Perkembangan Penerapan Teknologi dan Isu-Isu Globam Berjudul

Dasar-Dasar Manajemen
Perkantoran dan Layanan Bisnis

MEDIA MENGAJAR

Perkembangan Penerapan Teknologi dan Isu-Isu Global dalam Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

ELEMEN 2

Open Ended

Pertanyaan Pemantik

Apa yang terlintas dalam pikiran Ananda ketika mendengar kata bisnis ?

Audio Response

Apakah bisnis hanyalah sebatas proses transaksi jual beli yang dapat menghasilkan keuntungan?

Open Audio Recorder

Word Cloud

Apakah berkaitan dengan penjualan produk dalam bentuk barang saja ?

A. Perkembangan Manajemen Perkantoran

Rangkaian aktivitas mulai dari merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi,
mengendalikan, hingga terselenggaranya pekerjaan
kantor secara tertib pada hakikatnya merupakan
pekerjaan administrasi sekaligus inti dari
manajemen perkantoran modern. Namun, sebelum
menjadi semakin maju seperti saat ini, manajemen
perkantoran sudah ada sejak dahulu kala.

Sumber: Pixabay.com

1. Pekembangan Manajemen Perkantoran

Sumber: freepik.com

Saat ini, penulisan
surat lebih cepat dan
efisien dengan
menggunakan
komputer atau
laptop.

Perencanaan
kerja
merupakan
prinsip
terpenting
dalam bekerja.

Sumber: freepik.com

Beberapa Prinsip
Pokok yang Harus
Diperhatikan dalam
Manajemen

Fokus pada pelanggan

Keterlibatan karyawan/pegawai secara keseluruhan

Pemusatan perhatian pada proses

Sistem yang terintegrasi

Pendekatan strategis dan sistematis

Perbaikan terus-menerus (berkesinambungan)

Kebijakan/keputusan berdasarkan kajian atau fakta

komunikasi

Sumber: shutterstock.com

Melibatkan
karyawan/pegawai
yang memiliki
keterkaitan dengan
proses produksi
perusahaan
merupakan langkah
yang tepat agar
mereka mengetahui
peranan dan
tanggung jawabnya
terhadap
perusahaan.

Ciri-ciri kantor
yang lebih modern

Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik.

Menggunakan alat dan perlengkapan kantor yang tepat

b.

Segala pekerjaan kantor serba
terkomputersasi (computerized)

c.

Pegawai sangat disiplin dalam melaksanakan
tugasnya

d.

Memiliki sikap dan cara berpikir yang profesionale.

Sumber: pixabay.com

a

a

e

Mendayagunakan biaya secara lebih efektif, efisien, dan produktif

f.

Lebih demokratisg.

Adanya perlakuan yang manusiawih.

Mengutamakan layanan pelanggani.

Sumber: pixabay.com

​g

​h

​i

Sumber: freepik.com

Seorang pegawai memakai komputer
untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Kantor yang modern
sudah tidak lagi
menggunakan catatan
yang ditulis tangan.
Sebagian besar atau
hampir seluruh data
dicatat dan disimpan
menggunakan sistem
dalam komputer.

Agar tujuan dalam organisasi dapat tercapai, perlu dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang terdiri atas tugas substansif dan tugas penunjang.

Tugas substansif atau tugas pokok adalah tugas utama yang berhubungan
langsung dengan tujuan organisasi. Contohnya, tugas pokok dari perusahaan
otomotif adalah membuat mobil, merakit ban, atau memasang mesin.

Tugas substansif atau tugas pokok

Tugas yang bersifat membantu pelaksanaan tugas pokok. Contohnya, perusahaan otomotif, tugas penunjangnya adalah mencatat setiap kali tugas utama sudah dilakukan, menyiapkan keperluan pegawai yang akan merakit mobil, dan lain sebagainya.

Tugas penunjang

2. Pengertian dan Kegiatan Organisasi Pekantoran

Sumber: pixabay.com

Organisasi diartikan sebagai kesatuan (susunan dan
sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan
sebagainya) dalam perkumpulan untuk tujuan
tertentu dan tujuan bersama. Unsur-unsur yang
terdapat dalam organisasi perkantoran, yaitu
kelompok atau orang, kerja sama, adanya tujuan,
keterikatan formal, dan susunan hierarki.

B. Otomatisasi Kantor

Sumber: freepik.com

Otomatisasi
memungkinkan cara bayar
secara nontunai dengan
menggunakan kartu.

1. Pengertian Otomatisasi Kantor

Sumber: Pixabay.com

Otomatisasi kantor dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai
penggantian tenaga manusia dengan tenaga
mesin yang secara otomatis melakukan dan
mengatur pekerjaan sehingga tidak
memerlukan lagi pengawasan manusia (dalam
industri, dan sebagainya).

Manfaat

Otomatisasi Kantor

Pekerjaan menjadi lebih efisien

Pekerjaan menjadi lebih mudah

Membantu memecahkan masalah

Memperbarui proses pekerjaan

Meminimalkan kesalahan

Memberi kemudahan untuk mengakses informasi

2. Manfaat Otomatisasi Kantor

Sumber: shutterstock.com

Menyimpan data
pasien melalui
sistem aplikasi
internal rumah
sakit memudahkan
akses informasi
sehingga
penanganan pasien
dapat cepat
dilakukan.

Aplikasi Sistem Otomatisasi yang Banyak

Digunakan dalam Dunia Perkantoran

Word

processing
(pengolah

kata)

Spreadsheet
(pengolah

angka)

Electronic
mail (surat
elektronik)

Facsimile
(faksimile)

Video

conference

Voice
mail

3. Jenis Sistem Otomatisasi Kantor

Word processing (pengolah kata)

Spreadsheet (pengolah angka)

Program komputer yang
memungkinkan penggunanya
memasukkan, menghitung, serta menyimpan data dalam bentuk kolom dan baris.

•Program komputer yang digunakan secara otomatis untuk melakukan beberapa tugas terkait pembuatan dokumen.

Electronic mail (surat elektronik)

Penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pengiriman
pesan dalam waktu singkat.

Facsimile (faksimile)

Sebuah mesin yang digunakan
untuk mengirimkan dokumen
dengan membuat salinan
dokumen yang sama pada
penerimanya.

Video conference

Teknologi yang digunakan untuk
mengadakan pertemuan
bersama dengan menggunakan
aplikasi.

Voice mail

Dalam voice mail, pesan
disampaikan dalam bentuk
audio. Selain itu, fasilitas ini
dapat dilakukan melalui telepon
dengan melakukan panggilan ke
nomor pesan suara.

Sumber: freepik.com

Pertemuan tatap
muka dapat
dilakukan dari
mana saja
dengan adanya
video
conferencere.

4. Penerapan Otomatisasi Kantor

Beberapa contoh
penerapan
otomatisasi yang
terjadi di perkantoran, baik dalam pelaksanaan
tugas-tugas pokok
maupun tugas
penunjang.

Rapat menggunakan aplikasi

Berkirim surat menggunakan surat elektronik

Pembuatan surat izin melalui aplikasi

Penggunaan robot dalam proses produksi

Penggunaan mesin produksi

Pembuatan toko dalam jaringan (online)

Penggunaan media sosial

C. Perkembangan Revolusi Industri 4.0 di Bidang Perkantoran dan Layanan Bisnis

Sumber: canva.com

Revolusi industri pertama terjadi sekitar abad ke-
18 (1760-1840). Pada masa itu, muncul perubahan
sacara besar-besaran dalam proses industri. Jika
sebelumnya proses produksi menggunakan tenaga
manusia atau tenaga hewan, sejak abad tersebut
proses produksi dilakukan secara masif
menggunakan tenaga mesin.

Sumber: canva.com

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
revolusi industri adalah perubahan radikal dalam
usaha mencapai produksi dengan menggunakan
mesin-mesin, baik untuk tenaga penggerak
maupun tenaga pemroses. Revolusi industri
membawa perubahan besar-besaran dalam banyak
hal, baik dari sisi teknologi, sosial, ekonomi,
maupun budaya.

Lima Fokus yang Menjadi Karakteristik
Revolusi Industri

Internet of
Thing (IoT)
Big Data

Artificial

Intelligence

(AI)

Cloud

Computing

Additive

Manufacturing

​Big Data

1. Internet of Thing (IoT)

Sumber: canva.com

IoT adalah teknologi pertama yang berkembang
di Revolusi Industri 4.0. IoT merupakan
penggabungan mesin digital, mekanis, serta
komputasi untuk menjalankan berbagai fungsi
melalui sistem yang terhubung dengan jaringan
internet. Contohnya, smart home yang
menghubungkan perangkat elektronik, seperti
kipas angin, AC, atau lampu melalui smartphone
yang terhubung dengan jaringan internet.

Sumber: freepik.com

Menyalakan
lampu
menggunakan
fitur smart
home yang
terdapat dalam
smartphone.

2. Big Data

Sumber: pixabay.com

Big data merupakan kumpulan data yang sangat besar
dan banyak. Big data merupakan revolusi di bidang
Information Technology (IT) yang dibutuhkan hampir
di setiap industri. Beberapa penyedia layanan big data
di Indonesia antara lain Sonar Platform, Paques
Platform, Warung Data, dan Dattabot.

3. Artificial Intelligence (AI)

Sumber: canva.com

Artificial Intelligence (AI) merupakan sebuah
teknologi berupa sistem kecerdasan buatan yang
dibuat mampu meniru kecerdasan manusia.
Salah satu contoh penerapan AI adalah
keberadaan Siri yang dapat dirasakan oleh para
pengguna smartphone merek tertentu. Layaknya
asisten pribadi, Siri dapat melakukan hal-hal
canggih melalui perintah suara.

Sumber: shutterstock.com

Keyboard virtual
merupakan penerapan
dari AI dalam bidang
komputer.
Pekerja/pegawai dapat
mengetik kapan pun dan
di mana pun, tanpa
harus kerepotan
membawa keyboard
dalam bentuk fisik.

4. Cloud Computing

Sumber: canva.com

Teknologi ini merupakan konsep komputasi
dengan menggunakan jaringan internet.
Teknologi ini memungkinkan penggunanya
untuk melakukan pekerjaan layaknya
menggunakan komputer, seperti mengakses
dan mengolah data, serta melakukan
penyimpanan dengan mudah. Contoh cloud
computing yang banyak digunakan sebagian
besar adalah layanan penyimpanan dokumen,
seperti Google Drive atau Google Docs.

5. Additive Manufacturing

Sumber: canva.com

Addditive manufacturing merupakan terobosan
baru dalam industri manufaktur. Sistem kerjanya
berbasis cloud yang harus mengandalkan koneksi
internet. Salah satu metode dari additive
manufacturing adalah 3D printing. Teknologi ini
mampu membuat prototipe yang lebih cepat dan
fleksibel dalam penyesuaian desain.

Sumber: shutterstock.com

3D printing dimanfaatkan
untuk membuat contoh
atau model barang yang
akan diproduksi. Mesin
tersebut berguna untuk
memberi gambaran awal
terkait produk sehingga
dapat meminimalkan dan
memperbaiki kekurangan
produk.

1. Pengaruh Revolusi Industri 4.0 dalam Bidang Manajemen Perkantoran

Revolusi industri erat kaitannya dengan
kemajuan teknologi, terutama jaringan internet.
Hal ini juga turut memengaruhi keberadaan
kantor fisik. Beberapa perusahaan, terutama di
kota-kota besar, mulai banyak yang menerapkan
sistem kantor virtual. Kantor virtual adalah ruang
kerja yang memiliki pegawai, tetapi tidak
memiliki ruangan atau bangunan secara fisik.

Sumber: Pixabay.com

Sumber: Pixabay.com

Dengan adanya Revolusi Industri 4.0,
keberadaan kantor virtual pun dikenal dan
diminati secara luas. Bahkan, beberapa
pebisnis atau wirausahawan cenderung
lebih memilih kantor virtual daripada kantor
konvensional dalam menjalankan bisnisnya.
Meskipun demikian, keberadaan kantor
konvensional juga tetap diminati. Apalagi
bagi perusahaan besar yang memiliki
pegawai dalam jumlah yang banyak.

2. Pengaruh Revolusi Industri 4.0 dalam Bidang Layanan Bisnis

Fintech adalah istilah untuk inovasi teknologi dan digitalisasi pada layanan finansial. Keberadaan fintech memudahkan layanan finansial, seperti transfer dana, pembayaran, dan peminjaman dana.

a.Fintech (financial
technology)

SaaS merupakan layanan bisnis yang dikelola pihak ketiga dalam bentuk software siap pakai yang dapat digunakan sebuah perusahaan. Contoh pengaplikasiannya, yaitu software untuk absen pegawai, software akuntansi, dan software payroll (aplikasi sistem penggajian).

b.Software as a service (saas)

Saat ini berbelanja melalui toko daring justru lebih banyak diminati. Dengan adanya jaringan internet, berbelanja juga semakin mudah karena bisa dilakukan di mana saja, kapan saja, dan oleh siapa saja.

c. Jual beli online

Layanan bisnis ini merupakan model bisnis yang menyediakan layanan jasa atau poduk setela pelanggan membuat pesanan. Pelayanan diberikan secara cepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Salah satu contoh layanan bisnis ini adalah transportasi online yang dapat dipesan melalui aplikasi.

d. On-demand
service

Seiring dengan Revolusi Industri 4.0, banyak perusahaan melakukan pemasaran secara online. Jaringan internet dimanfaatkan untuk
memasarkan produk agar semakin dikenal publik. Online marketing dapat dilakukan melalui
web perusahaan atau media sosial.

e.Online marketing

Sumber: pixabay.com

D. Budaya Kerja dan Eco-Green
(Ramah Lingkungan)

Sumber: canva.com

Budaya kerja adalah adat istiadat yang sudah
menjadi kebiasaan yang dilakukan secara terus-
menerus di tempat kerja.

1. Budaya Kerja
a. Pengertian budaya kerja

Sumber: freepik.com

Budaya kerja dengan
semangat
kekeluargaan dan
komunikasi yang
baik dapat
meningkatkan
kinerja dan
produktivitas
pegawai.

b. Tujuan budaya kerja

Sumber: canva.com

Tujuan utama budaya kerja adalah agar
pegawai menjadi lebih produktif dan bisa
mewujudkan apa yang menjadi visi
perusahaan.

c. Manfaat budaya kerja

Sumber: pixabay.com

Budaya kerja menentukan cara pegawai berinteraksi
satu sama lain dan bagaimana sebuah organisasi
beroperasi. Budaya keja mengacu pada mentalitas
seluruh pegawai organisasi yang memengaruhi
seluruh atmosfer/suasana organisasi. Sebuah
organisasi dikatakan memiliki budaya kerja yang kuat
ketika para pegawainya mengikuti aturan organisasi
serta prosedur operasi standar yang diberikan.

d. Karakteristik budaya kerja yang sehat

Para pegawai mengalami kepuasan dalam bekerja yang berdampak pada meningkatnya produktivitas mereka.

Para pegawai ramah satu sama lain.

Setiap pegawai diperlakukan sebagai bagian yang tak terpisahkan dari tim kerja.

Adanya apresiasi/penghargaan tertentu terhadap pegawai yang berprestasi.

Adanya ruang diskusi, di dalamnya perbedaan pendapat dihargai/diberi tempat.

Sumber: shutterstock.com

Beberapa perusahaan
menyediakan fasilitas
permainan dan ruang
istirahat yang nyaman
agar pegawai merasa
nyaman dan ide-ide
kreatif semakin banyak
bermunculan.

Budaya Kerja di Era Revolusi Industri 4.0

Hierarchical

culture

Andhocracy

culture
Clan culture

Market culture

e. Jenis-jenis budaya kerja di era Revolusi Industri 4.0

Clan culture

Jenis budaya kerja ini berkaitan dengan tingkat hierarki yang ada dalam perusahaan. Budaya kerja merujuk pada struktur jabatan di suatu perusahaan. Jalannya bisnis perusahaan berdasarkan pada aturan dan kontrol atasan sesuai dengan struktur yang berlaku.

1)Hierarchical culture

Jenis budaya kerja ini berlandaskan energi dan kreativitas pada pegawainya, baik pimpinan maupun pegawai, diharapkan mampu menjadi inovator yang berani untuk mengambiltantangan dalam pekerjaan dan diharapkan mampu memotivasi pegawai lain.

2) Andhocracy culture

Dalam budaya kerja ini, perusahaan menganggap seluruh pegawainya bagian dari keluarga. Perusahaan yang memiliki budaya kerja ini mempunyai rencana bimbingan pegawai (mentorship) yang lebih kuat dan matang.

3)Clan cultur

Market culture berorientasi hasil (bukan proses) dengan target kerja yang tinggi, serta menekankan persaingan antarkaryawan demi meraih keuntungan yang maksimal bagi perusahaan.

4)Market culture

f. Indikator budaya kerja yang baik

Sumber: freepik.com

Membudayakan kerja tim
atau kolaborasi dapat
meminimalisasi
persaingan tidak sehat
antarkaryawan dalam
perusahaan.

Indikator-Indikator Budaya Kerja yang Baik

Disiplin

Terbuka

Saling menghargai

​

•Kerja sama

2. GreeEco n (Ramah Lingkungan)
a. Pengertian eco-green

Sumber: canva.com

Eco-green merupakan singkatan dari ecological green, yang berarti gerakan berkelanjutan untuk mewujudkan perilaku ramah lingkungan. Gerakan ini dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, dan pemakaian material yang ramah lingkungan
serta penggunaan energi dan sumber daya yang efektif dan efisien.

Beberapa Masalah

Lingkungan Hidup

Efek rumah kaca, pemanasan global, dan perubahan iklim

Lubang ozon dan pemanasan global

Eutrofikasi air

Hujan asam

Polusi air, udara, dan tanah

b. Masalah lingkungan hidup

Sumber: freepik.com

Polusi udara dari
asap pembakaran
pabrik.

Beberapa Masalah

Lingkungan Hidup

Efek rumah kaca, pemanasan global, dan perubahan iklim

Lubang ozon dan pemanasan global

Eutrofikasi air

Hujan asam

Polusi air, udara, dan tanah

b. Masalah lingkungan hidup

Usaha Perusahaan
Mengatasi Masalah
Lingkungan Hidup

Mengembangkan produk mobil listrik

Meninggalkan pendingin yang menggunakan CFC

Menggunakan pupuk organik untuk industri pertanian, bukan pupuk kimia

Membuat Instalasi Pengolahan Limbah (IPAL) untuk mengolah limbah sebelum dibuang.

Mewajibkan uji emisi terhadap kendaraan (yang dilakukan oleh pemerintah).

c. Usaha perusahaan mengatasi masalah lingkungan hidup

Upaya Eco-Green yang

Dilakukan di Bidang

Manajemen Perkantoran

Mengurangi penggunaan kertas

Mengolah limbah kertas

Menggunakan peralatan makan dan minum yang tidak
sekali pakai

Menghemat listrik

Memisahkan sampah organik dan anorganik

Membeli sesuatu dalam kemasan besar

d. eco-green di bidang manajemen perkantoran

Sumber: freepik.com

Tidak menggunakan
kantong belanja
berbahan plastik
merupakan salah satu
bentuk sikap peduli
terhadap lingkungan.