Materi Catatan Surat Dinas Dan Surat Pribadi

​MENGENAL
SURAT PRIBADI & SURAT RESMI

​Pengertian Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk berkomuniasi secara pribadi. Surat pribadi ditulis oleh seseorang untuk orang lain atau suatu instansi, yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam surat pribadi bersifat tidak resmi, santai, dan komunikatif.

Berikut ciri-ciri surat pribadi yang bisa kamu perhatikan:

• Bahasa yang digunakan bersifat subjektif, pribadi, menggunakan kata-kata sapaan, tidak begitu formal (resmi), namun tetap sopan.

• Surat pribadi akan menggunakan kata ganti orang pertama dan orang ketiga.

• Tidak ada peraturan yang mengikat untuk menulis surat pribadi, seperti kop surat dan berbagai elemen lainnya.

• Bebas menggunakan jenis kertas maupun sampul surat.

 

Tujuan Surat Pribadi

Tujuan surat pribadi seringkali digunakan untuk mengungkapkan perasaan, pikiran, dan emosi kepada orang-orang terdekat, seperti keluarga, sahabat, atau pasangan. Selain itu, surat pribadi juga dapat membantu mempererat hubungan antara pengirim dengan penerima, lewat cerita dan perasaan yang disampaikan.

 

Contoh Surat Pribadi

Tangerang Selatan, 6 Maret 2024

Salam sayang untuk Mama.

Mama, Edo merindukan Mama. Sudah seminggu Edo di Bandung untuk mengikuti jambore UKS. Di sini, Edo tinggal di asrama bersama teman-teman dari seluruh Indonesia. Edo senang belajar dan berteman dengan mereka. Bapak dan ibu instruktur juga sangat ramah dan baik. Edo mendapatkan banyak ilmu dari mereka.

Meskipun Edo bahagia di sini, Edo tetap merindukan Mama. Edo rindu masakan Mama. Apalagi ada kabar pelatihan UKS diperpanjang hingga tiga hari, tetapi Mama tidak perlu khawatir. Edo akan baik-baik saja di sini.

Terima kasih sudah mengizinkan Edo mengikuti pelatihan ini. Edo akan segera pulang.

Anak tersayang Mama,

Edo

 

Unsur-unsur surat pribadi yang bisa kamu perhatikan:

1. Tempat dan tanggal surat

Saat menulis surat, tentu saja kamu harus mencantumkan tempat dan tanggal surat itu dibuat. Kamu bisa meletakkannya di bagian kiri atas halaman kertas.

2. Alamat penerima

Selanjutnya, kamu juga perlu mencantumkan detail alamat penerima surat, untuk memudahkan dalam pengiriman surat.

3. Salam pembuka

Ketiga, surat pribadi biasanya mencantumkan kata sapaan kepada orang yang dikirimi surat. Contoh kata sapaan dalam surat pribadi dibuat lebih santai, seperti hai, halo, teruntuk, dear, ucapan salam, dsb.

4. Paragraf pembuka

Lalu, paragraf pembuka surat pribadi biasanya berisi pengenalan/pembukaan mengenai topik yang sedang dibahas.

5. Isi surat

Isi surat pribadi berisi inti dari topik yang sedang dibahas.

6. Salam penutup

Setelah itu, kamu bisa menulis beberapa kalimat untuk penutup surat. Bisa berupa ucapan terima kasih, harapan, doa, maupun ucapan salam.

7. Nama pengirim

Di sebelah kanan bawah surat, kamu bisa cantumkan nama kamu, disertai tanda tangan (opsional).

 

​Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau lembaga kepada perseorangan atau ke instansi lain, yang berisi hal-hal kedinasan. Surat dinas biasa juga disebut dengan surat resmi. Surat dinas hanya dapat ditulis oleh sebuah instansi. Dengan kata lain, surat dinas tidak boleh ditulis oleh perorangan. Maka, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.

​Tujuan Surat Dinas

1.Salah satu tujuan utama dari surat dinas adalah untuk menyampaikan pesan secara resmi antara suatu instansi kepada perorangan atau instansi lain. Surat dinas akan memastikan bahwa komunikasi yang dibuat memiliki keabsahan dan kredibilitas yang diperlukan.

2. Surat dinas sering digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah kepada staf atau pegawai. Instruksi tersebut bisa berupa tugas, penugasan, atau kebijakan baru yang harus diikuti.

3. Surat dinas juga digunakan untuk melaporkan berbagai kegiatan atau perkembangan yang terjadi dalam sebuah instansi kepada pihak yang berwenang atau yang membutuhkan informasi tersebut.
4. Surat dinas dapat digunakan untuk mengajukan permohonan kepada pihak lain, bisa berupa permintaan, dukungan, atau tindakan tertentu.
5. Surat dinas dapat digunakan untuk mengajukan usulan atau saran kepada pihak yang berwenang dalam sebuah instansi. Usulan tersebut bisa berupa ide, proyek, atau kebijakan baru yang ingin diterapkan.
6. Tujuan lain dari surat dinas juga dapat digunakan untuk memberi peringatan atau sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan atau kebijakan instansi.

7. Tidak hanya itu, surat dinas juga dapat digunakan untuk memberi penghargaan atau apresiasi kepada pegawai yang telah berprestasi dalam menjalankan tugasnya.

​Ciri-ciri Surat Dinas

Berikut ciri-ciri surat dinas atau surat resmi yang bisa kamu perhatikan:

• Terdapat kop surat atau kepala surat. Kop surat ini berisi nama dan alamat sebuah instansi.

• Terdapat nomor surat dan lampiran.

• Menggunakan bahasa yang resmi/formal, tidak terlalu panjang dan bertele-tele, jelas, dan langsung pada intinya.

• Terdapat stampel instansi pada surat.

 

Unsur-Unsur Surat Dinas

Berikut unsur-unsur surat dinas yang bisa kamu perhatikan:

1. Kop surat/Kepala surat

Kop atau kepala surat dinas terletak di bagian paling atas surat. Kepala surat akan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau faksimile.

2. Tempat dan tanggal surat

Kemudian, surat dinas juga memuat tempat dan tanggal surat dibuat. Contohnya, Jakarta, 6 Maret 2024.

3. Nomor surat

Nomor surat berhubungan dengan nomor surat instansi yang berkaitan. Biasanya, dalam nomor surat terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat. Contoh format nomor surat: nomor surat/kode surat/angka bulan/angka tahun Contoh nomor surat: 03/KHS-1/V/2023

4. Lampiran

Lampiran adalah komponen dalam surat yang berfungsi untuk mencantumkan dokumen lain yang disertakan. Misalnya, lampiran berkas atau foto. Contoh penulisan lampiran:

Lampiran: 2 lembar

Lampiran: tiga berkas

5. Hal/perihal

Perihal surat adalah pernyataan tentang masalah yang ingin disampaikan dalam surat dinas. Contohnya: Hal: Undangan rapat

6. Alamat penerima

Selanjutnya, surat dinas juga akan mencantumkan alamat dari penerima surat. Contoh penulisannya:

Yth. Ibu Hani Ammariah
Jalan Puskesmas No.87
Tangerang Selatan

7. Salam Pembuka

Tidak hanya pada surat pribadi, surat dinas juga terdapat salam pembuka. Namun, sapaannya dibuat lebih formal. Contohnya:

Dengan hormat,

Assalamualaikum Wr. Wb,

8. Isi surat

Kemudian, isi surat dinas terbagi menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.

9. Salam penutup

Setelah itu, kamu bisa menulis beberapa kalimat untuk penutup surat. Bisa berupa ucapan terima kasih, harapan, doa, maupun ucapan salam.

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Di akhir surat, kamu perlu mencantumkan identitas pengirim surat, seperti jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap instansi, nama lengkap pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).

 

Berikut unsur-unsur surat dinas yang bisa kamu perhatikan:

1. Kop surat/Kepala surat

Kop atau kepala surat dinas terletak di bagian paling atas surat. Kepala surat akan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau faksimile.

2. Tempat dan tanggal surat

Kemudian, surat dinas juga memuat tempat dan tanggal surat dibuat. Contohnya, Jakarta, 6 Maret 2024.

3. Nomor surat

surat terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat.

Contoh format nomor surat: nomor surat/kode surat/angka bulan/angka tahun

Contoh nomor surat: 03/KHS-1/V/2023

4. Lampiran

Lampiran adalah komponen dalam surat yang berfungsi untuk mencantumkan dokumen lain yang disertakan. Misalnya, lampiran berkas atau foto. Contoh penulisan lampiran:

Lampiran: 2 lembar

Lampiran: tiga berkas

5. Hal/perihal

Perihal surat adalah pernyataan tentang masalah yang ingin disampaikan dalam surat dinas. Contohnya: Hal: Undangan rapat

6. Alamat penerima

Selanjutnya, surat dinas juga akan mencantumkan alamat dari penerima surat.

7. Salam Pembuka

8. Isi surat

9. Salam penutup

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Di akhir surat, kamu perlu mencantumkan identitas pengirim surat, seperti jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap instansi, nama lengkap pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).

​