Ciclo del efectivo

Ciclo del efectivo.

El Ciclo de Efectivo no es más que el tiempo que una empresa
recupera con ganancias su inversión en el inventario que
adquirió. En otras palabras, es el tiempo que transcurre desde
que la empresa compra el inventario para venderlo hasta que
recupera sus cuentas por cobrar.

A como pueden ya imaginar, el Ciclo de Efectivo incluye los
conceptos que abordamos en artículos anteriores: Liquidez y
Capital de Trabajo (Efectivo, cuentas por cobrar e
inventario). Sin embargo, desde la óptica del análisis del
Ciclo de Efectivo, estos elementos no sólo se analizan de
forma individual, sino que también se analiza como la
interacción entre ellos afecta el desempeño de las empresas.
También incluye el concepto de Cuentas por Pagar
Proveedores, el cual será evidente más adelante.

Quisiéramos

demostrar

la

importancia

de

estos

conceptos con un ejemplo
sencillo.

Supongamos que la empresa importa materia prima para ser
transformada. El proveedor solicita pago de contado. La
empresa recibe el pedido 30 días posteriores al pago
(asumiendo que no se encalla otro barco en algún otro canal).
Luego de que la materia prima arriba, a la empresa le toma 3
días en transformarla en su proceso productivo y otros 30 para
venderla. Asumamos también que la empresa por razones de
competencia otorga 45 días de crédito a sus clientes.

Si hacemos un resumen, han transcurrieron 108 días
desde que se hizo el pedido y se envió la transferencia al
proveedor en el exterior hasta que se recuperó la cuenta
por cobrar correspondiente a la venta relacionada a esa
importación;

esto

sin

tomar

en

cuenta

otras

complejidades, como por ejemplo el tiempo que se toma
la empresa en desaduanar la materia prima, entre otros.

Estos 108 es el
Ciclo de Efectivo
de esta empresa.

A continuación, un esquema que resume estos 108
días:

En otras palabras, la empresa
invierte en un lapso de 108 días
para recuperar su inversión más la
ganancia.

Si a ese análisis
del Ciclo de
Efectivo desde
la perspectiva
de días le
agregamos los
montos
invertidos en
cada etapa, el
esquema se
vería así:

El ejemplo con montos implica que la materia prima costó
US$100,000 y su proceso de transformación costó otros US$10,000.
Este ejemplo muy simple no toma en cuenta variables como seguro de
la

mercadería,

impuestos

de

internación,

gasto

financiero,

almacenaje, etc., lo que incrementaría la inversión; sin embargo, el
punto que se quiere resaltar es que la inversión llega a alcanzar
US$110,000 durante los 108 días.

Hasta ahora en el
ejemplo

no

consideramos crédito
de su proveedor ¿Qué
pasaría si el proveedor
otorga

crédito,

digamos de 30 días? A
continuación,

el

esquema revisado:

Con el supuesto del crédito por parte del proveedor, el pago
de los US$100,000 para compra de materia prima se hace una
vez transcurridos los 30 días luego del pedido, lo cual
coincide con la llegada de la materia prima a las bodegas de
la empresa. El crédito del proveedor disminuyó el ciclo de
efectivo en 30 días, de 108 a 78, pues la empresa retardó la
transferencia a su proveedor por el crédito negociado con
este.

Con el crédito del proveedor, la empresa siempre invierte los
US$110,000, pero por menor cantidad de tiempo, lo que
implica menos necesidad de inversión en Capital de Trabajo,
pues parte de este es financiado por los proveedores,
seguramente a un costo razonable menor al que se incurre en
un banco, o mejor aún, sin costo.

De manera más formal, el Ciclo de Efectivo puede
resumirse en:

De este análisis podemos concluir que la revisión
sistemática de los componentes del Capital de Trabajo y su
interacción, desde la perspectiva del Ciclo de Efectivo, tiene
un impacto positivo en el estado de resultados de una
empresa, pues nos podemos dar cuenta de varias cosas que
se pueden optimizar:

Días de inventarios. Si bien es cierto la empresa necesita
estar

bien

abastecida

para

poder

vender,

no

necesariamente significa que deba estar sobre abastecida,
lo que implicaría una inversión más que la óptima en
inventarios que permanecerán mucho tiempo en las
bodegas de la empresa antes de ser comercializados. A la
postre, esto es costo.

Tal como se ve en el ejemplo, se deben de tomar en
cuenta variables como los tiempos de respuesta de los
proveedores

internacionales

(para

las

empresas

importadoras), tiempos de los ciclos de producción (para
las empresas industriales), costo de almacenaje, costo de
seguro de la mercancía, costo financiero de préstamos
bancarios, etc.

Días de cuentas por cobrar clientes Si bien es cierto que la
política de crédito se basa en el entorno competitivo
(entorno e industria), la administración debe de ser
cautelosa. Si se otorgan días de crédito por encima de la
competencia, es posible que esta inversión en este rubro
cause costos financieros extras para poder financiar esos días
extras.

Por el contrario, si la empresa otorga menos días de crédito
que la competencia, es posible que pierda clientes en este
aspecto y el análisis correspondiente dirá si vale la pena
obtener un financiamiento que implique un costo para
otorgar crédito a sus clientes y así mantenerlos y/u obtener
más.

Podrán ver que cada uno de los elementos (Cuentas por
Cobrar, Inventario y Cuentas por Pagar) contienen variables
que los afectan, por lo consiguiente afectan el Ciclo de
Efectivo de la empresa y más allá, afectan el Estado de
Resultado de las empresas.

Lo importante es revisar cada uno de los elementos que
afectan estas cuentas (en este artículo sólo dimos algunos
ejemplos sencillos) para poco a poco tener claro que tan
importante son y así gestionarlos en función de optimizar el
Ciclo de Efectivo y la rentabilidad de las empresas.

Etapas del ciclo de
efectivo

Etapa de producción:

Se refiere a la secuencia de etapas que involucra el flujo de
efectivo desde la adquisición de materiales y mano de
obra hasta la venta de productos terminados. Aunque el
término "etapa de producción" puede variar dependiendo
del enfoque y la industria específica, generalmente se
consideran las siguientes etapas principales:

Compra de materias primas y suministros: En esta etapa,
la empresa adquiere los materiales y suministros necesarios
para la producción de bienes o servicios. Esto puede incluir la
compra de materias primas, componentes, empaques,
energía y otros insumos necesarios.

Proceso de producción: En esta etapa, los insumos
adquiridos se utilizan para producir los bienes o servicios.
Esto implica el uso de mano de obra, maquinaria y equipos,
tecnología y otros recursos para transformar las materias
primas en productos terminados.

Almacenamiento de inventario: Después de la producción,
los productos terminados se almacenan hasta que sean
enviados o vendidos. El inventario se considera una inversión
de efectivo ya que los productos terminados están listos para
su venta y representan un valor económico para la empresa.

Ventas y facturación: En esta etapa, los productos
terminados se venden a los clientes. Se emiten facturas o
recibos

a

los

clientes

por

los

bienes

o

servicios

proporcionados. Esto genera ingresos en efectivo para la
empresa.

Cobro de cuentas por cobrar: Una vez que se emiten las
facturas, la empresa espera recibir los pagos de los
clientes. Esta etapa implica el seguimiento y la gestión de
las cuentas por cobrar para asegurarse de que los pagos se
realicen en el tiempo acordado.

Cada etapa del ciclo del dinero en la producción tiene
implicaciones para el flujo de efectivo de la empresa. La
gestión efectiva de cada etapa es fundamental para
garantizar un flujo de efectivo positivo y saludable en el
negocio.

Etapa de distribución

Se refiere a la fase en la que los productos terminados son
enviados y entregados a los clientes. Esta etapa implica la
logística y la gestión de la cadena de suministro para
asegurar que los productos lleguen de manera eficiente a
los destinos finales. A continuación, se describen algunas
actividades clave relacionadas con la etapa de distribución
en el ciclo de efectivo:

Gestión de inventario: Antes de distribuir los productos, es
importante gestionar el inventario de manera efectiva. Esto
implica mantener un seguimiento preciso de la cantidad de
productos disponibles, asegurarse de que haya suficiente
inventario para satisfacer la demanda de los clientes y
minimizar los costos asociados con el almacenamiento y
mantenimiento del inventario.

Procesamiento de pedidos: Durante la etapa de distribución,
se reciben los pedidos de los clientes y se procesan. Esto puede
implicar la verificación de la disponibilidad de productos en el
inventario, la preparación de los productos para su envío, la
generación de documentos de envío y la coordinación con los
servicios de transporte.

Envío y entrega: Una vez que los productos están listos para
ser enviados, se coordinan las actividades de envío y entrega.
Esto puede incluir la selección de servicios de transporte
adecuados, la preparación de la documentación de envío, la
organización de la logística de transporte y la coordinación
de la entrega con los clientes.

Facturación y cobro: Después de que los productos son
entregados, se emiten las facturas correspondientes a los
clientes. Es importante asegurarse de que se facture
correctamente y en tiempo, ya que esto afecta el flujo de
efectivo de la empresa. Una vez que se emiten las facturas,
se sigue el proceso de cobro para recibir los pagos de los
clientes.

Gestión de devoluciones: En algunos casos, puede haber
devoluciones de productos por parte de los clientes. La
gestión de devoluciones implica el manejo de las
solicitudes de devolución, la verificación de la condición de
los productos devueltos y la emisión de reembolsos o
reemplazos según corresponda.

La etapa de distribución es crítica para garantizar que los
productos lleguen a los clientes de manera oportuna y
eficiente. Una gestión eficaz en esta etapa del ciclo de
efectivo contribuye a mantener un flujo de efectivo
saludable y una satisfacción del cliente adecuada.

Etapa de inversión

Se refiere a las actividades relacionadas con la adquisición y
gestión de activos a largo plazo por parte de una empresa.
Estos activos incluyen propiedades, planta y equipo,
inversiones financieras y otros activos no corrientes que se
utilizan para respaldar las operaciones comerciales y generar
ingresos futuros. A continuación, se describen algunas
actividades clave relacionadas con la etapa de inversión en el
ciclo de efectivo:

Compra de activos fijos: Una empresa puede invertir
efectivo en la adquisición de activos fijos, como terrenos,
edificios, maquinarias, vehículos y equipo. Estos activos se
utilizan para llevar a cabo las operaciones comerciales y
generar ingresos a largo plazo.

Mejoras de capital: En algunos casos, una empresa
puede invertir en mejoras de capital en sus activos
existentes. Estas mejoras pueden incluir la renovación de
instalaciones, la actualización de maquinaria o la
implementación de tecnología más eficiente. Estas
inversiones tienen como objetivo mejorar la capacidad de
producción o reducir los costos operativos.

Adquisición de inversiones financieras: La empresa puede
utilizar efectivo para adquirir inversiones financieras, como
acciones, bonos, fondos mutuos u otros instrumentos
financieros. Estas inversiones se realizan con la expectativa
de obtener rendimientos financieros a largo plazo.

Desarrollo de nuevos productos o líneas de negocio: La
etapa de inversión también puede incluir el gasto en
investigación y desarrollo (I+D) para el desarrollo de nuevos
productos, servicios o líneas de negocio. Estas inversiones
tienen como objetivo impulsar el crecimiento futuro y la
competitividad de la empresa.

Adquisiciones estratégicas: En algunos casos, una
empresa puede invertir efectivo en la adquisición de otras
empresas o activos estratégicos. Estas adquisiciones
pueden

proporcionar

acceso

a

nuevos

mercados,

tecnologías o recursos complementarios que impulsen el
crecimiento y la rentabilidad de la empresa a largo plazo.

Es importante tener en cuenta que las inversiones en esta
etapa del ciclo de efectivo pueden tener un impacto
significativo en el flujo de efectivo de la empresa en el
corto plazo. Sin embargo, se espera que estas inversiones
generen beneficios y retornos a largo plazo para la
empresa, lo que contribuye a su crecimiento y éxito en el
futuro.

Etapa de cobro

Se refiere a la recopilación de los pagos pendientes de los
clientes por los bienes o servicios proporcionados por una
empresa. Esta etapa es crucial para convertir las ventas a
crédito en efectivo real y mantener un flujo de efectivo
saludable.

A

continuación,

se

describen

algunas

actividades clave relacionadas con la etapa de cobro en el
ciclo de efectivo:

Facturación y envío de estados de cuenta: Después de
que se proporciona un bien o servicio a un cliente, se emite
una factura que detalla la cantidad adeudada y los plazos
de pago. Junto con la factura, se puede enviar un estado
de cuenta que muestra el historial de transacciones y los
saldos pendientes.

Seguimiento de cuentas por cobrar: Es importante
realizar un seguimiento activo de las cuentas por cobrar
para asegurarse de que los clientes paguen dentro de los
plazos acordados. Esto puede implicar el monitoreo regular
de los saldos pendientes, el envío de recordatorios de pago
y la comunicación directa con los clientes para resolver
cualquier problema o disputa relacionada con el pago.

Procesamiento de pagos recibidos: Cuando se reciben los
pagos de los clientes, es necesario procesarlos de manera
adecuada y registrarlos en los registros contables de la
empresa. Esto implica verificar los detalles del pago,
aplicar los pagos a las cuentas por cobrar correspondientes
y mantener un registro preciso de los pagos recibidos.

Gestión de cobros atrasados: En caso de que los clientes
no realicen los pagos dentro de los plazos establecidos, es
necesario implementar medidas para gestionar los cobros
atrasados. Esto puede incluir la comunicación con los
clientes para recordarles sus obligaciones de pago, la
imposición de cargos por pagos atrasados y, en casos más
extremos, la acción legal o el envío a una agencia de
cobros.

Conciliación y concordancia de cuentas: La empresa
debe

realizar

una

conciliación

periódica

y

una

concordancia de cuentas por cobrar para garantizar que
los saldos registrados en sus registros coincidan con los
saldos reales de los clientes. Esto ayuda a identificar y
resolver cualquier discrepancia o error en los registros
contables.

La gestión efectiva de la etapa de cobro en el ciclo de
efectivo es fundamental para asegurar un flujo de efectivo
constante y minimizar el riesgo de incobrabilidad. Una
política de cobro adecuada, la comunicación activa con los
clientes y un sistema de seguimiento sólido ayudarán a la
empresa a maximizar sus ingresos y mantener una posición
financiera sólida.

Etapa de consumo

No existe una etapa específica denominada "etapa de
consumo". Sin embargo, si nos referimos a la etapa en la cual los
clientes consumen los productos o servicios ofrecidos por una
empresa, podría considerarse como parte de la etapa de ventas
y generación de ingresos. A continuación, se brinda una
descripción general de esta etapa:

Consumo de productos o servicios: En esta etapa, los
clientes utilizan o consumen los productos o servicios
adquiridos de la empresa. Esto puede incluir el uso de bienes
duraderos, como electrodomésticos o vehículos, o la
utilización de servicios, como una consulta médica o un
servicio de suscripción.

Beneficio o satisfacción del cliente: Durante el consumo, los
clientes esperan obtener beneficios o satisfacción de los
productos o servicios adquiridos. Esto puede incluir la
satisfacción de una necesidad, la obtención de un resultado
deseado o la experiencia positiva derivada del uso del
producto o servicio.

Recompra o lealtad del cliente: Si los clientes están
satisfechos con su experiencia de consumo, es más probable
que repitan la compra en el futuro o se mantengan leales a la
empresa. Esto puede generar ventas repetidas y fomentar la
retención de clientes a largo plazo.

Es importante destacar que la etapa de consumo en sí misma
no tiene un impacto directo en el flujo de efectivo de la
empresa, ya que el pago ya ha sido realizado por parte del
cliente durante la etapa de cobro o ventas previas. Sin
embargo, el grado de satisfacción del cliente y la posibilidad
de repetir la compra o generar recomendaciones positivas
pueden influir en el crecimiento y la rentabilidad de la
empresa a largo plazo.