Mod. 2 Lección 7

Habilididades Digitales para el empleo

Bloque 2 Lección 7

Mucho más que una encuesta

​7.1 Formularios de Google

Formularios de Google es una aplicación para la creación y administración de encuestas o cuestionarios online, que se incluye en el Workspace.

Permite recabar información de manera rápida y económica, una vez creada la encuesta, se puede compartir con algunos contactos o de manera masiva.

​7.1 Formularios de Google

Para crear un formulario, se ingresa al waffle y, en la pantalla principal, se selecciona la opción crear un formulario en blanco o desde una plantilla.

​7.1 Formularios de Google

También es posible crearlo desde Drive, con el botón de Nuevo, se selecciona la opción formularios y, después, se elige cualquiera de las tres opciones: Formularios en blanco, Cuestionario en blanco o Desde una plantilla. 

​7.2 Interfaz

La aplicación de Formularios tiene una pantalla principal donde se encuentran los formularios creados y se pueden crear nuevos, además de otra pantalla para la edición de formularios, la cual tiene los siguientes elementos principales:

​7.2 Interfaz

1. Nombre del formulario: En esta sección, se encuentra el nombre del formulario y los íconos de: carpeta, que se utiliza para mover el archivo dentro de Drive; estrella, que se emplea para volver un documento destacado; y el estado del documento.

​7.2 Interfaz

2. Pestañas: Los formularios tienen tres ventanas de trabajo principales, la de Preguntas es donde se puede editar el contenido; la de Respuestas, donde se pueden visualizar los resultados; y la de Configuración, en la que se pueden ajustar elementos del formulario. Más adelante, se detalla cada una de ellas.

​7.2 Interfaz

3. Complemento y vista previa: En esta sección, se encuentran varias opciones, como complementos, cambiar colores del formulario y vista previa, que permite visualizar cómo verá el usuario final el formulario. 

​7.2 Interfaz

4. Enviar: Este botón envía o genera el enlace para contestar el formulario.

Cerca de él, se encuentra el menú Más (los tres puntitos), donde se localizan varias herramientas, como: agregar colaboradores y eliminar o duplicar el formulario.

​7.2 Interfaz

5. Título del formulario: Este se encuentra en el área de trabajo del formulario, es el título que observará el usuario en la versión online. Observa que, en la imagen 1, el título del formulario (5) es diferente al nombre del formulario (1). El primero es para el usuario y el segundo es el  nombre del archivo de tu Drive

​7.2 Interfaz

6. Preguntas: Es la parte medular de los formularios y existen diversos tipos de preguntas.

Más adelante, se describen de manera detallada.

​7.2 Interfaz

7. Añadir: Barra que aparece de forma lateral a la pregunta activa, permite añadir preguntas, títulos, imágenes, videos y secciones.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

Las preguntas son el elemento principal en un formulario, para agregarlas, se debe utilizar el ícono de Más que se encuentra en la barra lateral. Una vez que aparece la nueva pregunta, se podrá editar. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

Primero, se escribe una pregunta para sustituir el texto “Pregunta sin título”, después, se selecciona el tipo de pregunta. En algunas ocasiones, el formulario sugiere algún tipo, pero, de igual manera, se puede cambiar en la lista desplegable, donde aparecen varias opciones. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

Primero, se escribe una pregunta para sustituir el texto “Pregunta sin título”, después, se selecciona el tipo de pregunta. En algunas ocasiones, el formulario sugiere algún tipo, pero, de igual manera, se puede cambiar en la lista desplegable, donde aparecen varias opciones. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

Los distintos tipos de preguntas disponibles son las siguientes:

• Respuesta corta: Es una pregunta cuya respuesta es corta y abierta. Es útil para conocer las opiniones de las personas, pero es difícil de sistematizar.

• Párrafo: Es similar a la respuesta corta, pero permite que el usuario redacte varios párrafos. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Varias opciones (Opción múltiple): Este tipo de preguntas ofrece varias opciones de respuesta para que el usuario seleccione solo una de ellas, los resultados se pueden organizar fácilmente en gráficas. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Casillas: Es similar a la anterior, su diferencia radica en que esta pregunta permite al usuario seleccionar varias opciones de respuesta (Varias opciones solo permite seleccionar una).

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Lista desplegable: Es similar a la pregunta de Varias opciones, su diferencia es la presentación, mientras que Varias opciones permite observar todas las alternativas a seleccionar, en la Lista desplegable se encuentran ocultas y se debe hacer clic para verlas en forma de lista y así escoger entre ellas. Este tipo de pregunta es muy útil cuando la pregunta tiene una gran cantidad de opciones de respuesta, por ejemplo, al elegir el estado al que se pertenece.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Subir un archivo: Como su nombre lo indica, esta pregunta permite que el usuario suba un archivo, el cual quedará guardado en el Drive del propietario del formulario.

• Escala lineal: Esta pregunta presenta al usuario una escala que se puede personalizar de 0 hasta 10 y agregar etiquetas al valor más bajo y alto. Es útil cuando se desea hacer una valoración.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Cuadrícula de varias opciones: Es similar a la Escala lineal, pero permite valorar varios elementos. Se presenta una pregunta y una serie de elementos para los cuales se debe seleccionar solo una opción. En este caso, se crea el título de la pregunta, en las filas se agregan los elementos y en las columnas las distintas opciones.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Cuadrícula de casillas: Es similar a la Cuadrícula de varias opciones, pero, en esta pregunta, se pueden seleccionar varias casillas para cada elemento.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Fecha: Como su nombre lo indica, permite al usuario seleccionar una fecha pasada o posterior. Es útil para preguntar fechas históricas en una evaluación o para recabar las fechas de nacimiento de un grupo.

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Hora: Permite escribir una Hora en formato de 24 hrs. o la duración de un evento. 

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

Tras seleccionar el tipo de preguntas, se agregan, si es necesario, las opciones de respuesta.

En ambos casos (preguntas y respuestas), se pueden añadir textos e imágenes. Es posible seleccionar archivos desde diversas ubicaciones, como:

​7.3 Editar las preguntas en un formulario

• Computadora.

• Cámara web.

• URL.

• Fotos de Google.

• Google Drive.

• Google imágenes.

​7.3.1 Función obligatorio y validación

El botón de Obligatorio fuerza al usuario a contestar la pregunta, si no lo hace, no podrá concluir y enviar el formulario.

Esta opción se activa en la parte inferior de todos los tipos de preguntas, haciendo clic en el botón Obligatorio. 

​7.3.1 Función obligatorio y validación

Por otro lado, la Validación de respuestas funciona solo en las preguntas: Respuesta corta, Párrafo y Casillas de verificación. Permite colocar algunas restricciones en las respuestas que genera el usuario, por ejemplo, para solicitar un correo electrónico o algún número de teléfono.

​7.3.1 Función obligatorio y validación

Para activar esta opción, se abre el menú Más de la pregunta (tres puntitos) y se hace clic en la opción Validación de respuestas. Posteriormente, se activa una nueva sección para elegir el tipo de validación (Número, Texto, Longitud y Expresión regular).

​7.3.1 Función obligatorio y validación

Por ejemplo, si se solicita un correo electrónico, es recomendable activar la Validación para que el programa confirme que, efectivamente, el usuario escriba un correo electrónico.

En este caso, se debe realizar lo siguiente:

​7.3.1 Función obligatorio y validación

1. Crear una nueva pregunta.

2. Escribir la pregunta: “Escribe un correo electrónico de contacto”.

3. Seleccionar Respuesta corta.

4. Hacer clic en el menú Más y activar la Validación de respuesta.

5. Seleccionar Texto.

6. Seleccionar Correo.

7. Escribir un texto personalizado en caso de error.

​7.3.2 Editar o eliminar preguntas

Una vez que una pregunta ha sido creada, puede editarse al hacer clic sobre ella. Después, se puede modificar cualquier elemento: título, tipo de pregunta, opciones, imágenes, validación, entre otras. Si se desea eliminar, se debe hacer clic en el ícono de la basura que se encuentra en la parte inferior de la pregunta.

​7.3.3 Crear preguntas con Form Recycler

Ingresa a tu Academia y observa el tema en video Form Recycler

​7.3.4 Barra lateral a la pregunta

Formularios cuenta con una barra lateral a las preguntas, que permite las siguientes funciones:

• Importar pregunta: Permite reutilizar una pregunta elaborada en otro formulario de tu propiedad.

• Título y descripción: Permite agregar títulos o encabezados a la encuesta o examen. Son iguales a los que aparecen al crear el formulario.

​7.3.4 Barra lateral a la pregunta

Imágenes: En un formulario, se pueden agregar también imágenes fuera de los títulos (preguntas) u opciones de respuesta.

Para hacerlo, se utiliza el botón de la barra lateral y se sigue el mismo procedimiento que al incluirlo dentro de la pregunta. También aparecerá la opción de agregarle un título y una descripción.

​7.4 Cuestionarios con calificación

Los Formularios de Google permiten la creación de cuestionarios autocalificables.

Para activarlos, se debe ingresar a Configuración y activar el botón Convertir en cuestionario (ver imagen 4).

​7.4 Cuestionarios con calificación

Un cuestionario es muy similar al formulario, las preguntas se agregan exactamente igual, pero, para su buen funcionamiento, se debe configurar la Clave de respuestas.

​7.4 Cuestionarios con calificación

Para hacerlo, se debe hacer clic en el botón llamado "Clave de respuestas", que se encuentra en la parte inferior izquierda (solo se activa en el modo cuestionario). 

Para configurar la Clave de respuestas, se debe realizar lo siguiente:

​7.4 Cuestionarios con calificación

1. Hacer clic en el botón Clave de respuestas.

2. En la nueva pantalla, indicar el puntaje que tendrá la pregunta.

3. Seleccionar la o las opciones correctas.

En caso de ser respuesta corta o de párrafo, se deben escribir todas las respuestas que se consideren correctas. 

​7.4 Cuestionarios con calificación

4. Hacer clic en Añadir comentarios sobre las respuestas, si se desea agregar una retroalimentación. Se pueden utilizar textos, videos o enlaces. También se puede personalizar un mensaje para las

respuestas correctas y otro para las incorrectas. 

5. Por último, hacer clic en Hecho.

​7.5 Enviar un Formulario

Una vez que se encuentre listo el Formulario, debe enviarse para su contestación a través de tres medios distintos: correo electrónico, enlace o incrustarlo en una página web. Para enviarlo, se debe realizar lo siguiente:

​7.5 Enviar un Formulario

1. Presionar el botón Enviar.

2. Seleccionar el medio para enviarlo: 

​7.5 Enviar un Formulario

• Correo electrónico: Se deberán agregar las direcciones electrónicas de los destinatarios, editar el asunto y el cuerpo del mensaje. Si se desea que el formulario vaya incrustado en el correo y desde ahí se conteste, se debe activar la opción de Incluir Formulario, de lo contrario, solo será enviado el enlace en el mensaje.

​7.5 Enviar un Formulario

• Enlace: Se debe hacer clic en el ícono en forma de clip y se generará el enlace al formulario. Solo se debe de copiar y enviar por el medio deseado, puede ser mensaje de texto, redes sociales, entre otras. Aquí también aparece la opción de Acortar URL, la cual genera una URL corta que facilita su manejo y envío. 

​7.5 Enviar un Formulario

• Incrustar: Se selecciona el ícono de los corchetes angulares y el comando que aparece se debe incrustar en la página deseada.

​7.5 Enviar un Formulario

Antes de enviar un formulario, es importante que se determine cuántas veces podrá ser contestado por un mismo usuario o si habrá alguna restricción para los dominios de la organización (esta última opción solo está activa para algunas cuentas empresariales o educativas de la Workspace).

​7.5 Enviar un Formulario

Por ejemplo, si generas una encuesta de opinión para tu comunidad utilizando tu cuenta institucional, deberás retirar las restricciones de dominio institucional para que los usuarios externos puedan visualizar y contestar el formulario. Para activarlo o desactivarlo, se debe ingresar a la pestaña de Configuración y abrir la sección de Respuestas, ahí se encuentran las opciones de Limitar al dominio y a 1 respuesta por usuario.

​7.6 Respuestas de los formularios

Al momento que los usuarios contestan un formulario, los resultados se guardan de manera automática y se visualizan en la pestaña de respuestas.

Existen tres modalidades para observar las respuestas: resumen, pregunta e individual.

​7.6 Respuestas de los formularios

La vista de resumen presenta un concentrado en gráficas de barras o circulares de cada pregunta; mientras que, en las otras dos vistas, aparecen las respuestas según el tipo seleccionado, por pregunta o individual.

​7.6 Respuestas de los formularios

Además de la vista que permite la misma aplicación, las respuestas se pueden exportar a una Hoja de cálculo. Para hacerlo, se debe hacer clic en el ícono color verde que se encuentra en la parte superior derecha y, en la nueva ventana, seleccionar la opción más conveniente:

​7.6 Respuestas de los formularios

ya sea Crear una hoja de cálculo o Seleccionar una ya creada. Automáticamente, todos los resultados serán copiados en una hoja de cálculo y ,de igual manera, se agregarán las nuevas respuestas.

​7.6 Respuestas de los formularios

Por otro lado, en la pestaña de Respuestas también se puede desactivar el botón de Se aceptan respuestas, de esta manera, al ingresar al formulario, los usuarios encontrarán un mensaje informándoles que el formulario ya no acepta más respuestas.

​Actividad de aprendizaje 7. Reporte de actividades de Formularios

​Objetivo: crear un formulario que permita recolectar información.

Modalidad: Individual