BÀI 3. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

Về kiến thức:
- Biết những khả năng chung nhất của Ms Access như một hệ
QTCSDL: tạo lập bảng, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cập nhật,
kết xuất thông tin

- Biết 4 đối tượng chính của Access:Bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu, báo cáo
- Biết một số thao tác cơ bản trên MS Access: Khởi động/Thoát,
tạo/mở một CSDL, tạo đối tượng mới và mở đối tượng.

- Biết 2 chế độ làm việc: Chế độ thiết kế (Design_làm việc với cấu
trúc) và chế độ trang dữ liệu (Datasheet View_làm việc với dữ liệu)

Về kỹ năng:
- Khởi động, ra khỏi Ms Access, tạo mới CSDL, mở CSDL đã có, biết
cách tạo đối tượng bằng thuật sĩ (Wizard) và tự thiết kế (Design)

1. Phần mềm Microsoft Access 2003.

Là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office do hãng Microsoft sản xuất.

- Tạo lập các CSDL trong Access bao gồm các
bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng,
CSDL được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của
máy tính.

2. Khả năng của Access.

- Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo
cáo thống kê, tổng kết hoặc những mẫu hỏi để
khai thác dữ liệu trong CSDL nhằm giải quyết
một số yêu cầu của bài toán quản lý.

Ví dụ: Bảng lý lịch HS chứa các thông tin sau:

Ví dụ: Bảng điểm tổng hợp cả năm của một lớp

3. Các loại đối tượng (Object) chính của Access.

a) Bảng (Table):

Dùng để lưu dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin

của một chủ thể gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa
các thông tin về một đối tượng xác định cụ thể.

b) Mẫu hỏi (Query):

Dùng để sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất dữ liệu

hoặc hiển thị thông tin được xác định từ một
hoặc nhiều bảng.

3. Các loại đối tượng chính của Access.

c). Biểu mẫu (Form):

Giúp tạo giao diện

thuận tiện cho việc
nhập

hoặc

hiển

thị

thông tin.

d) Báo cáo (Report):

Giúp

định

dạng,

tính tóan, tổng hợp,
các dữ liệu được
chọn và in ra.

4. Một số thao tác cơ bản
a. Khởi động Access

Cách 1:

Chọn Start  Programs  Microsoft Access.

Cách 2:

Nháy đúp vào biểu tượng Access

trên nền màn hình.

Màn hình làm việc của Access

Thanh tiêu đề

Thanh công cụ

Khung nhật ký

Khung tác vụ

Thanh bảng chọn

Bước 3:

Chọn nơi lưu dữ liệu, tên dữ liệu, sau

đó nháy vào nút Create để tạo CSDL.

Chọn thư mục lưu trữ

Nhập tên CSDL mới

Nhấn Create để sang cửa sổ tiếp theo

Cửa sổ CSDL mới tạo sau khi nháy vào Create

Thanh
công
cụ

Bảng
chọn
đối

tượng

4. Một số thao tác cơ bản

c. Mở cơ sở dữ liệu đã có:
Chọn File Open … tìm tên CSDL rồi nháy đúp.

Chú ý:

- Tại mỗi thời điểm, Access chỉ làm việc với
một CSDL.
- Access tạo ra tệp duy nhất có đuôi là .mdb

4. Một số thao tác cơ bản

d. Kết thúc phiên làm việc với Access:

Cách 1: Vào File -> Exit
Cách 2: Nhấn vào nút Close trên thanh tiêu đề

5. Làm việc với các đối tượng

a. Chế độ làm việc với các đối tượng:

Chế độ thiết kế:( Design View )

- Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi,

thay đổi cách trình bày, định dạng biểu mẫu, báo cáo.

- Cách chọn chế độ thiết kế: Nháy chuột nút

Bảng ở chế độ thiết kế

5. Làm việc với các đối tượng

Chế độ trang dữ liệu:( Datasheet View )

- Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem,

xóa, thay đổi dữ liệu …

- Cách chọn chế độ trang dữ liệu:

Chọn View  Datasheet view hoặc nháy nút

Bảng ở chế độ trang dữ liệu

5. Làm việc với các đối tượng

b. Tạo đối tượng mới: Có 3 cách:

 Dùng các mẫu dựng sẳn ( wizard );

 Người dùng tự thiết kế;

 Kết hợp cả hai cách trên.






c. Mở đối tượng:

Trong cửa sổ của loại đối tượng, nháy đúp lên tên một
đối tượng để mở.