Latihan Soal #3

Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negri disebut ..

• Office Planning

• Office Work

• Office Administrative

• Office Organizing

• Office Management

Dibawah ini yang bukan merupakan fungsi penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat adalah…

• Menerima keterangan

• Mencatat keterangan

• Mengolah keterangan

• Melindungi harta kekayaan organisasi

• Mendistribusikan keterangan

Berikut ini yang termasuk langkah-langkah melakukan panggilan telepon adalah…

• Persiapan menelpon, pelaksanaan penelpon, menghubungkan telpon untuk pimpinan

• Pegang gagang telepon dengan tangan kiri, putar nomor telepon yang dituju dan tangan kanan siap dengan alat tulis

• Mengangkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)

• Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila akan melakukan panggilan telepon

• Bila terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam

Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah…

• Jangan membiarkan penelpon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi music

• Bersikaplah sopan, ramah, hangat dan akrab, karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara

• Tidak mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru

• Suara yang memberi kesan santun, bersahabat dan penuh perhatian

• Berbicara seakan-akan berada dihadapan penelpon

Dibawah ini adalah langkah-langkah pengadaan prosedur personil kantor yang benar adalah…

• Analisis jabatan, rekruitmen, seleksi, orientasi personil kantor, penempatan personil kantor

• Analisis jabatan, seleksi, rekruitmen, penempatan personil kantor, orientasi personil kantor

• Rekruitmen, seleksi, analisis jabatan, orientasi personil kantor, penempatan personil kantor

• Seleksi, analisis jabatan, rekruitmen, orientasi personil kantor, penempatan personil kantor

• Rekruitmen, analisis jabatan, orientasi personil kantor, seleksi, penempatan personil kantor

Petugas pelayanan diharapkan senantiasa memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya, cara menangani pelanggan yang mengeluh karena pelayanan kurang memuaskan adalah…

• Menyampaikan secara langsung

• Mencatat semua keluhan dengan lengkap, membiarkan mereka berbicara, meminta maaf

• Menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan

• Menghindari pelanggan yang suka mengeluh

• Mendengarkan keluhan, membiarkan mereka berbicara, meminta maaf, meyakinkan mereka anda akan memperbaiki masalah dan berterima kasih

Dalam menangani surat masuk dengan system buku agenda langkah-langkahnya adalah…

• Pencatatan surat, penyortiran surat, penerimaan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat

• Penyortiran surat, penerimaan surat, pencatatan surat, pengarahan surat, penyimpanan surat, penyampaian surat

• Penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat

• Penerimaan surat, pencatatan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyortiran surat, penyimpanan surat

• Penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, penyampaian surat, penyimpanan surat, pengarahan surat

Dalam menangani surat masuk system buku agenda, setelah surat diterima langkah selanjutnya adalah… surat

• Penyortiran

• Pengarahan

• Penyampaian

• Pencatatan

• Penyimpanan

Langkah selanjutnya dalam penanganan surat keluar setelah surat sudah di tanda tangan dan diberi cap stempel adalah…

• Pengetikan konsep surat

• Pemeriksaan konsep

• Menggandakan surat

• Penandatanganan surat

• Pengiriman surat

Surat dapat dikirimkan oleh kurir perusahaan, pos maupun melalui jasa pengiriman swasta. Apabila surat dikirimkan melalui kurir perusahaan menggunakan buku…

• Ekspedisi intern

• Ekspedisi ekstern

• Agenda surat keluar

• Agenda surat maasuk

• Verbal