten

Al Rasyid

da Vinci

van Houten

Harun

Leonardo

David

Ra

Vi

Ho

2

3

1

Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II , III) dalam indeks diletakkan pada
unit terakhir. Berikut contohnya.

Nama

Indeks

Kode

Abjad

Urutan

Abjad
Unit 1

Unit 2

Unit

3

George Bush, Sr

John F Kennedy, Jr

King Edward, I

Bush

Kennedy

Edward

George

John F

King

Sr

Jr

I

Bu

Ke

Ed

1

3

2